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Tipp 7: Du brauchst ein „In Progress“-Label

Die wenigsten von uns können ein Projekt in einem Aufwasch ohne Unterbrechungen abarbeiten. Geht es nach einer kurzen Pause – egal ob freiwillig oder unfreiwillig – weiter, ist alles in Ordnung. Viel zu oft bleiben Projekte aber bis auf Weiteres in einem halbgaren Zustand. Lies im Folgenden, wie du diese Projekte mit einem „In Progress“-Label nicht aus den Augen verlierst und wie du sie dennoch zu einem Abschluss bringen wirst.

Das sind die vier häufigsten Ursachen, für ein nicht abgeschlossenes Projekt

  1. Unterbrechungen: Eine Unterbrechung hat dich gedanklich abdriften lassen
  2. Delegation: Du wartest auf eine Zuarbeit, die einfach nicht kommen will
  3. Inspiration: Eine gute Idee ist gefragt, die nur leider nicht von selbst kommen will
  4. Motivation: Nach einem guten Start steht als nächstes eine widerspenstige Aufgabe bevor, vor der du dich drückst

Unterbrechungen

Diese Ursache können wir relativ kurz abhandeln. Die meisten Unterbrechungen sind zeitlich begrenzt und nach ihr, kannst du dich wieder deinem Projekt widmen. Vielleicht hat die Unterbrechung dafür gesorgt, dass sich deine Prioritäten verschoben haben.  Irgendwann wirst du aber zu deinem Projekt zurückkehren und dann kann es weiter gehen. Es kann auch immer passieren, dass sich zwischenzeitlich die äußeren Umstände geändert haben, und dein Projekt hat keine Relevanz mehr. Auch gut: Lasse los und streiche es von deiner Liste. Sollte dir das schwer fallen, so lies zuvor diesen Artikel aus dem Manager-Magazin: „Darf noch ein bisschen mehr Geld aus dem Fenster geworfen werden?“ (Link).

Wenn du allgemeine Tipps zum Umgang mit Unterbrechungen brauchst, empfehle ich dir das Buch „Monkey Management“ (Link zu Amazon).

Delegation

Du wartest auf ein Arbeitspaket einer anderen Person. Und wartest, und wartest. Im besten Fall hat die Person es einfach nur vergessen, dann reicht eine einfache Erinnerung. Nur wenn die Person partout keine Zeit finden kann, sich darum zu kümmern bist du wieder in der Verantwortung, evtl. jemand anderen für die Aufgabe zu finden. 

Um hier den Engpass erst gar nicht aufkommen zu lassen folgender Tipps: 

  1. Schreibe dir alle Zuarbeiten, auf die du wartest, in deine Aufgabenverwaltung mit dem Präfix „Warten auf XYZ„. Am besten in eine eigene Liste „Warten auf“.
  2. Schaue dir speziell diese Liste jede Woche einmal an und prüfe, ob du schon Erinnerungen versenden solltest, falls die Deadline näher rückt.
  3. Notiere dir das Datum, an dem du die Person erstmalig um Erledigung gebeten hast. Beziehe dich dann höflich bei deiner Nachfrage auf dieses Datum „… siehe meine Nachricht vom tt.mm.yyyy„.

Inspiration

Die Inspiration ist ein solcher Besucher, der nicht immer bei der ersten Einladung erscheint.

Pjotr Iljitsch Tschaikowski

Das Zitat sagt eigentlich alles. Die gute Nachricht: Ab und zu erscheint sie eben doch. In diesen Situationen ist es wichtig, dir die Ideen aufzuschreiben, sobald sie kommen. Egal ob in einem physischen Notizbuch oder digital (z.B. Evernote oder Google Keep); Hauptsache verschriftlicht. Siehe hierzu auch den Beitrag „Schreib‘ alles in deine Inbox„. Kehre auch zu dieser Liste regelmäßig zurück und lasse die Ideen nochmal auf dich wirken. Oft fallen dir neue Aspekte ein, die du ergänzen kannst. So reift diese Liste Stück für Stück und steht dir zur Verfügung, wenn die Muse dich gerade nicht küssen will.

Eine spezielle Situation sind Schreibblockaden. Hier habe ich gute Erfahrungen damit gemacht, einfach zu beginnen. Gestatte dir, dass der erste Entwurf beliebig schlecht sein darf. Kehre nach ein/zwei Tagen zu deinem Entwurf zurück. Nun bist du dein eigener Korrekturleser und jeder Mensch ist ein besserer Korrekturleser als Autor. Wohlgemerkt: Es geht hier nicht um Rechtschreibfehler, sondern um die Korrektur auf der Meta-Ebene des Textes.

Motivation

Das ist der komplizierteste Grund warum Projekt ins Stocken geraten. Hier können wir zwei Situationen unterscheiden:

  1. Der nächste Schritt ist noch nicht identifiziert
  2. Der nächste Schritt scheint zwar gefunden, aber du kannst dich nicht durchringen ihn zu gehen

Laut David Allen ist das der häufigste Grund, warum Projekte stillstehen. Kennst du also die eine Sache, die du konkret tun könntest um einen Fortschritt zu erreichen, wie klein er auch immer sei? Falls ja: Schreibe das in deine Next-Action-Liste (siehe eigener Beitrag). Falls nein, so benötigt das Projekt mehr Planung. Dein nächster Schritt ist es dann, nochmal diesen Beitrag zulesen: „Bei aktuem Stress hilft ein alter Briefumschlag„. (Die Briefumschlagsplanung hilft nicht nur bei Stress, sondern auch bei Stau).Wenn nun der nächste Schritt (vermeintlich) identifiziert ist, bedeutet das noch lange nicht, dass du ihn auch bald erledigen wirst. Manchmal spürst du innerlich riesige Widerstände gegen diese Aufgabe und wirst sie immer weiter aufschieben. In den allermeisten Fällen sind diese Aufgaben dann noch zu groß und nicht granular genug. Nimm dir wieder einen alten Briefumschlag und zerdenke die unangenehme Aufgabe in viele kleine Teilaufgaben. Hier ein banales Beispiel: Ich musste einmal eine Versicherung kontaktieren, um etwas an einem Vertrag zu ändern, und habe das tagelang vor mir her geschoben. Die Aufgabe „Meine Versicherung wegen XYZ kontaktieren“ war nicht granular genug. Erst als ich das in vier (!) Teilschritte zerlegt habe, ging es voran:

  1. „Meine aktuellen Vertragsunterlagen griffbereit haben“ (ich habe mir die Dokumente in Google Drive gesucht und markiert)
  2. „Den aktuellen Vertrag besser verstehen“ (also das Dokument lesen und mir Eckpunkte und Fragen notieren)
  3. „Kontaktadresse der Versicherung heraussuchen“ (kam in die gleiche Notiz wie die Fragen)
  4. „(auch wirklich) anrufen“.

Unterbewusst waren mir die Recherche-Schritte 1-3 derart unsympathisch, dass ich in einem Aufwasch keine Lust darauf hatte. 

Du brauchst ein „In Progress“ Label. Vor allem Freitags

Jedem Anfang wohnt ein Zauber inne - Herman Hesse

Neugier und Tatendrang empfinde ich als Tugenden. Viel zu oft bringen diese aber mit sich, dass man nach dem verflogenen Anfangszauber den Antrieb verliert sich mit dem Projekt weiter zu beschäftigen. Wir haben bereits gesehen, dass jedes Projekt einen nächsten Schritt identifiziert haben sollte und dass du diesen Schritt prüfen solltest, ob er granular genug ist.

Markiere dir darüber hinaus auch alle Aufgaben, die gerade in der Bearbeitung sind. Wenn alle Aufgaben die eben aufgezeigten Voraussetzungen erfüllen, sollte es das nicht geben. Praktisch gibt es aber immer Ausnahmen. Wenn du einen Bericht schreibst, arbeitest du wahrscheinlich selten mit Unteraufgaben „Kapitel 1 schreiben“, „Kapitel 2 schreiben“, etc.. Daher wird die Aufgabe „Bericht schreiben“ irgendwann beginnen und sich dann über ein paar Tage ziehen. Gib ihr dann vom ersten Tag an einen Zusatz „in progress“. 

Wenn Top-Level-Aufgaben vorliegen, so vergib an sie das in_progress. Bei meinem Versicherungsbeispiel könnte das so aussehen:

Todoist-Screenshot: Mehrere Sub-Aufgabeben und eine Top-Level-Aufgabe, die ein in_progress-Label hat
in_progress-Label in Todoist

Filtere nun regelmäßig deine Aufgaben nach den InProgress-Aufgaben. Freitage sind ein guter Tag dazu! Vor dem Wochenende solltest du nichts Neues mehr anfangen, damit du mit freien Gedanken ins Wochenende kannst. Konzentrierst du dich im Gegenzug auf diese Aufgaben, besteht die Chance mit vielen abgeschlossenen (Teil-)Projekten entspannt ins Wochenende zu gehen.

Jetzt interessiert mich: Was ist bei dir die häufigste Ursache für nicht abgeschlossene Projekte und was hast du hier schon alles an Gegenmaßnahmen probiert?

Tipp 6: Du brauchst einen Tickler

Wieso du deinen Zähnen zuliebe einen Tickler brauchst. Was das überhaupt ist und warum es dich produktiver macht.

Einmal pro Jahr solltest du deinem Zahnarzt zwecks Kontrolltermin einen Besuch abstatten. Je nach Krankenkasse ist das sogar Pflicht, um später Leistungen erstattet zu bekommen. Gehörst du zu denjenigen, denen im November einfällt, dass dieser Termin für das Jahr noch aussteht?

Mir ging es viele Jahre so ähnlich mit den Winterreifen: Immer fiel mir erst kurz vor knapp ein, dass ich noch einen Termin mit der Werkstatt vereinbaren muss. Mit Geburtstagen oder dem Valentinstag ist es so ähnlich. Viel zu oft habe ich nur sehr knapp noch die Kurve bekommen mich um ein Geschenk zu kümmern. Wie geht man damit am besten um?

Die Antwort: Du brauchst einen Tickler!

Kalender: Nicht optimal, aber ein Anfang

Es ist sehr naheliegend, sich im Kalender einen Termin bzw. Aufgabe oder Erinnerung einzutragen, die mit genügen Puffer daran erinnert. Da ist ein solider Plan-B. Nun habe ich bereits davon abgeraten, Aufgaben in den Kalender einzutragen (Link). Hier liegt der Teufel erneut im Detail. Du könntest dir z.B. für den 7. August eintragen „Kontrolltermin beim Zahnarzt vereinbaren“. Allerdings: Was passiert, wenn du an diesem Tag nicht dazu kommst? Vermutlich ist der Pseudo-Termin dann am nächsten Tag aus den Augen und aus dem Sinn.

Task-Manager Stufe 1: Im Hintergrund mit Termin

Sicherer ist es da, die Erinnerung in deinen Task-Manager einzutragen. Du könntest sie z.B. auf deine Irgendwann-Liste setzen (Link) und einen Termin vergeben. Auch hier wird sie irgendwann an die Oberfläche befördert. Anders als bei Terminen im Kalender, nehmen Task-Manager (Todoist, Microsoft Todo, Google Tasks, …) die Aufgabe aber automatisch so lange mit den in den nächsten Tag, bis sie erledigt wurden.

Task-Manager Stufe 2: Digitalen Tickler anlegen

Was ist denn nun ein Tickler? Auf deutsch heißt das Ding etwas sperrig: Wiedervorlage-System. Schaue es dir kurz bei Wikipedia an: Link. Es handelt sich um kleine Ordner, 43 an der Zahl die von 1 bis 31 für die Tage und nochmal von 1 bis 12 für die Monate sortiert sind.
Wenn nun z.B. eine Rechnung am 8. Februar eintrudelt, die in 14 Tagen gezahlt werden muss, so könnte man sie in den Tagesordner 18 einlegen. Jeden Tag schaut man morgens in den aktuellen Tagesordner und findet dann am 18. Februar die Rechnung zur Zahlung wieder. Den Ordner des aktuellen Monats sollte man darüber hinaus mindestens einmal pro Woche ansehen.

Nun übernehmen Task-Manager das Terminieren des Tagen automatisch. Ein digitaler Tickler braucht damit nur noch die 12 Monate. In meinem Todoist habe ich mir daher Etiketten „Januar“ bis „Dezember“ angelegt:

Alle Monate als Labels in Todoist angelegt
Monatslabels in Todoist


Sobald ich nun z.B. im Oktober glücklich den Zahnarzt verlasse, trage ich mir direkt in meinen Task-Manager (z.B. in die unaufdringliche Irgendwann-Liste) die Aufgabe „Neuen Kontrolltermin beim Zahnarzt vereinbaren @August“ ein.
Den aktuellen Monatstickler schaue ich mir mindestens einmal pro Woche kurz an (dauert kaum länger als eine Minute).

Alternative Formen deines Ticklers

Etiketten sind ein Premium-Feature in Todoist. Wenn du die Basisvariante eines Task-Manager benutzt, kannst du dir ein Oberprojekt „Tickler“ mit 12 Unterprojekten anlegen. Ebenso könntest du dir in der Notizapp deiner Wahl (z.B. Todoist, Google Keep oder One Note) 12 Notizen für jeden Monat anlegen, in die zeilenweise die Aufgaben wandern.

Fülle deinen Tickler jetzt!

Hier ein paar Anregungen, was du jetzt direkt in deinen Tickler eintragen kannst:
• Reifenwechsel in der Werkstatt (Sommerreifen, Winterreifen)
• Kontrolltermin eintragen (Zahnarzt, Hautarzt, Impfungen…)
• Weihnachtsgeschenke besorgen (vielleicht schon im Oktober!?)
• Geschenke für Geburtstage, Jahrestage, Valentinstag
• Den Garten Winter- bzw. Sommer-fit zu machen
• TÜV- und Inspektionstermine beim Auto
• Nach Urlaubszielen suchen (im Frühjahr)
• Kündigungsfristen von Verträgen
• Usw. …

Solltest du alle deine Todos löschen?

Frischer Start ins neue Jahr: Solltest du deine Todos löschen? Nein! Entgehe dem Todo-Listen-Konkurs.

In der kurzen Info über Marie Kondo, die eure Todo-Liste aufräumt (hier nachzulesen), ging es bereits darum, Aufgaben auch manchmal zu löschen. Sie hat empfohlen, alle Aufgaben niedrigster Priorität zu entsorgen; ich habe hier im Blog widersprochen. Nun bin ich über den Artikel “I Declare Todo-List Bankruptcy” gestolpert. Die Autorin erläutert, in welchen Situationen sie es für sinnvoll hält alle Aufgaben in der Todo-Liste zu löschen. Selbstverständlich ist mein innerer Protest hier umso stärker. Solltest du alle deine Todos löschen? Nein! Entgehe dem Todo-Listen-Konkurs.

Wie es zu überfüllten Todo-Listen kommt

Anhänger von Getting Things Done schreiben alles in ihre Inbox (hier nachzulesen). An einem typischen Tag kommen durch eigene Gedanken, Bitten von Kollegen und Freunden, zufliegenden Aufgaben via E-Mail usw. schnell dutzende neue Einträge hinzu. Diese halten sich zwar nicht lange in der Inbox auf, sondern wandern (hier nachzulesen) in ihre zugehörigen Unterprojekte bzw. Kontextlisten (Besorgungen, Telefonate, …), dennoch verweilen sie aber immer noch in der Aufgabenverwaltung. 

Hier eine Tagesaufnahme meines Todoist:

Screenshot meines Todoist mit wenigen terminierten Aufgaben

Fünf Aufgaben sind explizit für heute vorgesehen, weitere zwei Dinge sind überfällig, da ich sie gestern nicht erledigt habe. Die meisten Aufgaben sind über Filter zugänglich:

Filteransicht meines Todoist. Insbesondere sind insgesamt 479 Aufgaben im System
Aktuell stehen insgesamt 479 Aufgaben in meinem System
  • 76 Dinge könnte ich als nächstes erledigen (“Next Action”)
  • In 13 Fällen warte ich auf jemanden, der die Aufgabe übernommen hat (“Waiting”)
  • 37 Aufgaben lauern an einem bestimmten Tag in der Zukunft auf Erledigung
  • usw.
  • Insgesamt sind 479 Aufgaben in meinem Todoist erfasst

479 Aufgaben! Die meisten davon haben aktuell die geringste Priorität, die man in Todoist vergeben kann. Dem Ratschlag  von Marie Kondo folgend könnte ich wahrscheinlich 400 Aufgaben löschen. Könnte! Wirklich tun werde ich das nie.

Die Gefahr von gelöschten Aufgaben

Ich verwende Todoist seit über fünf Jahren und stets habe ich zwischen 300 und 500 Aufgaben darin. Hier hat sich offenbar ein dynamisches Gleichgewicht eingestellt. Aber auch bei mir kommen mehr Aufgaben rein, als ich wirklich erledige. Von Zeit zu Zeit lösche ich also auch unerledigte Aufgaben (nach welchem Schema ich das tue erkläre ich am Ende des Beitrags). Was spricht nun dagegen, auf einen Schlag direkt mehrere (oder alle) Aufgaben zu löschen?

Beginnen wir mit Marie Kondos Vorschlag, die unwichtigen Aufgaben zu löschen. Jedoch: Woran erkennt man eine wichtige bzw. unwichtige Aufgabe? Diese Frage verdient einen eigenen Beitrag und wird hier nur kurz angeschnitten. 

Natürlich kann man sich immer vorstellen, sein Zukunfts-Ich im Geiste zu befragen: “Wäre es dir (also meinem 5 Jahre älteren Ich) lieber, wenn ich heute A oder B mache?” 

Bei der Abwägungen in denen A etwas mit Netflix und B mit etwas mit Fortbildungen zu tun hat, ist das sicherlich einfach. Ist es im Alltag aber wichtiger dem Chef, den Kollegen oder dem eigenen Körper etwas Gutes zu tun? Pauschal nicht beantwortbar! Manchmal muss man auf das Karrierekonto, manchmal auf das Freundschaftskonto und manchmal eben auf das Gesundheitskonto einzahlen.

Dinge, die nicht mit höchster Priorität markiert sind, sind nicht zwangsläufig unwichtig. Und umgekehrt: Der Großteil der Todos, die wir für wichtig halten, sind es wahrscheinlich gar nicht. Beim Rest ist es kaum unstrittig möglich Prioritäten zu vergeben. Niemals könnte ich in diesem Rahmen einfach alle Aufgaben niedrigster Priorität entfernen.

Die Autorin der Todoist-List-Bankruptcy schreibt, dass ihr bisher nichts schlimmes passiert ist.  Natürlich räumt sie etwas ängstlich ein, dass auch etwas wichtiges gelöscht worden sein könnte. Möglicherweise überwiegt die neu gewonnene Entspannung bei ihr diese Angst. Ich kenne mich; bei mir würde die Angst überwiegen. 

Nochmal einen Schritt zurück! Was ist Sinn und Zweck unserer Aufgabenverwaltung?

Ist dein System Teil des Problems oder Teil der Lösung?

Wir haben die Dinge in unsere Inboxen geschrieben, damit wir sie nicht vergessen und sie nicht an unseren Gedanken nagen. Eine nagende Aufgabe spukt dir den ganzen Tag im Kopf herum. Deine innere Stimme sagt ständig “Ich darf XYZ nicht vergessen!”. Das verursacht Stress und entzieht mentale Kapazitäten. Eine Aufgaben zu vergessen und auf unbequeme Art und Weise daran erinnert zu werden, verursacht noch mehr Stress und oft auch Ärger. 

Der Entspannung plötzlich alle Aufgaben loszuwerden, und sei es nur für wenige Tage (bis die wichtigen wieder zurückkommen), steht somit der Stress und die Angst gegenüber. “Ich muss unbedingt an XYZ denken, gerade jetzt wo ich mir den Reminder aus der Todo-Liste gelöscht habe”.

Es kann – vor allem bei Produktivitätsneulingen – vorkommen, dass sich ein schier unbewältigbarer Berg an Aufgaben angesammelt hat. Jeder Blick darauf kann dann so unangenehm sein, dass man die Liste irgendwann komplett links liegen lässt. 

Die gute Nachricht: So weit wird es nicht kommen, wenn du regelmäßig sachte gegensteuerst.

Entgehe dem Todo-Listen-Konkurs

Ich möchte es nochmal betonen: Lösche Aufgaben nicht, nur weil sie eine geringe Priorität haben. Das alleine ist kein zuverlässiger Maßstab. Ein wichtiger Aspekt der Produktivität ist es, dass man zu jeder Zeit nicht nur entscheidet was man tut, sondern auch entscheidet, was man nicht tut. Genauer gesagt: “Noch nicht tut”. Wenn Aufgaben lange Zeit in meiner Liste stehen, ohne das ich sie erledige, ist das für mich ein starkes Indiz, dass mir die Aufgabe wohl nicht wichtig ist. In Todoist habe ich dafür das Etikett “Papierkorb”, das ich an die Aufgabe anhänge. Damit erinnere ich mich für die kommenden weekly Reviews daran, dass ich bereit wäre diese Aufgabe/Idee loszulassen. Ändert sich das in den folgenden zwei bis vier Wochen nicht, so lösche ich die Aufgabe. Schließlich habe ich mir selbst genug Veto-Zeit eingeräumt.

Wenn diese Aufgabe nicht alleine vorkommt, sondern dir ein ganzes Projekt voller garstiger Aufgaben entgegen schaut, so gehe zuerst anders vor. Möglicherweise ist das Projekt einfach nicht korrekt geplant. Schnapp dir einen alten Briefumschlag (und lies vorher nochmal einen passenden Beitrag dazu). Nutze seinen Platz, jedoch nicht mehr, um das Projekt nochmal von Null auf zu planen. Bringe diese neuen Schritte dann in deine Aufgabenverwaltung zurück, z.B. mit der Scanfunktion und entferne die bisherigen Aufgaben.

Erscheint dir das Projekt mittlerweile ganz und gar überflüssig? Dann gib ihm den Zusatz “Papierkorb” und lösche es bald, wenn sich deine Meinung nicht ändert!

Diese Art der Todo-Listen-Hygiene verschafft mir seit Jahren ein stabiles System, das mir deutlich mehr Entspannung verschafft, als man es von fast 500 Todos erwarten würde.

Tipp 5: Du musst die Spülmaschine nicht ausräumen; du willst!

Du musst die Spülmaschine nicht ausräumen; du willst!

Ein häufiges Anzeichen der Überforderung ist, dass man sich treiben lässt und in eine Opferrolle gerät. Diese Rolle äußert sich in alltäglichen banalen Dingen wie der Spülmaschine, von der man glaubt, dass sie ausgeräumt werden MUSS. Entgehe dieser Denkfalle und unterscheide sauber zwischen müssen und wollen. Du musst die Spülmaschine nicht ausräumen; du willst! Das wird einen großen Unterschied darin machen, wie du auch alle übrigen Dinge angehst. 

“Happiness is when what you think, what you say and what you do are in harmony”

Mahatma Gandhi

Beobachte dich ab sofort selbst: Wie oft lässt du Sätze der Form „Ich muss noch X erledigen (bevor ich Y machen kann)“ fallen? Vor allem: Wie oft stimmt diese Aussage wirklich?
Klingt so, als würdest du ja gerne Y machen, aber irgendjemand/irgendetwas hält dich davon und fordert zuerst X ein. Ein fieser Kerl/Frau diese(r) Unbekannte! Dir sind die Hände gebunden, aber X geht jetzt vor Y und du kannst nichts dafür. Du Opfer.

Mir geht es darum herauszufinden, wann die Deutung deiner Prioritätensetzung falsch ist. Ich glaube, meistens müssen wir X gar nicht zuerst tun, sondern wir wollen es. Dann ist es wichtig dazu zu stehen: Du hast frei und selbstbestimmt entschieden, dass dir X im Moment wichtiger ist. Du übernimmst die Verantwortung über dein Handeln. Anders kannst du der Überforderung nicht entkommen.

Sende ein selbstbestimmtes Signal an dich und dein Umfeld

Das Beispiel der Spülmaschine kennen vor allem Eltern, die ihre Kinder mit dieser Begründung auf später vertrösten. “Ich muss erst noch die Spülmaschine ausräumen”. Wieso “müssen”? Niemand hat dich dazu gezwungen und es ist mit deutscher Rechtsprechung verträglich es nicht zu tun. Räumst du sie nicht eher freiwillig aus, weil du die Ordnung bevorzugst und um dich anschließend in deiner Wohnung wohler zu fühlen? Traue dich, deinem Kind zu sagen, dass du dieses Wohlgefühl momentan dem Spielen vorziehst und schiebe es nicht auf die äußeren Umstände.

Wenn also das nächste Mal dein Kind vor dir in der Küche steht und spielen will, so sage nicht: „Ich kann jetzt nicht mir dir spielen, [obwohl ich es gerne würde], denn ich muss noch die Spülmaschine ausräumen. [Was nur ein Beispiel der unzähligen Aufgaben ist, die täglich auf mich einprasseln und von denen ich gar nicht weiß, wo ich anfangen soll. Es ist alles so furchtbar]„.

Sage lieber: „Ja, ich freue mich darauf, gleich mit dir spielen. Vorher will ich noch die Spülmaschine ausräumen. [Denn ich habe entschieden, dass das jetzt getan wird. Es sorgt für mehr Ordnung im Haus und das ist mir im Moment wichtiger]“.

An der Reihenfolge deiner Tätigkeiten hat sich nichts geändert. Zuerst die Spülmaschine, dann das Spielen. Gleichzeitig haben sich die Botschaften an dich und dein Umfeld um 180 Grad gedreht.

Natürlich gilt das für jede andere Situation des Alltags genauso, egal, ob zu Hause oder auf der Arbeit, ob mit oder ohne Kinder. Sage nicht, du müsstest etwas tun, obwohl du es “lediglich” willst. Auch wenn du im Endeffekt den Tag damit inhaltlich nicht anders gestalten solltest, so holst du dir die Deutungshoheit über deine Motive zurück.

Was, wenn du es nun aber wirklich nicht willst?

Wie verhält es sich mit Angestellten? Wenn der Chef einen Bericht verlangt, dann muss man das doch machen, oder?

Prinzipiell korrekt, aber auch hierauf kann man mit zwei Brillen schauen:

  • Fall 1, “Opferrolle”: „Ich muss den Bericht schreiben [weil ich sonst Ärger mit meinem Chef bekomme, und davor habe ich Angst].
  • Fall 2: Selbstbestimmt: „Ich will den Bericht schreiben [weil ich die Notwendigkeit und den Mehrwert darin sehe, dass der Bericht möglichst bald an den Kunden geht].

Gelegentlich wird es vorkommen, dass du eine Aufgabe zu erledigen hast und es dir einfach nicht gelingt, sie erledigen zu wollen. So lange das nur ab und zu vorkommt, kannst du das akzeptieren. Ist es an der Tagesordnung, so überlege dir, ob du diesen Job wirklich wills. Er wird dich nicht erfüllen, da wir alle nach Selbstverwirklichung streben. Nicht erst seit der Generation Y.

Erinnerung: Schreib‘ keine Aufgaben in deinen Kalender

Im Beitrag „Schreibe keine Aufgaben in den Kalender“ habe ich dich gebeten, Aufgaben nicht zu terminieren. Im Bezug auf diesen Beitrag wird nun deutlich: Ein Terminieren führt zu einem Müssen. Aber wir wechseln ja die Einstellung hin zu einem Wollen [dass das bald erledigt ist]. Ergo setzen wir es auf die Next-Action-Liste

Wie ist es bei dir? Wie oft hast du dich mit einem „müssen“ ertappt? Welche Dinge, von denen du bisher geglaubt hast, sie zu müssen, sind eigentlich Dinge, die du willst? Wie oft war das Müssen-von-X eine Entschuldigung dafür, dass du dich vor Y drücken wolltest?

Todoist (Beta) importiert handschriftliche Todo-Listen

Todoist scannt und importiert jetzt handschriftliche Todo-Listen. Bereits im Beta-Status ist das ein wundbares Feature!

Erst vor kurzem hat Todoist seine Foundations vorgestellt. Begeistert von den neuen Funktionen bin ich dem Beta-Programm beigetreten (auch mitmachen). Jetzt ist mir das erste Beta-Feature zufällig ins Auge gesprungen und ich bin begeistert!

Still und leise aufgeschlagen

Eigentlich wollte ich gerade klassisch eine Aufgabe eintippen, da fällt mir ein neues unbekanntes Icon auf:

Screenshot: Aufgabe hinzufügen in Todoist
Leicht zu übersehen: Neues Icon rechts unten

Neugierig tippe ich darauf: Todoist importiert handschriftliche Todo-Listen. Also schnell zu Testzwecken eine Notiz geschrieben und gescannt.

Todo-Liste in Todoist gescannt
Ansicht, nachdem man ein Foto geschossen hat

Alle erkannten Aufgaben werden mit einem hellroten Rahmen markiert. Tippt man sie der Reihe nach an, werden sie dunkelrot und der Text erscheint unten mit der Möglichkeit, die Aufgabe direkt über den roten Papierflieger anzulegen.

Noch nicht perfekt aber mit viel Potenzial

Todoist OCR hat einen Fehler gemacht
Fast korrellt erkannt. Äh… korrekt!

Leider werden Zeilenumbrüche noch als separate Aufgaben interpretiert und teilweise wurde meine Handschrift nicht korrekt erkannt.

Dennoch: Hut ab! Das Feature funktioniert ansonsten bereits wunderbar. Der Beta-Status verrät sich momentan nur die ein paar fehlende Komfortfeatures, wie z.B. dem korrekten Umbruch mit Zeilenumbrüchen oder Unteraufgaben.

Ich freue mich darauf, das Feature in den nächsten ausführlich zu testen. Zwar habe ich nicht die Angewohnheit viele Dinge handschriftlich zu erfassen, aber ein paar Einkaufszettel oder Whiteboard-Planungen werden sich schon finden.

Hinweis: Todoist weist darauf hin, dass ein Beta-Feature jederzeit stark verändert oder sogar entfernt werden könnte. Baut es also noch nicht als verbindliches Element in euren Workflow ein.

Marie Kondo räumt eure ToDo-Liste auf

Marie Kondo räumt im Todoist-Blog eure Todo-Listen auf. Lesenswert! Bitte beachtet aber nicht alle Tipps.

Kurz vor Jahresende, und somit rechtzeitig vor den guten Vorsätzen für das neue Jahr, gibt es ein Highlight im Todoist-Blog: Marie Kondo räumt eure ToDo-Liste auf

„The Life Changing Magic of Tyding Up Your To-Do List“


Gemeinsam mit Aufräumexpertin, Bestsellerautorin und Netflix-Star Marie Kondo (“Magic Cleaning”) erklärt das Todoist-Team, wie man seine Todo-Liste aufräumt. Sehr lesenswert!

Wichtigstes Element ist es, das eigene “End Goal” zu formulieren; eine Art Lebensziel. An ihm soll sich jede Entscheidung wie an einem Kompass orientieren. Volle Zustimmung. Damit beginnt auch Steven Covey in seinem Bestseller “Die 7 Wege zur Effektivität”. Führt eine Aufgabe nicht unmittelbar zu diesem Ziel kann sie vermeintlich weg. Aber Achtung: Natürlich bleibt auch die Aufgabe für die Steuererklärung am Ende noch stehen. Positiv: Der Verzettelungsgefahr wird Einhalt geboten.

Kondo räumt nicht Raum für Raum auf, sondern Kategorie für Kategorie. Sie beginnt stets bei den Kleidern, egal in welchen Räumen diese verteilt sind. Im Todoist-Blog wird das auf die Projekte übertragen. Hier interpretiere ich die Analogie anders: Räume deine Todo-Liste nach Kontext (im GTD-Sinn, z.B. hier nachzulesen) auf, nicht nach Projekt (=Lebensbereich). Betrachte so z.B. alle Aufgaben, bei denen es etwas zu lesen gibt, etwas zu besorgen oder etwas zu schreiben, usw.


Wirklich widersprechen möchte ich jedoch an der Stelle, an der alle Aufgaben niedrigster Priorität entsorgt werden und dann noch zum Terminieren von Aufgaben aufgerufen wird. Zum Thema Priorisieren möchte ich bald einen eigenen Beitrag verfassen und gegen das Terminieren spreche ich mich erneut vehement aus: Schreib keine Aufgaben in deinen Kalender. Bitte versprecht mir bis dahin, noch nicht voreilig Aufgaben zu löschen und vor allem nicht zu terminieren.

Zum Abschluss noch ein Fan-Bekenntnis an Marie Kondo: 

Aufgeräumter Kleiderschrank nach Mario Kondo, Konmari
Konmari! Mein Kleiderschrank-Tribut an Marie Kondo

Evernote hat die Suchfunktion überarbeitet

Evernote hat die Suchfunktion überarbeitet. Zunächst nur im Web, wo sie wunderbar funktioniert. Um zu schlechter steht die bisherige Version in der App und auf dem Desktop da.

Evernote hat seine Anwender per E-Mail darüber informiert, dass die Suchfunktion überarbeitet wurde. Hier die Randpunkte:

  • Echtzeit-Vorschläge während der Eingabe
  • Tippfehler werden korrigiert
  • Die Suche kann auf Schlagwörter usw. eingeschränkt werden
  • Häufige Suchanfragen können abgespeichert werden

Aktuell steht sie nur in der Web-Version zur Verfügung. Eine ideale Möglichkeit die neue Suchfunktion mit der bisherigen Variante auf dem Desktop und Mobilgeräten zu vergleichen.

Wo ist die Rechnung meiner Handkreissäge?

Suchfunktion von Evernote im Web
Die neue Web-Suche

Zu Testzwecken suche die Rechnunger meiner Handkreissäge. Also beginne ich zu tippen. Bereits bei „Hand“ erscheint als vorletzter Eintrag die gesuchte Notiz. Ich bin beigeistert, wie flüssig sich die Liste aktualisiert!

Sobald der Suchbegriff komplett eingetragen ist, bleibt auch nur noch dieses Resultat übrig. Wie versprochen funktioniert das auch, wenn man sich vertippt, also etwa „Handkreisäge“.

Das Speichern der Suchanfrage ist etwas versteckt:

Suchfunktion von Evernote im Web
Klicke auf die drei Punkte um die Suchanfrage zu speichern

Sehr gut gefällt mir auch, wie sich die gespeicherte Suchanfrage wieder aufrufen lässt. Ein Klick ins Suchfeld und meine gespeicherten Anfragen werden mir ganz unten angezeigt:

Suchfunktion von Evernote im Web
Gespeicherte Suchanfragen erscheinen aufgeräumt, da wo man sie vermuten würde

Zwischenfazit: Sehr gut gemacht Evernote!

Desktop und App: Wie eine Suchfunktion nicht sein sollte

Vergleichen wir das mal mit dem Desktop. Typischerweise bin hier gerade in einem bestimmten Notizbuch und starte die Suche:

Suchfunktion von Evernote auf dem Desktop
Notizen gefunden: 0. Das ist derart nervig, dass ich mich die Suchfunktion abgewöhnt habe.

Ergebnis ist fast immer: „Notizen gefunden: 0“. Erst darunter sagt er mir, dass es in einem anderen Notizbuch eine deratige Notiz geben könnte. Wenn ich auf diese blauen Links klicke gelange ich auch dorthin. Für mich war diese Umweg derart nervig, dass ich mir die Suche in Evernote eigentlich abgewöhnt hatte, und mich schneller durch meine Tag-Struktur navigiert habe.

Zum Vergleich: Das Web macht es jetzt genau umgekehrt: Es wird erst mal alles durchsucht, aber direkt angeboten die Suche einzuschränken:

Suchfunktion von Evernote auf im Web
Gut so: Erst mal überrall suchen, dann optional das aktuelle Notizbuch als Filter anbieten.

In der App wird es ganz abstrus. Startet man die Suche direkt nach Start der App, so ist das Sucherlebnis ähnlich gut wie im Web:

Suchfunktion von Evernote in der App
Fast auf Web-Niveau: Die Suche von der App-Startseite aus

Ist man aber bereits in einem Notizbuch und startet jetzt die Suche, so schaut diese nicht mehr über Notizbuch-Tellerrand hinaus. Das ist unbrauchbar!

Suchfunktion von Evernote in der App
Unbrauchbar: Die App-Suche schaut nur im aktuellen Notizbuch nach

Wo geht die Reise hin?

Evernote ist wirklich gebeutelt, und das seit Jahren. Als totgesagtes Einhorn hat es von 2015 bis 2018 vor sich hin vegetiert. Dann hat der CEO gewechselt und man wollte alles besser machen. Fokus auf die Kernkompentenz und Vereinheitlichung der Plattformen. Dar auch dringend notwendig. Ich kann ein Lied singen, von miserablen Texteditoren, die Schriftarten und Schriftgrößen bunt gemischt haben und von Funktionen (z.B. Tabellen) die es z.B. in der App so nicht gab.

Dann gab es immer wieder kleinere Lichtblicke, wie die neuen Vorlagen oder das GMail-Plugin. Das alles sei nur Teil einer großen Reise. Sehr schön z.B. hier auf YouTube anzusehen. Leider dauert diese Reise eben! Die ersten Schritte sind vielversprechend, reparieren aber teilweise auch nur Dinge, die jahrelang kaputt waren.

Für mich als langjähriger Nutzer ist es aber genug Lichtblick, um weiterhin bei der Stange gehalten zu werden.

Gemeinsam entschleunigt an Dokumenten arbeiten

[Ironie an]

Die Arbeitswelt ist hektisch und wir sind alle überfordert. Das muss jeder ständig am eigenen Leib erfahren. Mit diesen Tipps könnt ihr gemeinsam entschleunigt an Dokumenten arbeiten.

Wende sie ab sofort an und schinde Zeit bei allen wichtigen Dokumenten. Deine Kollegen werden dich dafür lieben, nachdem sie den Vorteil der Entschleunigung auch für sich erkannt haben. Gemeinsam nehmen wir den Stress aus der Digitalisierung.

Tipp 1:  Lege das Dokument an einen überraschenden Ort

Der effektivste Weg die Bearbeitung eines Dokuments zu entschleunigen, ist es, es den Co-Autoren nicht direkt unter die Nase zu reiben. Den Marketing-Bericht des neuen Produkts vermuten sie entweder im Marketing-Ordner oder aber im Produkt-Ordner. Selbstverständlich darf dein Dokument nicht dort liegen, sondern an einer überraschenden Stelle. Sei kreativ! Tue dabei so, als wäre das der einzig logische Ablageort gewesen.

Tipp 2: Überliste die Suchfunktion

Der hektische Kollege wird das Dokument nun nicht finden, und ungeduldig die Suchfunktion bemühen. Natürlich haben wir das kommen sehen und den Dateinamen angepasst: Er enthält keine Schlüsselwörter. Netter Nebeneffekt: Wer zufällig über die Datei stolpert, der ahnt auf Grund des Namens nichts vom Inhalt und wird positiv überrascht. Nette Überraschungen gibt es in unserer Arbeitswelt viel zu selten.

Tipp 3: Hänge unzählige Kürzel an

Anfangs wird der Bericht vielleicht noch den Dateinamen „Marketing-Bericht 2019.docx“ tragen (falls du dich bei Tipp 2 nicht durchsetzten konntest, und jemand dein „MB 19“ unnötig verlängert hat). Es ist aber noch nicht zu spät, ab sofort zu entschleunigen. Ignoriere die „Änderungen nachverfolgen“-Funktion von Word und erzeuge jedesmal eine Kopie der Datei und hänge dein Kürzel an, also etwa „Marketing-Bericht 2019_SF.docx“. Du darfst gerne Unterstriche verwenden, obwohl der Rest der des Dateinamens es nicht tut. Das erinnert an die gute alte Zeit, als Leerzeichen im Dateinnamen noch nicht erlaubt waren. Wenn du nun ein zweites mal nachlegen musst, verwende zufällig einen zusätzlichen Anhang. Zur Auswahl stehen unter anderem:

Gemeinsame Bearbeitung eines Dokumentes mit vielen Kürzeln und Unterstrichen
Nimm dir Zeit und finde die aktuellste Version
  • „_2“
  • „_neu“
  • „_aktualisiert“
  • „_review“
  • [sei kreativ]

Wichtig: Wenn du noch ein drittes mal ändern musst, so wähle den neuen Anhang zufällig. Fausregel: So lange der Dateinamen ohne Zeilenumbruch auf den Bildschirm passt, gilt er als lesbar.

Tipp 4: Ignoriere Änderungen von Kollegen so lange wie möglich

Wenn du vor einer weiteren Änderungsrunde stehst, stelle sicher an deiner letzten Version weiterzuarbeiten, und nicht etwa an der aktuellsten. Der Kollege, der am Ende alles zusammenführt profitiert davon. Der gründliche Vergleich unzähliger Dateiversionen wird sein Textverständnis in ungeachtete Höhen führen.

Tipp 5: Wähle das Datumsformat mit Bedacht

Oft hört man, das Datumsformat „YYYY-MM-TT“ sei das einzig wahre, weil es die richtige Chronologie sicherstellt. Gefährlicher Nebeneffekt: Wer die aktuellste Version zuverlässig findet, der schaltet auch sein Gehirn aus. Nur wenn alle möglichen Datumsformate auftauchen, wird der Suchende auch wirklich aufmerksam suchen.Bonus-Tipp: Schreibe den Monatsnamen im Klartext und die Chronologie weiter zu verschleiern.

Tipp 6: Verwende nie die aktuellste Word-Version

Erinnere dich an Tipp 3, wo wir Unterstriche verwendet haben. Dadurch stellst du sicher, dass auch alte Betriebssysteme und schrullige individuelle Dateisysteme sich nicht verschlucken. Gleiches gilt für die Word-Version. Microsoft hat das „.docx“ nur eingeführt, weil das alte „.doc“ nicht mehr hipp genug war. Durch Anfügen eines X wird alles hipper.

Außerdem: Wer wärst du denn, wenn du Kollegen aus dem Prozess ausschließen würden, nur weil diese noch Word 98 benutzen?

Die alten Dinge waren auch gut!

Tipp 7: Dru(e)cke Wertschätzung aus!

Digitalisierung ist einer der Haupttreiber der beschleunigten Arbeitswelt, und somit unser Feind. Ich empfehle den guten alter Ausdruck und Textmarker. Ähnlich wie ein handgeschriebener Brief drückt er Wertschätzung aus: „Ich habe mir die Zeit für dich genommen!“.

Tipp 8: Vermeide die Cloud

Lege dein Dateien immer auf den Desktop und kopiere es von Hand – nur bei absoluter Notwendigkeit – rüber aufs Netzlaufwerk (den neuen Anhang aus Tipp 3 nicht vergessen!). Die Cloud würde deine Aktualisierungen sofort mit den Kollegen teilen. Das baut dort nur unnötig Stress auf, kurzfristig darauf reagieren zu müssen. Außerdem: Wo ist überhaupt die Cloud und wer liest da mit?

Meme Morpheus (Matrix) What if I told you, the cloud ist just someone elses computer

Tipp 9: Informiere Kollegen persönlich über Änderungen

Bist du mit deinen Änderungen fertig oder hast Rückfragen? Vermeide ein schnelles Medium wie Slack, Twist oder Microsoft Teams! Insbesondere rate ich davon ab, die Kommentarfunktion des Office-Paketes zu nutzen. Sie hat den Nachteil, dass sie zusätzlich auch noch den Kontext herstellt. Gehe persönlich zum Kollege und informiere ihn. Auch das drückt Wertschätzung aus, während ein Chat unpersönlich und ungeduldig wirkt.

[Ironie aus]

Wie ärgerlich, jetzt haben wir nur 9 Tipps! Ich habe eine Idee: Wir könnten doch gemeinsam entschleunigt an diesem Dokument arbeiten, und steuerst einen zehnten Tipp bei. Was nervt dich besonders beim gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten?

Weniger Lesen, mehr Hören

Vor ein paar Jahren bekam ich zufällig mein erstes Hörbuch zum Geburtstag geschenkt. Audible sagte mir damals noch nichts und ich war sowieso ein typischer Musik-im-Auto-Hörer. Also habe ich mir „erzwungermaßen“ vorgenommen, ausnahmsweise mal keine Musik, sondern eben das Hörbuch zu hören. Es war „Herr aller Dinge“ von Andreas Eschbach, und hat mich sofort in seinen Bann gezogen. Dieser Funke hat direkt meine Liebe zu Hörbüchern entfacht. Danke daher nochmal an meine Schwägerin Christina!

Kaum zu Ende gehört, habe ich gesehen, dass Audible ein Abo anbietet. Für 9,95€ darf sich ein Hörbuch pro Monat aussuchen. Da die meisten Hörbücher regulär mehr kosten und man das Abo jederzeit kurzfristig kündigen kann, habe ich nicht lange gezögert. Seitdem habe ich dutzende Hörbücher im Abo erworben und gehört. Jetzt ist Autofahren oder Laufen für mich Hörbuch-Zeit. Es bietet sich einfach an, solche „Leerzeiten“ sinnvoll zu überbrücken. Andernfalls würde ich mir kaum die Zeit zum Lesen nehmen.

Warum schreibe ich das gerade jetzt? Einen Post über Hörbücher wollte ich sowieso machen. Aktuell (und nur für kurze Zeit) hat Audible ein tolles Angebot: 6 Monate zum monatlichen Preis von 4,95€. Das sind satte 50% Rabatt. Ich bin leider kein Neukunde, sonst würde ich direkt zuschlagen.

Wer sich noch unsicher ist: Man kann das Abo jederzeit kündigen oder pausieren. Viel Spaß mit eurem nächsten Hörbuch 🙂

Tipp 3: Unterscheide nur „Next Action“ und „Irgendwann“

Seit einigen Tagen hast du eine Inbox (Link) und stellst sicher, dass alle dir zufliegenden Aufgaben darin landen. Allein diese Verschriftlichung gibt dir das Gefühl der Kontrolle. Weiterhin terminierst du deine Aufgaben nicht mehr auf Verdacht (Link). Damit deine Inbox jeden Abend leer ist, müssen wir uns ein paar Techniken zum effektiven Umgang mit ihr ansehen. Dabei hilft dir als erstes Tipp 3: Unterscheide nur als „Als nächstes / Next Action“ und „Someday / Irgendwann“ bei deinen Aufgaben.

Schauen wir uns am Bürobeispiel an, wie man die beiden Kategorien aus der Inbox heraus unterscheidet und wie man anschließend mit ihnen weiterarbeitet.

So sah unsere Inbox nach 45 Minuten Arbeitstag aus

Wir knüpfen direkt um 8:45 Uhr an unserem Beispieltag an (Link). Zunächst kommen wir zurück zum Schreibtisch und würden gerne mit der ursprünglich für den Tag geplanten Arbeit beginnen. Ergänzend liegt nun die gefüllte Inbox da. Wenn das dein erster Tag mit einer Inbox ist, so schreibe bitte auch die eigentlich geplanten Aufgaben nochmals in die Inbox.

Hast du jetzt direkt einen Termin im Kalender? Dann nimm an ihm Teil und komme evtl. mit einer noch längeren Inbox zurück. Falls du keinen Termin im Kalender hast, hast du soeben einen mit dir selbst vereinbart: “Review meiner Inbox machen”.

Review-Schritt 1: Entscheide schnell, was “als nächstes” gemacht werden kann

Finde zuerst alle Elemente, die du theoretisch als nächstes machen könntest, wenn du jetzt gerade Zeit hättest und am richtigen Ort wärst. In der GTD-Community (Getting Things Done, sehr lesenswert!) sind das deine „Next Actions“. Das hier könnten die Next Actions unseres Beispiels sein:

Die Next Actions sind identifiziert und hervorgehoben

Neben einem kleinen Etikett „Next Action“ habe ich zusätzlich mit gelber Hervorhebung gearbeitet. Tatsächlich reicht aber eine Form der Darstellung (ich bevorzuge das Etikett). Schauen wir uns die Next Actions im Detail an:

  • Druckerpatronen kaufen: Wenn du jetzt Zeit hättest, könntest du ins Auto steigen und welche kaufen oder am PC online bestellen.
  • Die eine und die andere Sache, die du heute eigentlich machen solltest: Wären nicht die ganzen Ablenkungen gewesen, hättest du bereits daran gearbeitet. Wahrscheinlich an deinem Arbeits-PC.
  • Termin für Reifenwechsel vereinbaren: Du könntest jetzt sofort zum Telefon greifen und anrufen
  • … gleiches gilt für die Kinokarten.

Bei allen übrigen Aufgaben fühlen wir uns noch nicht in der Lage sie direkt zu erledigen, selbst wenn wir jetzt Zeit hätten. Wir werden sie uns in Schritt 3 genauer ansehen.

Schiebe die Next Actions möglichst schnell ins Archiv bzw. auf eine eigene Liste

Jetzt bist du dran: Identifiziere jetzt deine Next Actions. Archiviere die Next Actions dann direkt.

Falls du nicht mit Keep gearbeitet hast, sondern z.B. ein Textdokument oder eine Liste auf Papier geführt hast, ist es jetzt Zeit eine zweite Liste anzulegen. Nenne die Liste “Next Actions” und verschiebe die Einträge der Inbox in diese neue Liste.

Review-Schritt 2: Sortiere dann aus, was irgendwann mal fällig ist

Nun zur Irgendwann-Kategorie. In unserem Beispiel erschien alles einigermaßen dringend. Dir werden aber über Tag noch Gedanken der Form „Irgendwann werde/sollte/könnte ich …„. Schreibe die auch zunächst in die Inbox. Nehmen wir zusätzlich an, das Sophies Gefallen auch von dieser Form ist (z.B. “Kannst du mir irgendwann mal das neue Computerprogramm erklären?”):

Markiere, was irgendwann mal (oder auch nie) erledigt werden kann

Erneut habe ich hier mit Farbe und Etikett gearbeitet, während eine Art der Darstellung gereicht hätte (vorzugsweise das Etikett). 

Den Sprachkurs wollen wir auch nicht unbedingt jetzt schon machen, und das Tablet werden wir uns vielleicht zu Weihnachten wünschen. Also alles entsprechend markieren. Und jetzt: Ins Archiv damit (bzw. in eine neue, dritte Liste “Irgendwann”).

Review-Schritt 3: Finde die Next Actions der restlichen Aufgaben

Drei Aufgaben stehen jetzt noch in der Inbox:

  1. Susi einen Gefallen tun
  2. Achim dringend antworten (dafür aber erst Steffi fragen)
  3. Der E-Mail-Bitte von Bernd nachkommen

Wir fühlen uns nicht in der Lage diese Aufgaben direkt zu erledigen. Oft ist das tatsächlich nur ein Gefühl, hervorgerufen von einem inneren Widerstand. Der beste Weg diesen Widerstand aufzulösen ist weitere Planung.

Für Susis Gefallen müssen wir vielleicht auf einen anderen Kollegen warten, der heute nicht da ist, und für Bernds Bitte müssen wir noch Diagramme erstellen, für die wir überhaupt erst die Daten ermitteln müssten. Bei dieser Art von mehrstufigen Aufgaben ist die Verschriftlichung besonders wichtig. Ich empfehle dir das direkt unter die Aufgaben als Unteraufgaben zu notieren:

Wie du siehst habe ich die Aufgabe jetzt in den Titel der Notiz geschrieben und die Unteraufgaben in den eigentlichen Notizkörper. Dabei war ich möglichst präzise. Statt „Steffi fragen“ habe ich ausführlich „Steffi per Telefon nach ihrer Meinung fragen“ geschrieben. Präzise zu sein wird dir dein Zukunfts-Ich garantiert danken. Und zwar bei jedem Review deiner Listen.

In die ausformulierung hat sich noch ein Schlüsselwort eingeschlichen: “als nächstes”. Das ist bewusst geschehen. Sobald du diese Aufsplittung vorgenommen hast, kannst du typischerweise direkt wieder Next Actions vergeben: 

Eine letzte Aufgabe “Sophie einen gefallen tun” verbleibt in der Inbox. Hier gibt es keine Next Action, sondern wir müssen warten. Dazu ein in einem folgenden Beitrag mehr! Für den Moment soll ich diese verbleibende Aufgabe in der Inbox nicht stören.

Deine neuen Gewohnheiten

Wie geht es mit deinen drei Listen weiter?

  • Inbox: Du füllst sie weiterhin im Tagesverlauf sorgfältig, mit allem, was nicht vergessen werden soll. 
  • Mindestens einmal am Tag identifizierst du alle Next Actions und Irgewanns, du du dann direkt in die zugehörige Liste verschiebst.
  • Next Actions: Jedesmal, wenn eine Aufgabe erledigt ist, schaust du in diese Liste für die nächste Aufgabe (außer ein Termin steht im Kalender). In dieser Liste werden nur Dinge stehen, die du auch wirklich erledigen kannst (vergleiche Schritt 3 von oben) und die daher mit minimalen inneren Widerständen verknüpft ist. Damit bekommt diese Liste die meiste Aufmerksamkeit.
  • (Spätestens) gegen Ende des Arbeitstages: Was steht jetzt noch in der Inbox? Zerteile es schriftlich in Teilaufgaben und identifiziere die Next Actions
  • Irgendwann: Schaue dir diese Liste einmal pro Woche an. Für den Moment ist es dabei egal, ob du dich per (verbindlichem) Kalendereintrag daran erinnerst oder dir eine wöchentliche Aufgabe notierst “Irgendwann-Liste durchsehen”. 

Um in Google Keep auf die archivierten Next Actions zuzugreifen, kannst du übers Burger-Menu dein Label “NextAction” auswählen:

Mit zwei Klicks nach einem Label filtern
Alle Next Actions auf eine Blick

Das liefert dir eine gefilterte Ansicht für dein tägliches Review der Next Actions.

Gib mir Rückmeldung: Ist es dir gelungen die Inbox zu leeren oder gab es eine hartnäckige Aufgaben, die sich gegen die drei Schritte gewehrt haben? Schreib sie mir gerne ins Kommentarfeld und ich helfe dir dabei.

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