E-Mail-Postfach organisieren 📩 Die besten Tipps von Experten

Ich hatte die Ehre bei Anna Lechmann, Kon-Mari-Ordnungsberaterin, als Experte für E-Mail-Produktivität zu Gast zu sein. Denn auch das E-Mail-Postfach will aufgeräumt werden. Gemeinsam geben dir so zwei Experten die besten Tipps, um dein E-Mail-Postfach zu organisieren.

Wie du eine Sache machst, ist wie du alle Sachen machst

(viele mögliche Urheber)

Als Mentor für Produktivität helfe ich Menschen dabei, Ordnung in ihre Todos, Gedanken, Schreibtische und E-Mails zu bringen. Mit positiven Einflüssen auf das restliche Leben. Anna Lechmann hilft als Ordnungsberaterin dabei, dass Menschen Ordnung in ihre Wohnung bringen, mit positiven Einflüssen auf das restliche Leben, auch das produktive Leben. So hat es perfekt gepasst, dass Anna und ich gemeinsam über Ordnung im E-Mail-Posteingang sprechen. Du bekommst damit die besten Tipps von Experten um dein E-Mail-Postfach zu organisieren.



Die wichtigsten Tipps in VideoformSo ist ein Expertengespräch enstanden, dass die wichtigsten Tipps und Gewohnheiten rund um Inbox Zero für dich zusammenfasst. Egal ob GMail oder Outlook, egal ob beruflich oder privat: So kommt Ordnung ins Postfach und E-Mails sind kein Stressthema mehr für dich.
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Expertengespräch über Ordnung im E-Mail-Posteinfach

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(kein Betreff)

Warum E-Mails mit dem Betreff „(kein Betreff)“ ein Problem sind, und wie denn eine gute Betreffzeile aussehen sollte.

Vorab: Es geht mir in diesem Beitrag um Betreffzeilen im beruflichen und privaten Umfeld. Nicht um Newsletter und deren Öffnungsraten.

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Niemand bekommt gerne E-Mails ohne Betreff. Warum kommen sie dann immernoch vor? Zum einen, weil sie eben dennoch viel zu oft trotzdem gelesen werden. Wenn du den Absender kennst, bist du vielleicht noch gewillt sie dennoch zu Lesen, und den fehlenden Betreff als Schrulligkeit zu entschuldigen. Bei unbekannten Absendern oder bei Newslettern ist das ein Problem: Auf Grund der Spamgefahr werden sie seltenst geöffnet. Zum anderen kommen solche E-Mails oft in der Eile zustande. Du telefonierst mit jemandem, und es kommt ein Dokument zur Sprache. Es geht um einen Bericht für den Kunden Müller. Nicht jeder hat es gerade zur Hand, so dass man es sich schnell zumailt und beim Betreff Zeit sparen will. Er bleibt dann effektiv leer. Selbst ein knapper Betreff wie “Dokument” oder “Bericht” wird hier später wenig nutzen. Wenn du Wochen, oder Monate später nach der E-Mail suchst sind solche generische Betreffzeilen nur unwesentlich hilfreicher als leere. Wenn doch wenigstens der Kundenname “Müller” im Betreff enthalten wäre…

Lass uns daher in zwei Schritten zu besseren Betreffzeilen für E-Mails kommen.

Schritt 1 zum besseren Betreff: Halbsätze mit Handlungsaufforderung

Generell solltest du dir für jede Betreffzeile einen Moment Zeit nehmen, um über eine gute Formulierung zu überlegen. Gleichzeitig, wollen wir keine Wissenschaft daraus machen. Also: Denke zweimal über einen guten Betreff nach, aber nicht öfter. Als Beispiel wollen wir ein Dokument an eine(n) Kollegin/Kollegen senden. Er/sie soll eine Meinung äußern und ggf. Fehler korrigieren. Im Idealfall versendest du jetzt gar nicht das Dokument selbst, sondern einen Link zu dem Dokument. Siehe dazu auch den Beitrag “Gemeinsam entschleunigt an Dokumenten arbeiten”. Dort habe ich dir die wichtigsten Empfehlungen zur Zusammenarbeit an Dokumenten aufgeschrieben.

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Zurück zum Betreff. Statt nur “Bericht” wählst du (mindestens) einen Halbsatz, wie etwa “Bitte Bericht gegenlesen”. Noch nicht absenden, wir werden den Betreff noch ein bisschen überarbeiten. Ob du das Wort Bitte dann wirklich in den Betreff schreibst oder in den Textkörper packst, kannst du frei entscheiden. Das hängt ein vor allem davon ab, wer die E-Mail empfängt. Auf jeden Fall hast du schon mal deinen “Call to Action”, also eine Handlungsaufforderung. Analog kannst du schreiben “Zur Kenntnisnahme: …”, falls der/die Emfpänger/in nicht weiter un muss. Von Kürzeln wie FYI (oder ASAP) solltest du Abstand nehmen. Nicht jeder versteht sie.

Fehlt noch der Kontext und die Dringlichkeit.

Schritt 2 zum besseren Betreff: Kontext und Dringlichkeit 

Bitte gegenlesen” oder einfach nur “gegenlesen” ist schon ein Call to Action, dem aber der Kontext fehlt. In unserem Beispiel soll es um den Bericht für den Kunden Müller gehen. Wir nehmen das in den Betreff mit auf:

(Bitte) Bericht für Kunde Müller gegenlesen

Jetzt hat das Deutsche die Angewohnheit, die Verben am Satzende zu platzieren. Hier ist also das Wort “Gegenlesen”. Deswegen mein Tipp: Schreibe nicht “(Bitte) Bericht für Kunde Müller gegenlesen”, sondern schreibe:

(Bitte) gegenlesen: Bericht für Kunde Müller

Bei E-Mails ist es vor allem wichtig, sofort zu verstehen ob etwas mit ihr getan werden muss. Das geht jetzt bereits aus der halben Betreffzeile hervor. Es muss etwas getan, und zwar etwas gegenlesen. Im Rahmen von Inbox Zero ist man dankbar für solche klaren Betreffzeilen.

Eventuell möchtest du noch eine Deadline nennen. Wenn es eine unwichtige oder eine entspannte Deadline ist, würde ich sie ans Ende stellen. Z.B.:

(Bitte) gegenlesen: Bericht für Kunde Müller (bis Ende der Woche)

Dann springt sie dem Lesenden nicht direkt ins Gesicht. Ist es hingegen dringend, so sollte es innerhalb der Call to Action stehen:

Bitte dringend gegenlesen: Bericht für Kunde Müller

Vielleicht möchtest du das dringend auch noch spezifizieren, wie etwa “noch heute” oder „sobald wie möglich„. Damit haben wir ein einfaches Rezept:

Handlungsaufforderung evtl. Deadline: Kontext (Nachtrag)

  • Handlungsauffoderungen als Call to Action wie “bitte xyz” oder “Zur Kenntnisnahme”, usw.
  • Deadlines bzw. Dringlichkeiten wie “dringend”, “noch heute” oder “so bald wie möglich”, aber eben nur falls dem wirklich so ist
  • Kontext, wie z.B. der Name des Kunden oder des Projektes
  • Nachtrag optional, so wie du es für notig erachtest.

Ein guter BLUF im Textkörper ersetzt den Zoom Call

Im Textkörper empfiehlt sich ein ähnliches Muster. Das läuft dort unter der Bezeichnung BLUF: Bottom Line up Front. Es wird also, die für gewöhnlich letzte Zeile der E-Mail ganz an den Anfang gestellt. Statt erst einmal lang und breit zu erklären, in welchem Zusammenhang diese E-Mail gerade steht, um dann im letzten Satz der E-Mail zu schreiben: “Könntest du das bitte gegenlesen?”, kommt diese Bitte ganz nach vorne. Die Details dazu, sind aber ein Theme für einen eigenen Beitrag.

Das ganze Thema “E-Mails” beschäftigt mich aktuell wieder brennender denn je, und Zoom Calls sind die Ursache dafür. Nervende Zoom Calls wohlgemerkt. Für ein anderes Projekt, über das ich demnächst berichten werden, habe ich mich mit dem Thema Zoom-Fatigue auseinandergesetzt, also der Ermüdung in Videokonferenzen. Sicherlich kennst du das Problem: Im Homeoffice sitzt man in unzähligen Videokonferenzen, und das ist einfach nur furchtbar ermüdend. Den beste Ausweg bietet das Stichwort “asynchrone Kommunikation”. E-Mails sind einer der wichtigsten und essentiellsten asynchronen Kommunikationsformen, die es gibt. Auch das wird ein Thema für einen eigenen Beitrag.

Wenn du in der Zwischenzeit E-Mails perfekt beherrschen willst, empfehle ich dir mein Buch “Inbox so gut wie zero”. Hier lernst du nicht nur, wie man E-Mails sinnvoll strukturiert, sondern auch wie du dein Postfach als Ganzes einfach strukturierst und die mögliche Flut an E-Mails souverän bewältigst.

Wie lange dauert deine nächste Aufgabe?

Denkst du beim Schreiben deiner Todo-List darüber nach, wie lange deine nächste Aufgabe dauert? Ich habe mich dabei ertappt, das quasi nie zu tun. Nicht aus einem Versäumnis heraus, sondern als unbewusste Entscheidung dagegen. Wie kann das sein, wenn doch die Aufgabendauer vermeintlich für jedes Zeitmanagement eine essentielle Information ist?


Die Auflösung gibt es gleich! Zuvor sollest du meinen Beitrag im Blog von James AI lesen:

https://getjames.app/de/aufgabendauer-fuer-besseres-zeitmanagement/

In diesem Beitrag erkläre ich ausführlich, warum es nur ein paar wenige typische Aufgabendauern geben sollte: Wenige Minuten, eine große Tasse Kaffee und „sehr lange“.


Keine Lust zu lesen?

Möchten Sie einen Kaffee zu ihrer Tomate?

Der Grund, warum ich mir über die Dauer einer Aufgabe fast nie Gedanken machen muss, ist also: Weil ich mir entsprechend viele Gedanken über den elementaren nächsten Schritt mache. Sehr lange Aufgaben zerfallen bei mir immer in „Der nächste, theoretisch jetzt sofort erledigbare, Schritt und der ganze Rest“. Dieser Schritt ist nicht länger als eine große Tasse Kaffee. Anschließend wird vom Rest der nächste Schritt identifiziert. So zu planen passt wunderbar zur Pomodoro-Methode (siehe Wikipedia) und sorgt dafür, dass große Projekte nicht ins Stocken geraten.

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Ein Beispiel gefällig? Lass‘ uns einen Artikel oder Bericht schreiben. Dazu braucht es meistens ein wenig Recherchearbeit. In 20 Minuten lassen sich bereits jede Menge Quellen ausfindig machen. Das ist der nächste Schritt. Hast du anschließend eine Handvoll Quellen herausgesucht, gilt es sie zu sichten. Jede einzelne davon lässt sich in ca. 20 Minuten ganz gut sichten. Entweder Kapitel für Kapitel oder mit Blinkist direkt am Stück (Partnerlink zu Blinkist). Das ist der nächste Schritt (bzw. das sind so viele nächste Schritte wie du Quellen gefunden hast). Jetzt geht es ans Erzählskelett. Erneut ganz gut in 20 Minuten machbar. Ich glaube, du siehst das Muster.


Dein nächster Schritt für dein Zeitmanagement

Wenn du mehr über das Nächste-Schritt-Denken lernen möchtest, empfehle ich dir den Klassiker „Getting Things Done“ von David Allen (Partnerlink) und meinen Audiokurs „Werde nebenbei produktiv“. Dort lernst du alle Grundlagen eines erfolgreichen Selbst- und Zeitmanagements.

Claus, was hat Effizienz mit Nachhaltig zu tun?

Claus Hartmann ist Experte für Nachhaltigkeit. Ihr kennt ihn schon aus Folge 33, in der wir über den Mut gesprochen haben, des es für eine Existenzgründung braucht. Heute sprechen wir über sein Kernthema Nachhaltigkeit und was Effizienz bzw. Produktivität damit zu haben. Oder: Wer rettet eigentlich die Umwelt? Kapitalisten oder Umweltschützer?

Also Claus, was hat Effizient mit Nachhaltigkeit zu tun?


Wer noch tiefer in das Thema einsteigen möchte, dem empfehle ich seinen den Online-Kurs. Nutzt dazu den Rabatt-Code: Podcast-Rabatt

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Das sind nur 15 Minuten pro Woche!

Viele kleine, vermeintlich tolle,  neue Gewohnheiten kommen mit dem Versprechen: Das sind nur 15 Minuten pro Woche bzw. wenige Minuten am Tag. Warum sind diese Versprechungen so verlockend und warum solltest du zweimal überlegen, bevor dieses Kleinvieh mit seinem Mist deinen Kalender füllen darf? Darüber sprechen wir in der aktuellen Folge: „Das sind doch nur 15 Minuten pro Woche“.

Scrolle ans Ende um diesen Beitrag im Podcast anzuhören oder auf YouTube anzusehen.

Folgendes Gespräch hat mich zu diesem Beitrag motiviert: Wir waren bei Freunden zu Besuch, deren Eltern sich einen Pool gebaut haben. Der Sommer stand unmittelbar vor der Tür und natürlich hat uns der Gedanke, dann täglich nach der Arbeit in den Pool zu springen, auch gefallen. Daher habe ich gefragt: „Macht das nicht viel Arbeit?“ Die Antwort: „Nein, das sind nur 15 Minuten Arbeit pro Woche“. Klingt erstmal gut. 15 Minuten Arbeit pro Woche und ich kann einen Pool betreiben. Ein guter Deal, oder? Mal abgesehen davon, dass er natürlich zuerst gebaut und finanziert werden muss.

Hüte dich vor wenig Zeitaufwand

Sei vorsichtig bei Aussagen der Form “Das ist nur eine Viertelstunde Arbeit pro Woche” oder “…nur wenige Minuten am Tag”. Was passiert, wenn man so etwas hört? Man denkt nicht nach, ob man wirklich die Zeit dafür hat, sondern entscheidet unüberlegt. Ein paar Minuten Zeit pro Woche oder pro Tag, die hat doch schließlich jeder!? Das lese ich vor allem ganz oft im Zusammenhang mit irgendwelchen Fitness- oder Gesundheitsempfehlungen. Man kann kurzfristig entgegenhalten, mit den richtigen Prioritäten würde das schon passen. Mag im Einzelfall richtig sein. Dann solltest du aber auch sorgfältige Überlegungen zu deinen Prioritäten anstellen, und nicht auf die folgenden beiden Mechanismen reinfallen:

  1. Von kleinen Zeitaufwänden wird nicht wirklich geprüft, ob sie in den Kalender passen.
  2. Zeitaufwände in der Zukunft werden abgewertet.

Wenn du gefragt wirst „Kannst du nächste Woche mal einen ganzen Tag für dieses und jenes opfern?„, dann wirst du zuerst in den Kalender schauen. Wenn dich aber jemand fragt “Hast du nächste Woche mal eine Viertelstunde Zeit?” dann wirst du vermutlich gar nicht erst in den Kalender schauen, sondern direkt zusagen.

Zeitaufwände und Marshmallows in der Zukunft werden abgewertet

Der zweite Effekt entsteht dadurch, dass wir Zukünftiges abwerten. Gewinne in der Zukunft erscheinen uns weniger wert als Gewinne, die wir unmittelbar bekommen können. In der Volkswirtschaft nennt sich das Zeitpräferenz (siehe Wikipedia). Nehmen wir an, du könntest heute eine Sache für 10 Euro kaufen und du hättest sie auch gerne heute. Nun wird dir angeboten, eine Woche zu warten und einen günstigeren Preis zu erhalten. Wie viel niedriger muss der Preis sein damit du eine Woche wartest? Das kommt wahrscheinlich darauf an, was es ist, wie hoch die Investition ist und wie sehr du dafür sparen müsstest. Konkret bei 10 Euro wirst du vermutlich keine Woche warten, um es für 9 Euro kaufen zu können. Wie sieht es aber bei einer Ersparnis von 3 oder 4 Euro aus?

Dazu passt der berühmte Marshmallow-Test. Man hat Kindern einen kleinen Teller mit einem Marshmallow hingestellt und angeboten, sie dürfen ihn direkt essen. Würden sie jedoch warten, bis der Versuchsleiter gleich zurück ist, dann bekämen sie zwei Marshmallows. Es gab verschiedene Varianten, welche Belohnung man den Kindern versprochen hat, ob man ihnen gesagt hat, wie lange man den Raum verlassen würde usw., die dafür gesorgt haben, dass unterschiedlich viele Kinder gewartet haben oder nicht. Oft war der Marshmallow jetzt viel mehr wert als zwei Marshmallows später.

Erwachsene sollten das Problem kennen: Thema Investitionen. Einen Euro, den ich heute ausgeben kann, gegenüber 2 Euro, die ich in 30 Jahren habe, wenn ich diesen Euro heute investiere. Unabhängig von der Inflation ist nicht jeder Erwachsene gewillt, einen Belohnungsaufschub hinzunehmen.

Was sind 15 Minuten nächste Woche wert?

Wenn ich dich heute nach einer Stunde deiner Zeit frage, wirst du es vermutlich als eine Stunde betrachten. Wenn ich dich jedoch heute für nächste Woche nach einer Stunde frage, wirst du sie vermutlich unterbewusst auf ca. 40-50 Minuten diskontieren. Dadurch ist es viel wahrscheinlicher eine Zusage von dir zu erhalten.

Das ist eine Diskontierung, also eine Abwertung, zukünftiger Ereignisse. Also sagst du  zu. Das gilt für den Umzug, die Renovierhilfe, irgendwelche Tagungen für die du einen Vortrag zusagst usw. Natürlich darfst du gerne Freunden helfen, kenne aber auch die Mechanismen, die über pure Hilfsbereitschaft hinaus gerade wirken. 

Diese unzähligen kleinen Verbindlichkeiten rauben dir in Summe sehr viel Zeit. Geh‘ doch einfach mal im Geiste deine Aktivitäten von heute, dieser oder nächster Woche durch. Wie viel davon fällt in diese Kategorie?

Das bedeutet jetzt im Umkehrschluss: Bei jedem Zugeständnis, das du gibst, solltest du zwei Prüfungen machen

  1. Sagst du nur zu, weil es dir kurz vorkommt? Falls ja, so werfe vorher einen Blick auf deinen Kalender und Todo-List.
  2. Sagst du nur zu, weil es in der Zukunft liegt? Falls ja, so stelle dir vor, der Termin wäre schon in wenigen Tagen und triff dann deine Entscheidung.

Diesen Blogbeitrag zu lesen hat dich ungefähr 10 Minuten deiner Zeit gekostet. Wie sieht’s aus: Liest du nächste Woche den nächsten Beitrag?

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Nachhaltig reich mit Claus Hartmann

Hast du jemals darüber nachgedacht deinen Job zu kündigen, um nachhaltig reich zu werden? Reich meint hier nicht nur das Finanzielle. Dr. Claus Hartmann hat genau das getan. Er hat seine sichere Festanstellung aufgegeben, um seiner Leidenschaft zu folgen: Der Beschäftigung mit dem Thema Nachhaltigkeit. In ersten Teil unseres Interviews sprechen wir darüber, wieso man bei jeder Existenzgründung die verschiedenen Aspekte der Nachhaltigkeit im Blick behalten sollte. Darüber, und wieso Umwege die Ortskenntnis erhöhen.

Wer noch tiefer in das Thema einsteigen möchte, dem empfehle ich seinen Online-Kurs „Geheimnisse für den nachhaltigen Erfolg„. Nutzt dazu den Rabatt-Code: Podcast-Rabatt. Ihr bekommt den Kurs damit für 39€ statt 69€.

Links:

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