Klarheit durch Handschrift?

Papierplaner mit eingebautem Coaching erleben seit ein paar Jahren einen immer stärkeren Aufwind. Sie versprechen mehr Klarheit auf dem Weg die eigenen Ziele zu erreichen. Handschriftliches Planung, viel Reflexion und Kreativität bei der Gestaltung sollen das möglich machen. Hier meine Erfahrungen nach zwei Jahren handschriftlicher Planung, und warum ich jetzt damit aufhören werden.


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Kurz notiert: James ist jetzt bei Google Play

James ist seit einiger Zeit mein Favorit unter den Todo-Apps. Der Hauptvorteil ist, dass ich unzählige Aufgaben reinpacken kann, doch James sucht mir zuverlässig immer nur drei Stück aus, die ich als nächstes machen sollte.

Nachdem die App auf Android-Geräten bisher „nur“ als Progressive Web App (kurz PWA) zur Verfügung stand, gibt es sie zwischenzeitlich auch auf Google Play für Android-Geräte:

Nachdem die Basisversion mittlerweile auch kostenlos ist, könnt ihr James risikolos testen.

Gute Nacht WhatsApp

80% der Benachrichtigungen auf meinem Smartphone stammen von WhatsApp. Für mich der schlimmste Produktivitätskiller. Hier meine Tipps für gezielte WhatsApp-Auszeiten.

Fast jede Berichterstattung über WhatsApp dreht sich um das Thema Datenschutz. Möglicherweise ist der bei anderen Messengern „besser“. Aus Produktivitätssicht treibt man den Teufel mit dem Beelzebub aus. WhatsApp ist hier nur stellvertretend für meine Kritik an den Fokuskillern angeführt. Hier meine Tipps in Folge 40 meines Podcasts nebenbei produktiv:

Am besten immer alles sofort!? (Folge 52) nebenbei-produktiv

Erledigen produktive Menschen immer alles sofort? Als chaotischer Berufsanfänger habe ich das geglaubt. Heute weiß ich: Es kann sogar schädlich sein, immer alles sofort zu erledigen. Meine Gedanken und Tipps dazu in der heutigen Folge. Für alle Hörer*innen auf Spotify: Macht gerne bei der Umfrage mit, und sagt mir eure Meinung zum Thema.
  1. Am besten immer alles sofort!? (Folge 52)
  2. Wie leer muss eine Inbox sein? (Folge 51)
  3. Schluss mit E-Mail-Ping-Pong
  4. Mehr Produktivität durch Thementage?
  5. Wie wäre es mit WhatsApp-Urlaub?

Mehr Tipps zum Umgang mit Messengern gibt’s in meinem Buch: „Inbox so gut wie zero„.

Ich bin ein Digital Monkey Mind

In meinem Weltbild gehören Produktivität und (möglichst) papierloses Arbeiten zusammen. Daher interessiert mich die Digitalisierung mit allen ihren Aspekten brennend. Mit den Monkeys.Digital, dem Team hinter James, habe ich diese Leidenschaft zum Podcast gemacht: Digital Monkey Minds – neue Perspektiven rund um die Digitalisierung.


Die ersten Folgen sind nun endlich online. Wir fragen uns, ob die Corona-beschleunigte Digitalisierung übereilt war, ob Menschen lieber im Laden oder Online kaufen und ob die älteren Menschen wirklich ausgegrenzt werden. Hört rein: https://anchor.fm/monkeysdigital

Hörprobe

Weniger Stress beim Kochen dank HelloFresh

Kochen kann ganz schön stressen! Schaffen Kochboxen eine Abhilfe? Hier mein Testbericht zum Lieferdienst Hello Fresh. Meine Meinung zu Preisen, Qualität, Familientauglichkeit usw.

Den ausführlichen Testbericht könnt ihr in meinem Fitness-Blog lesen, oder hier im Podcast anhören:

Was ist der Preis offener Türen?

In unserem Leben begegnen wir immer wieder offenen und geschlossen Türen. Bei manchen lohnt es sich für uns, sie zu öffnen, und bei anderen, dass sie sich schließen. Die Frage ist nur, zu welchem Preis?

Mit der Antwort auf diese Frage habe ich mich in meinem Post auf den Blog des AI-Taskmanagers James beschäftigt:

https://getjames.app/de/ein-fuss-in-jeder-tuer-schadet-mehr-als-er-nuetzt/

Du kannst dir Auszüge davon auch kostenlos auf UpSpeak anhören: https://www.upspeak.de/de/saschafeth/8WaIfw


Am Ende des Beitrags gehst Du hoffentlich Dein innerliches Haus in Gedanken einmal durch und schmeißt viele Türen mit voller Wucht zu. Vor allem die Art von sozialen, die Dich nur aufhalten oder verärgern und damit daran hindern, in Deinem Leben wirklich weiterzukommen.

Viel Spaß beim Lesen!

Asynchron an Dokumenten arbeiten

Wie kann man asynchron an Dokumenten arbeiten, um Zeit zu sparen und den Stress zu reduzieren?

Über gängige Unarten, wie heute noch viel zu oft gemeinsam an Dokumenten gearbeitet wird, habe ich mich im Blog schon amüsant beschwert. Die seien ineffizient und verschwenden Zeit; so mein Argument. Heute möchte erneut auf dieses Thema schauen, und erklären, wie man asynchron an Dokumenten arbeiten sollte, um allen Zeit zu sparen und den Stress zu reduzieren.
Hier geht es zum ursprünglichen, ironischen Beitrag:

Gemeinsam entschleunigt an Dokumenten arbeiten

Jetzt anhören

Testbericht FitSeat – Fit im Home Office

Was kann das Premium DeskBike FitSeat? Hier meine Erfahrungen aus einem Monat Fitness im Home Office: Mein Testbericht zum FitSeat.

Sitzen wird ja als das neue Rauchen gehandelt. Diese Erkenntnis ist mittlerweile zwar auch schon über 10 Jahre alt, aber zu einer Verhaltensänderung hat es bei den meisten Menschen noch nicht geführt. Freiwillig opfern wir aus Bequemlichkeit Lebensqualität und -zeit und sitzen bequem an unseren Schreibtischen. Vereinzelt werden dann höhenverstellbare Schreibtische angeschafft, die aber nur sporadisch in der oberen Position anzutreffen sind. Und auch dann lungern viele oft nur in verbogener Haltung halbaufgelehnt daran.  Diese schlechte Haltung kompensiert die eigentlichen Vorteile des Stehens dann teilweise wieder. Sollest du jetzt auch zu Hause in diese Erfahrung investieren und dir einen solchen Schreibtisch fürs Home Office gönnen? Ich glaube, dass ich dir heute in meinem Testbericht zum FitSeat eine bessere Alternative zum höhenverstellbaren Schreibtisch vorstellen kann.

Den Beitrag im Podcast anhören:


Die Höhle der Löwen kam zu früh

Da ich von den ersten Staffeln von „Die Höhle der Löwen“ keine Folge verpasst habe, habe ich sicherlich auch die Folge mit dem FitSeat gesehen. Aus verschiedenen Gründen fühlte ich mich damals nicht angesprochen. Teilweise wohl, weil ich mich selbst nicht mit Fahrrädern assoziere, teilweise weil damals das Home Office noch gedanklich in ferner Weite war. Von ähnlichen Büromöbeln auf Basis von Laufbändern hatte ich auch schon gehört. Hier fühlte ich mich eher angesprochen, hatte aber noch keinen Anwedungsfall. Wenn überhaupt, hätte das ja mein Arbeitgeber für mich anschaffen müssen.
Nun kam die Corona-Krise 2020 und ich musste über Schreibtischmöbel nachdenken. Zunächst musste es die Kombination aus altem Küchentisch und -stuhl tun, für die ich mir eine Ecke im Arbeitszimmer meiner Frau eingerichtet habe. Nach wenigen Sitzstunden war klar, dass das keine Dauerlösung sein konnte. So habe ich wenigstens den Stuhl leicht aufgewertet. Danach erst fand der FitSeat seinen Weg zu mir. Genauer gesagt: Der Erfinder und Gründer Jan Gumprecht. Wir hatten ein tolles Interview (hier nachzuhören und hier anzusehen), und der Gedanke des bewegenden Mobiliars fing an mich zu packen. Aber sollte es wirklich welches auf Fahrradbasis werden?

Laufband oder Fahhrad?

Wie gesagt, als Fahrradfahrer betrachte ich mich nicht, sondern viel eher als Läufer. Ein Laufband hat aber entscheidende Nachteile: Es braucht Strom und ist kaum beweglich. Einmal an einer Stelle des Hauses aufgebaut, würde ich es nicht einfach an eine andere Stelle schieben. Und wenn, dann sowieso nur in die Nähe einer Steckdose. Der FitSeat hingegen kommt auf Rollen. Er lässt sich kinderleicht von A nach B schieben. Egal ob ruhige Ecke des Hauses oder vorm Fenster. Strom braucht er ebenfalls nicht. Im Gegenteil: Es ist eine Variante geplant, die den Strom selbst erzeugt. Somit wird künftig das Smartphone oder Tablet bei der Arbeit geladen. Durch die eigene Muskelkraft.
Also habe ich einen FitSeat bestellt. Mattschwarz mit direkt angeschlossener Arbeitsplatte, so dass der Schreibtisch immer direkt mitwandern kann. Geliefert hat DHL, aufgebaut habe ich. Hat ca. 5 Minuten gedauert. Einfach also! Die Arbeitsplatte ist für meine Ansprüche groß genug. Selbst dann, wenn ich das Podcast-Mikrofon auf ihr stehen habe.

FitSeat Arbeitsplatte
Auf der Arbeitsplatte es FitSeat ist genug Platz, für alles was ich wirklich zum arbeiten brauche. Wer mehr Platz braucht, nutzt einen höhenverstellbaren Schreibtisch.

Gleichzeitig passt die Workstation noch durch normale Türrahmen, und ich muss nichts umbauen, wenn ich das Zimmer wechseln möchte. Zusätzlich mag ich die freiwillige Einschränkung auf einen kleinen Schreibtisch. Unordnung kann so gar nicht erst entstehen. Wem das zu klein ist, der greift zu Variante ohne Tischplatte und nutzt seinen bestehenden, höhenverstellbaren Schreibtisch.

Wie es sich mit dem FitSeat arbeitet

Sehr gut! Natürlich ist es am Anfang ungewohnt, die Beine so viel zu bewegen. Auch als Läufer (oder muss ich sagen als „nur“ Läufer) wurden die Beine doch nach ca. 20 Minuten müde. Kein Problem, denn man kann jederzeit aufhören zu treten und dann einfach nur sitzen. Im Flow trete ich auch mal schneller, und merke wie mir warm wird. Dann mache ich wieder etwas langsamer, denn schwitzen möchte ich nicht. Das Smartphone in der Tasche interpretiert meine Beinbewegungen als Fahrradfahren und schreibt mir Akitivitätsminuten gut. So schreibe ich gerade dieses Skript auf meinem FitSeat und hatte eben mal wieder für zwei Sätze Pause. Und weiter geht’s.


Die Tischplatte lässt ich in der Neigung (und natürlich Höhe) verstellen. Es gibt eine praktische Stiftebox, die unter der Platte herausgeklappt werden kann. Leider bringt die Neigungsverstellung einen winzigen Nachteil mit sich: Die Tischplatte hat im Kippwinkel ein leichtes Spiel. Daran gewöhnt man sich aber sehr schnell, und es hat mich nie wirklich beim Tippen oder Lesen gestört. Sollte ich jemals unter die Zeichner gehen, sieht das vielleicht anders aus. Die Platte hat auch eine gute Höhe, um sie als Stehschreibisch/-pult zu benutzen. Diese Funktion benutze ich nur gelegentlich.

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Der zweite, geringe Nachteil, ist das leichte Geräuch, was bei den Umdrehungen entsteht. Mich selbst stört es nicht, andere auf Telefonkonferenzen möglicherweise schon. Kein Problem, ich schalte in Sprechpausen mein Mikro ab und radele weiter. Um die Arbeit meiner Frau nicht zu stören, habe ich für ein anderes Zimmer entschieden.

Ich passe mein Arbeitsumfeld dem FitSeat an, nicht umgekehrt

FitSeat in GoogleFit
Das Smartphone in der Hosentasche trackt die Einheiten auf dem FitSeat.

Mein Projekt für die nächsten Wochen wird nun sein, meine Arbeitsumgebung ideal auf den FitSeat auszurichten. Bisher habe ich den großen Monitor und die Tastatur noch nicht damit in Verbindung gebracht. Dazu wäre mir dann die Platte doch klein und es würde die Beweglichkeit einengen. Stattdessen plane ich, mir einen Monitor an der Wand zu montieren. Per Docking-Station stöpsele ich dann das Notebook an, wann immer der FitSeat in dieser Ecke steht. Ist mir nach einem anderen Raum zu Mute, so schiebe ich kabelloses alles in eine Ecke und arbeite mit meinem Notebook oder Tablet.


Es sind dabei nicht nur die körperlichen Vorteile, in Form von mehr Bewegung und verbrannten Kalorien. Viel mehr habe ich das Gefühl mit der Bewegung besser in den Flow zu kommen. Das Denken fällt mir leichter und ich bleibe länger an einem Thema dran. Physiologisch lässt sich das durch den besseren Blutfuss erklären, wenn die Muskelpumpen in den Beinen den venösen Rückfluss des Blutes fordern. Netter Nebeneffekt (den ich noch nicht eklären kann): Ich habe weniger Hunger zwischen den Mahlzeiten. Wenn ich meine Arbeit am klassichen Schreibtisch auf den FitSeat verlagere gehe ich (fast) nicht zum Kühlschrank. Das löst ein weiteres Problem.

Fazit: Ist der FitSeat zu empfehlen?

Tägliches Arbeiten auf dem FitSeat. Fitness inklusive.

Ja, ich bin begeistert und glücklich mit meiner Anschaffung. Mit fast 2.000€ ist er kein Schnäppchen, das ist mir klar. Den Mehrwert für mich habe, ich aber sofort verstanden. Und dabei geht es mir erst mal nur um das gute Gefühl bei der Arbeit. Die erhoffte Verlängerung der Lebenszeit ist hier noch nicht eingerechnet. Es hätte auch noch günstigere Anbieter gegeben. Hier war ich aber nicht von der Wertigkeit des Produktes überzeugt.

Wer sich in seinem Büro also etwas Gutes tun will, sollte den FitSeat zumindest testen (denn das kann man für einen Monat tun).Wenn du ihn nach der Testphase für gut befindest, kannst du mit dem Rabattcode „nebenbeiproduktiv“ auch noch ein paar Euro sparen (10% Rabatt bei www.fitseat.de). Zusätzlich bekomme ich eine kleine Provision, die ich dann direkt in kostenloses Coaching in dich investiere. Kontaktiere mich einfach, und ich helfe dir als Coach, das beste aus deinem Selbstmanagement auf dem FitSeat zu holen.


Frohes Strampeln!

E-Mail-Postfach organisieren 📩 Die besten Tipps von Experten

Ich hatte die Ehre bei Anna Lechmann, Kon-Mari-Ordnungsberaterin, als Experte für E-Mail-Produktivität zu Gast zu sein. Denn auch das E-Mail-Postfach will aufgeräumt werden. Gemeinsam geben dir so zwei Experten die besten Tipps, um dein E-Mail-Postfach zu organisieren.

Wie du eine Sache machst, ist wie du alle Sachen machst

(viele mögliche Urheber)

Als Mentor für Produktivität helfe ich Menschen dabei, Ordnung in ihre Todos, Gedanken, Schreibtische und E-Mails zu bringen. Mit positiven Einflüssen auf das restliche Leben. Anna Lechmann hilft als Ordnungsberaterin dabei, dass Menschen Ordnung in ihre Wohnung bringen, mit positiven Einflüssen auf das restliche Leben, auch das produktive Leben. So hat es perfekt gepasst, dass Anna und ich gemeinsam über Ordnung im E-Mail-Posteingang sprechen. Du bekommst damit die besten Tipps von Experten um dein E-Mail-Postfach zu organisieren.



Die wichtigsten Tipps in VideoformSo ist ein Expertengespräch enstanden, dass die wichtigsten Tipps und Gewohnheiten rund um Inbox Zero für dich zusammenfasst. Egal ob GMail oder Outlook, egal ob beruflich oder privat: So kommt Ordnung ins Postfach und E-Mails sind kein Stressthema mehr für dich.
Jetzt auf YouTube ansehen:

Expertengespräch über Ordnung im E-Mail-Posteinfach

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(kein Betreff)

Warum E-Mails mit dem Betreff „(kein Betreff)“ ein Problem sind, und wie denn eine gute Betreffzeile aussehen sollte.

Vorab: Es geht mir in diesem Beitrag um Betreffzeilen im beruflichen und privaten Umfeld. Nicht um Newsletter und deren Öffnungsraten.

Diesen Beitrag im Podcast anhören:

Niemand bekommt gerne E-Mails ohne Betreff. Warum kommen sie dann immernoch vor? Zum einen, weil sie eben dennoch viel zu oft trotzdem gelesen werden. Wenn du den Absender kennst, bist du vielleicht noch gewillt sie dennoch zu Lesen, und den fehlenden Betreff als Schrulligkeit zu entschuldigen. Bei unbekannten Absendern oder bei Newslettern ist das ein Problem: Auf Grund der Spamgefahr werden sie seltenst geöffnet. Zum anderen kommen solche E-Mails oft in der Eile zustande. Du telefonierst mit jemandem, und es kommt ein Dokument zur Sprache. Es geht um einen Bericht für den Kunden Müller. Nicht jeder hat es gerade zur Hand, so dass man es sich schnell zumailt und beim Betreff Zeit sparen will. Er bleibt dann effektiv leer. Selbst ein knapper Betreff wie “Dokument” oder “Bericht” wird hier später wenig nutzen. Wenn du Wochen, oder Monate später nach der E-Mail suchst sind solche generische Betreffzeilen nur unwesentlich hilfreicher als leere. Wenn doch wenigstens der Kundenname “Müller” im Betreff enthalten wäre…

Lass uns daher in zwei Schritten zu besseren Betreffzeilen für E-Mails kommen.

Schritt 1 zum besseren Betreff: Halbsätze mit Handlungsaufforderung

Generell solltest du dir für jede Betreffzeile einen Moment Zeit nehmen, um über eine gute Formulierung zu überlegen. Gleichzeitig, wollen wir keine Wissenschaft daraus machen. Also: Denke zweimal über einen guten Betreff nach, aber nicht öfter. Als Beispiel wollen wir ein Dokument an eine(n) Kollegin/Kollegen senden. Er/sie soll eine Meinung äußern und ggf. Fehler korrigieren. Im Idealfall versendest du jetzt gar nicht das Dokument selbst, sondern einen Link zu dem Dokument. Siehe dazu auch den Beitrag “Gemeinsam entschleunigt an Dokumenten arbeiten”. Dort habe ich dir die wichtigsten Empfehlungen zur Zusammenarbeit an Dokumenten aufgeschrieben.

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Zurück zum Betreff. Statt nur “Bericht” wählst du (mindestens) einen Halbsatz, wie etwa “Bitte Bericht gegenlesen”. Noch nicht absenden, wir werden den Betreff noch ein bisschen überarbeiten. Ob du das Wort Bitte dann wirklich in den Betreff schreibst oder in den Textkörper packst, kannst du frei entscheiden. Das hängt ein vor allem davon ab, wer die E-Mail empfängt. Auf jeden Fall hast du schon mal deinen “Call to Action”, also eine Handlungsaufforderung. Analog kannst du schreiben “Zur Kenntnisnahme: …”, falls der/die Emfpänger/in nicht weiter un muss. Von Kürzeln wie FYI (oder ASAP) solltest du Abstand nehmen. Nicht jeder versteht sie.

Fehlt noch der Kontext und die Dringlichkeit.

Schritt 2 zum besseren Betreff: Kontext und Dringlichkeit 

Bitte gegenlesen” oder einfach nur “gegenlesen” ist schon ein Call to Action, dem aber der Kontext fehlt. In unserem Beispiel soll es um den Bericht für den Kunden Müller gehen. Wir nehmen das in den Betreff mit auf:

(Bitte) Bericht für Kunde Müller gegenlesen

Jetzt hat das Deutsche die Angewohnheit, die Verben am Satzende zu platzieren. Hier ist also das Wort “Gegenlesen”. Deswegen mein Tipp: Schreibe nicht “(Bitte) Bericht für Kunde Müller gegenlesen”, sondern schreibe:

(Bitte) gegenlesen: Bericht für Kunde Müller

Bei E-Mails ist es vor allem wichtig, sofort zu verstehen ob etwas mit ihr getan werden muss. Das geht jetzt bereits aus der halben Betreffzeile hervor. Es muss etwas getan, und zwar etwas gegenlesen. Im Rahmen von Inbox Zero ist man dankbar für solche klaren Betreffzeilen.

Eventuell möchtest du noch eine Deadline nennen. Wenn es eine unwichtige oder eine entspannte Deadline ist, würde ich sie ans Ende stellen. Z.B.:

(Bitte) gegenlesen: Bericht für Kunde Müller (bis Ende der Woche)

Dann springt sie dem Lesenden nicht direkt ins Gesicht. Ist es hingegen dringend, so sollte es innerhalb der Call to Action stehen:

Bitte dringend gegenlesen: Bericht für Kunde Müller

Vielleicht möchtest du das dringend auch noch spezifizieren, wie etwa “noch heute” oder „sobald wie möglich„. Damit haben wir ein einfaches Rezept:

Handlungsaufforderung evtl. Deadline: Kontext (Nachtrag)

  • Handlungsauffoderungen als Call to Action wie “bitte xyz” oder “Zur Kenntnisnahme”, usw.
  • Deadlines bzw. Dringlichkeiten wie “dringend”, “noch heute” oder “so bald wie möglich”, aber eben nur falls dem wirklich so ist
  • Kontext, wie z.B. der Name des Kunden oder des Projektes
  • Nachtrag optional, so wie du es für notig erachtest.

Ein guter BLUF im Textkörper ersetzt den Zoom Call

Im Textkörper empfiehlt sich ein ähnliches Muster. Das läuft dort unter der Bezeichnung BLUF: Bottom Line up Front. Es wird also, die für gewöhnlich letzte Zeile der E-Mail ganz an den Anfang gestellt. Statt erst einmal lang und breit zu erklären, in welchem Zusammenhang diese E-Mail gerade steht, um dann im letzten Satz der E-Mail zu schreiben: “Könntest du das bitte gegenlesen?”, kommt diese Bitte ganz nach vorne. Die Details dazu, sind aber ein Theme für einen eigenen Beitrag.

Das ganze Thema “E-Mails” beschäftigt mich aktuell wieder brennender denn je, und Zoom Calls sind die Ursache dafür. Nervende Zoom Calls wohlgemerkt. Für ein anderes Projekt, über das ich demnächst berichten werden, habe ich mich mit dem Thema Zoom-Fatigue auseinandergesetzt, also der Ermüdung in Videokonferenzen. Sicherlich kennst du das Problem: Im Homeoffice sitzt man in unzähligen Videokonferenzen, und das ist einfach nur furchtbar ermüdend. Den beste Ausweg bietet das Stichwort “asynchrone Kommunikation”. E-Mails sind einer der wichtigsten und essentiellsten asynchronen Kommunikationsformen, die es gibt. Auch das wird ein Thema für einen eigenen Beitrag.

Wenn du in der Zwischenzeit E-Mails perfekt beherrschen willst, empfehle ich dir mein Buch “Inbox so gut wie zero”. Hier lernst du nicht nur, wie man E-Mails sinnvoll strukturiert, sondern auch wie du dein Postfach als Ganzes einfach strukturierst und die mögliche Flut an E-Mails souverän bewältigst.