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Crash-Kurs Projektmanagement 4: Muss man Projekte dokumentieren?

Muss man den Projektverlauf und Projektbesprechungen dokumentieren? Meiner Meinung nach wird viel zu viel dokumentiert. Eigentlich ist der Gedanke der Dokumentation an sich schon falsch und sollte durch eine bessere Technik ersetzt werden.
Wie das genau funktioniert, erkläre ich in dieser Podcast-Folge.

Hierzu auch interessant: Folge 32 – Du darfst bei Protokollen nachlässig sein

Crash-Kurs Projektmanagement 3: Wie sollten Teams ihre Projekte planen

Team, das bedeutet „Toll, ein anderer machts“.  Diese Deutung kennen wir alle noch von den Gruppenarbeiten aus der Schule, wenn sich dort einzelne Faule hinter wenigen fleißigen versteckt haben. In dieser Folge soll es eigentlich darum gehen, wie Teams ihre Projekte planen sollen, und nicht wie sie faule Äpfel aussortieren.Will man als Team aber voran kommen und erfolgreich sein, muss man die typische strukturelle Probleme an der Wurzel packen.

Daher habe ich drei Tipps für dich zusammengetragen, die Teams strukturell besser aufstellen und überhaupt richtig ausrichten. Jeder Tipp gehört zu einer anderen gedanklichen Flughöhe. Wir starten mit derjenigen, aus der man das Ziel sehen kann und nähern uns dann der Landebahn des Tagesgeschäfts:

  • Tipp 1: Teams sollten innere und äußere Referenzen unterscheiden um ihre Mission zu finden
  • Tipp 2: Teams sollten agil agieren um ihre nächsten Projekte auszuwählen
  • Tipp 3: Teams (und Firmen überhaupt) sollten transparent damit umgehen, was zu tun ist und wie erfolgreich ihre bisherigen Resultate überhaupt sind

Die Details hört ihr in der Folge meines Podcasts:

Tipp: E-Mails nur geöffnetem Fenster lesen

Hier ist ein ganz schneller E-Mail-Tipp für dich: Lese und beantworte den Winter über deine E-Mails und bearbeitet deine E-Mails nur bei geöffnetem Fenster.

Also, wieso solltest du deine E-Mails nur geöffnetem Fenster lesen? Weil du davon dreifach profitierst. Lies hier die Antwort oder schau sie dir bei Paleolution auf YouTube an:

Vorteil 1: Frische Luft fördert deine Konzentration

Das gilt natürlich im Sommer wie im Winter. Ein kurzes Stoßlüften während der E-Mails lässt dich danach frisch und konzentriert besser in einen Deep-Work-Zustand kommen. Aber Moment, erkältet man sich im Winter dann nicht?

Vorteil 2: Frieren ist gesund

Von der kalten Dusche weiß bereits jeder, dass sie in mehrerer Hinsicht gesundheitsförderlich ist. Das gilt auch für kalte Luft, die du kurz ohne Schutz an deinen Körper lässt. Also, verzichte auf zusätzliche Kleidung und setze dich der kälteren Luft bewusst aus.

Vorteil 3: Du wirst dich kurz fassen

Was will mir die E-Mail sagen, was möchte ich antworten, was ist mit dieser zu tun? Entscheidung treffen, Aktion planen und weiter zur nächsten E-Mail. Jede E-Mail bekommt so wenig Aufmerksamkeit wie möglich und so viel wie nötig. Mind like Water geht auch im Winter. Ausnahme: E-Mails, die unter die 2-Minuten-Regel fallen werden natürlich direkt beantwortet.


Also probier’s aus. Jetzt direkt vielleicht!?

Noch mehr Tipps zu Inbox Zero gibts in meinem Buch. Das lässt sich auch bei geöffnetem Fenster lesen:

Crash-Kurs Projektmanagement 2: Wer braucht eigentlich Gannt-Charts?

Sie sind der bildgewordene Inbegriff des Projektmanagements: Gannt-Charts. Ich behaupte allerdings: Gannt-Charts gaukeln dir ein Maß an Kontrolle, dass du nicht hast. Ja, das du sogar noch nicht einmal benötigst! Hier mein Aufruf zu mehr Gelassenheit in der – und damit auch bessere – Projektplanung. Denn: Wer braucht überhaupt Gannt-Charts im Projektmanagement?

Jetzt im Podcast anhören:

Crash-Kurs Projektmanagement 1: Wie viele Projekte hast du?

Wie viele Projekte hast du eigentlich gerade parallel am Laufen? Weniger als 10? Irrtum! In der heutigen Folge erfährst du, was alles ein Projekt ist, und warum du dabei gerne auch Kleinvieh als Projekt betrachten solltest.
Diese Episode ist gleichzeitig der Auftakt zur Mini-Serie „Crash-Kurs Projektmanagement“.

Jetzt im Podcast anhören:

ClickUp und andere Raketenwissenschaften

Das die klassische Todo-Liste zu simpel ist, um im modernen, schnellen Alltag standhalten zu können, hat sich mittlerweile herumgesprochen. Auf der anderen Seite des Spektrums steht exemplarisch die Todo-App ClickUp, die mich regelmäßig mit ihrer vielen Features, Buttons, Begriffen, usw. erschlägt.
Fühlt sich an wie eine Raketenwissenschaft! Damit kann man scheinbar alle Aspekte und Bedürfnisse an eine Todo-App abbilden. Kompromisse sind fast keine nötig. Warum das aus meiner Sicht dennoch der falsche Weg ist, der Komplexität des Alltags zu begegnen, und wieso Landkarten nicht den Maßstab 1:1 haben, hört ihr in dieser Folge.

Jetzt im Podcast anhören:

Wie leer muss eine Inbox sein?

Inbox Zero fordert: die Inbox der Todo-Liste und der E-Mails muss jeden Abend leer sein. Ich zeige dir einen Zwischenweg, zu entspannter Inbox „so gut wie“ zero.

Der strenge Inbox-Zero-Ansatz fordert: die Inbox der Todo-Liste und der E-Mails muss jeden Abend leer sein. Was aber, wenn das in zu viel Stress ausartet?

In dieser Podcast-Folge gehe ich ausführlich auf diese Forderung ein:

Wie die meisten menschen ihre E-Mails organisieren

Es einen Posteingang. PUNKT. Manchmal, aber wirklich nur manchmal werden E-Mails, wenn man fertig mit ihnen ist, in einen speziellen Order verschoben, z.B. mit dem Namen des Kunden.

Bei Todo-Listen sieht das ähnlich aus. Es gibt genau eine Todo-Liste. Wenn überhaupt. Diese ist mehr oder weniger vollständig und die Todos darauf sind mehr oder weniger gut ausformuliert.

Was Inbox Zero fordert

Der Posteingang deiner E-Mails und die Startseite deiner Todo-Liste weden als Inbox (bzw. Eingang) bezeichnet. Dort landet erst mal alles. Bei E-Mails geschieht das durch die Enscheidung der Sender, in der Todo-Liste durch dein aktives Eintragen. Lange aufhalten sollen sich die Einträge dort aber nicht. E-Mails sollten so schnell wie möglic in einen Prozessordner geschoben werden (z.B. Next Action oder Warten) und Todos wandern in das korrekte Projekt und erhalten die korrekten Einstellungen (Priorität, Fälligkeit, Dauer, Kontext, usw.). Abends soll die Inbox immer leer sein. Das ist eine strenge Forderung.

Inbox Zero ist zu streng

Zumindest für die meisten Menschen. Selten hält man das lägnger als ein paar Tage durch, bevor man diese selbstauferlegte Geißelung genervt beendet. Man hat die übliche Sorte von E-Mail-Stress gegen eine neue Art von E-Mail-Stress eingetauscht. Das Freiheitsgefühl, dass sich eigentlich sollte, kam nie auf. Inbox Zero wird verteufelt und als nutzlos gebrandmarkt.

Inbox so gut wie zero

Du musst deine Inbox nur überblicken können. Ein Blick in die Inbox, egal ob E-Mails oder Todos, muss die schnell eine Übersicht verschaffen. Meistens bedeutet das 5-10 Einträge. Alles was darüber hinaus geht erfordert mehr als einen flüchtigen Blick. Dein Verstand muss dann doch wieder bemüht wieder, um jede E-Mail einmal gedanklich in die Hand zu nehmen. „Was war mit dieser E-Mail nochmal zu tun?“.

Je besser deine Absender die Betreffzeile gewählt haben, desto leichter fällt dir das. Nehmen wir an, du hast fünf E-Mails mit nichtssagenden Titel bekommen:

  • „Unser Projekt“
  • „Angebot für den Kunden“
  • „Tagung nächste Woche“
  • „Problem mit Rechnung“
  • „Abschied Frau Schmidt“

Was ist hier zu tun? Du musst die E-Mail entweder nochmal kurz öffnen oder dein Gedächtnis bemühen, sich an den Inhalt zu erinnern. Diese Inbox ist mit fünf E-Mails zu voll!

Hätten die Absender*innen jedoch folgende Betreffzeilen gewählt

  • „Wann kann unser Projekt starten?“
  • „Zur Kenntnisnahme Angebot für den Kunden wurde versendet“
  • „Bitte Hotelzimmer für Tagung nächste Woche buchen“
  • „Problem mit Rechung: Bitte Fehler in Adresszeile korrigieren“
  • Abschied Frau Schmidt: Wer kann einen Kuchen backen?“

so könntest ohne Öffnen der Mails und auch bei schlechten Gedächtnis sofort erfassen, was Sache ist. Diese Inbox ist mit fünf E-Mails nicht zu voll.

Fazit: Inbox Zero ist zu streng aber man braucht gute Betreffzeilen

Eine Inbox mus nicht leer sein, eine Inbox muss aber überblickbar sein. Wie gut das klappt, hängt starkt von der Fähigkeit deiner Absender ab, gute Betreffzeilen zu verfassen.

Dazu müssen möglichst viele Menschen über gute Betreffzeilen (siehe eigene Podcast-Folge) informiert werden. Teile dazu diesen Blogbeitrag mit allen Menschen, die dir schlechte Betreffzeilen gesendet haben.

Werde zum E-Mail-Ninja

Wenn du E-Mail-Produktivität systematisch erlernen willst, dann empfehle ich dir das Buch „Inbox so gut wie zero„:

Schau dir auch gerne meine Expertentipps bei Anna Lechmann an:

Mehr Produktivität durch Thementage?

Bei erfolgreichen Menschen gibt es gefühlt nur zwei Sorten von Kalendern: Entweder sie sind fast leer oder sie sehen durch Time Boxing aus wie ein bunter Flickenteppich. Thementage können hier einen sehr guten Zwischenweg liefern: Flexibel wie ein leerer Kalender, und doch allumfassend wie Time Boxing.
In dieser Folge erkläre ich, wie sich das noch weiter verbessern lässt, wenn man Thementage mit „eat that frog“ verbindet.

Folge 49 jetzt im Podcast anhören: