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Todoist Foundations: Im dritten Anlauf perfekt

Heute hat Todoist einen ganzen Stapel neuer Funktionen released (offizieller Blog). Am meisten erwartet habe ich die neue Abschnittsfunktion („Sections“). Was ist der Mehrwert der Abschnitte? Sie erlauben endlich bequem die natürliche Einteilung in Kategorien, die sich vorher in den Apps nur sehr umständlich vornehmen lies. Ein Nachruf auf die bisherigen Möglichkeiten seine Projekte in Todoist zu strukturieren.

Hinweis: Dies ist ein kleines Review für Todoist-Profis und solche, die es werden wollen. Dieser Beitrag gehört damit nicht zur Serie nützlicher Tipps zu „Mythos Überforderung„.

Fast jedes Projekt mit mehr als 3-5 Aufgaben zerfällt in Kategorien

… das sollte es zumindest. Nehmen wir an, wir wollen Weihnachten planen. Es ergeben sich schnell einige Kategorien:

  • Geschenke für Freunde und Familie (besorgen)
  • Deko (besorgen und aufhängen)
  • Weihnachtskarten (verschicken)
  • Weihnachtsessen (planen)

Die Verben sind bewusst in Klammer gesetzt. Lässt man sie stehen, so hat man Monster-Aufgaben, die sich gar nicht einem Schritt erledigen lassen. Alleine der Punkt „Weihnachtskarten verschicken“ zerfällt in mindestens die folgenden Teilaufgaben:

  • Liste aller Empfänger für Weihnachtskarten erstellen
  • Schöne Karten besorgen
  • Individuelle Karten schreiben
  • (Briefmarken besorgen)
  • Karten zur Post bringen

Wie hat sich das bisher in Todoist abgebildet? Da gab es drei Möglichkeiten:

Möglichkeit 1: Alles in eine Liste

Alle Aufgaben als lange Liste in einem Projekt

Der direkte Ansatz, der leider auch am unübersichtlichsten ist. Auf den ersten Blick erschließt sich nicht, welche Kategorie gerade welchen Status hat. Bei der privaten Weihnachtsfeier vielleicht noch zu verschmerzen, bei beruflichen Projekten riskant.

Möglichkeit 2: Als Unteraufgaben

Mit Unteraufgabe für die Weihnachtskarten

Man fügt die Kategorien als eigene Aufgaben hinzu, also z.B. „Weihnachtskarten“. Anschließend werden die einzelnen Unter-Aufgaben per Drag-and-Drop darunter gezogen. Mit etwas Geduld erhält man das gewünschte Resultat.

Okay, das war leicht untertrieben. Mit VIEL Geduld! Tatsächlich hatte ich nicht genug Geduld. Vor allem auf dem Smartphone eine große Herausforderung. Denn dafür ist die Bedienung zu fummelig. Daher habe ich das hier im Screenshot auch nur für die Weihnachtskarten durchgezogen.

Bonus-Tipp: Setzt einen Doppelpunkt „:“ hinter die Top-Level-Aufgabe, um sie selbst nicht (versehentlich) erledigen zu können. Zusätzlich habe ich mir ein Etikett „Sammel“ erstellt, um die Pseudo-Abschnitte noch besser als solche zu erkennen. Dennoch habe ich das Feature fast nur in Projekt benutzt, für die ich ein Template hatte.

Möglichkeit 3: Mit Unterprojekten

Unser Weihnachtsprojekt mit einem exemplarischen Unterprojekt

Jetzt ist der Teufel mit dem Belzebub ausgetrieben. Die fummelige Bedienung ist weg, dafür muss man sich durch die Projekte navigieren. Je nach Plattform auch sehr umständlich. In den mobilen Varianten von Todoist kann man zusätzlich immer nur ein Projekt ansehen, so dass man mit Tunnelblick auf die einzelnen Aspekte schauen muss. Ebenfalls sehr nervig!

Einen kleinen Vorteil hat diese Vorgehensweise: Man kann Unterprojekte unanbhängig voneinander teilen. Vielleicht hilft der Partner beim Besorgen der Weihnachtskarte, darf aber die geheime Geschenkliste nicht sehen.

Das erschwert das Review: Immer nur ein Unterprojekt in der Ansicht

Jetzt endlich richtig: Abschnitte

In Kürze: Endlich! Abschnitte lassen sich auf allen Plattformen gleichermaßen einfach hinzufügen. Die Aufgaben können un-fummelig verschoben.

Abschnitte! Darauf haben Profi-User lange gewartet

Wer einmal damit alle seine Projekte strukturiert hat, wird nicht glauben wollen, dass wir darauf bis 2019 warten mussten. Meine Todoist-Aufgabe „Abschnitte“ in allen wichtigen Projekten einfügen steht jedenfalls schon.

Mythos Überforderung

Dieser Beitrag ist zum ersten mal am 20. Oktober 2019 in meinem bisherigen Blog auf www.sascha-feth.de erschienen.

Gleich vorab: Ja, der Titel ist geklaut! Er stammt vom gleichnamigen Buch von Michael Winterhoff. Das zugehörige Hörbuch habe ich mittlerweile zweimal gehört und ich empfehle es auf jeden Fall weiter. Gleichzeitig hat es mit diesem Beitrag fast nur den Titel gemeinsam (zumindest wenn man es oberflächlich betrachtet).

Fest steht, eine Vielzahl von Angestellten fühlt sich überlastet (laut DBG-Studie). Du gehörst vielleicht auch dazu. Es stellt sich die Frage nach den Ursachen, denn man möchte die Überlastung ja loswerden. Hier drei populäre Meinungen:

  1. Es ist alles schnelllebiger geworden. Smartphones, E-Mails & Messenger halten den Druck hoch, man  muss immer verfügbar sein und ruck-zuck antworten.
  2. Arbeitgeber beuten uns aus. Sie wollen immer nur eins: Noch mehr Profit! Und das müssen wir als Arbeitnehmer schultern.
  3. Wir verhalten uns nicht erwachsen (Michael Winterhoff) und spielen zusätzlich zu viel Theater (Meetings und ähnliches, wunderbar dargestellt im Buch von Lars Vollmer „Zurück an die Arbeit“)

Punkt 2 möchte ich nicht weiter behandeln. Wer wirklich am Rande des Gesetzes ausgebeutet wird, dem wird auch eine gesteigerte Produktivität nicht helfen. Gleichzeitig bin ich überzeugt davon, dass die meisten Menschen in Europa zu fairen Bedingungen angestellt sind. Die Punkte 1 und 3 sind wahr, aber teilweise außerhalb unseres Einflussbereichs. Beide verdienen grundsätzlich auch einen eigenen Beitrag, weshalb ich sie erst mal außer Acht lassen möchte. Stattdessen möchte ich einen vierten Punkt einbringen:

4. Wir haben es nicht gelernt, uns zu organisieren

„“Organization“ for most people is simply an incomplete list, or amorphous piles, of still-unclear commitments.“
– David Allen

Das ist provokant. Dennoch: Gerade wenn du eben heftig mit Ablehnung reagiert hast, möchte ich dabei bleiben: Ich/wir/du haben nicht systematisch gelernt uns selbst zu organisieren. Woher soll es auch kommen? Es gibt kein Schulfach darüber und auch im Elternhaus muss es kaum vermittelt werden. Ein typischer Schüler muss nur dafür sorgen, dass seine Hausaufgaben gemacht sind und vielleicht noch das Haustier versorgt ist. Und wenn es hier mal hapert: Die Eltern springen mit unzähligen Erinnerungen ein oder erledigen es direkt selbst. An der Universität ist dann die erste Umstellung nötig, da einem hier niemand an die Hand nimmt. Im Vergleich zum Arbeitsleben ist das notwendige Maß an Selbstorganisation noch harmlos, da ein gut geführter Kalender fast schon ausreicht.

Schauen wir uns einen typischen Start in einen Arbeitstag an. Einen nervigen Start, gespickt voller Ungeplanter Ablenkungen. Daily Business könnte man sagen.

45 Minuten reichen aus um den Tag entgleisen zu lassen

  • 7:30 Uhr: Auf dem Weg zur Arbeit. „Ich darf nicht vergessen, auf dem Heimweg noch Essen für heute Abend zu kaufen.“
  • 7:50 Uhr: Auf dem Parkplatz angekommen: „Ich muss noch einen Termin für den Reifenwechsel vereinbaren.“
  • 8:00 Uhr: Ein Post-It begrüßt uns am Schreibtisch. Kollegin Susi bittet um einen Gefallen.
  • 8:10 Uhr: Erst mal E-Mails lesen! 30 Stück. Die ersten beiden sind belanglos, dann eine Bitte vom Kollegen Bernd (Antwort ist jetzt zu aufwändig, machen wir später). Im weiteren Verlauf weitere Belanglosigkeiten, einige Mails, die wir direkt beantworten, und weitere, die wir aufschieben. Achim benötigt dringend eine Antwort, die wir uns aber zuerst bei Steffi holen müssen.
  • 8:30 Uhr: E-Mails sind erst mal durchforstet, jetzt gönnen wir uns einen kurzen Blick aufs Handy. WhatsApp-Nachricht vom Schatz: Bitte noch Kinokarten für morgen reservieren. Kein Problem, machen wir nachher.
  • 8:35 Uhr: Der Blick fällt zurück auf den Monitor und damit auf Susis Post-It. Sie möchte etwas gegengelesen haben. Machen wir direkt; es muss nur ausgedruckt werden. Mist, wo lag die Datei nochmal?
  • 8:36 Uhr: Gedanke auf dem Weg zum Drucker „Zu Hause sind die Druckerpatronen leer“. Selbstverständlich spricht uns unterwegs Sophie an und bittet um einen Gefallen.
  • usw.

Was wir daraus ablesen können? 45 Minuten können ausreichen, um einen Wust an Aufgaben und Kleinigkeiten zu erzeugen, die zwar alle nicht höchste Priorität haben, aber auch keinesfalls vergessen werden dürfen. Bereits jetzt hat der Tag alle Anlagen, um im Chaos zu enden. Ich habe bewusst den Chef noch außen vor gelassen. Sein Auftreten ist quasi immer mit höchster Dringlichkeit und Priorität verbunden. Diese Herausforderung bekommt demnächst einen eigenen Beitrag.

Raus aus dem reaktiven Modus!

Ohne sehr diszipliniertes Selbstmanagement entscheidet der Zufall, was wir vergessen werden und was nicht. Kommen wir wirklich mit Abendessen und reservierten Kinokarten zurück, die wir zu Hause ausdrucken können? Steht der Termin zum Reifenwechsel? Haben wir Susi, Bernd, Achim und Sophie genüge getan? Haben wir die Aufgaben erledigt, die eigentlich erledigt werden sollten, bevor es zu all den Zwischenrufen kam?

Hand aufs Herz: Wie viele dieser Fragen sind an einem typischen Tag mit nein zu beantworten?
Falls es mindestens ein Nein gab: Was ist die Ursache? Die anderen, weil sie uns Aufgaben aufdrücken? Das wäre die leichteste Antwort. Wer sich mit ihr zufrieden gibt, ist möglicherweise mit sich selbst im Reinen – auf unreflektierte Art und Weise. Gleichzeitig wird dieser jemand wohl weiterhin ständig genervt vom seinem Umfeld sein. Dessen Schnelllebigkeit und der scheinbare Wunsch unseres Chefs immer mehr Aufgaben in immer weniger Zeit zu erledigen.

Sieh es ein: Das Problem bist du!

Was wäre, wenn du selbst die Ursache für das Problem bist. Klingt wenig ehrenhaft, ja! Dafür gewinnst du die Chance, dieser Situation zu entkommen, denn du selbst kannst dich ändern. Was tun also?

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Du bist das einzige Problem, das du jemals haben wirst dun du bist die einzige Lösung

Wenn Du an dir selbst arbeitest, dann kannst Du mit solchen Situationen bald spielend umgehen und allen Wünschen und Bitten nachkommen, ohne dabei ein Gefühl der Überlastung zu verspüren. Naheliegend die Frage – wie geht das?
Folge meiner Taktik! Ich habe an ihr viele Jahre gefeilt und möchte sie hier im Blog gerne an euch weitergeben.

  • Schritt 1: Gehe bewusst durch den Tag und hinterfrage deine Reaktion auf solche Situationen. Rufe dir ins Gedächtnis, dass deine Stimmung immer deine Reaktion auf die Umwelt ist.
  • Schritt 2: Lies weiter! In den folgenden Wochen werde ich dir viele kleine, einfache Tipps geben. Gemeinsam können wir so vielen Fallen aus obigem Beispiel entschärfen. Setz‘ dir also eine Erinnerung ins Handy: „einmal pro Woche nebenbei-produktiv.de lesen„. In jedem Beitrag wird es einen einfachen Tipp geben, den du direkt umsetzten kannst und sofort die guten Resultate spüren wirst.

Noch ein Produktivitätsblog!? Warum?

Bereits seit vielen Jahren lese ich mit Begeisterung verschiedene Produktivitätsblogs, schaue mir YouTube-Kanäle zum Thema an und habe auch schon bei Udemy Geld für solche Kurse bezahlt. Da Produktivität eines meiner Lieblingsthemen ist, wollte ich natürlich auch schon immer aktiv mitgestalten. Aber: Weder bezüglich Anzahl noch bezüglich Qualität hat die Welt auf einen weiteren Blog zu diesem Thema gewartet. Oder vielleicht doch?

Dieser Beitrag ist zum ersten mal am 14. Oktober 2019 in meinem bisherigen Blog auf www.sascha-feth.de erschienen.

Mir ist eine Gemeinsamkeit zwischen vielen dieser Blogs und Vlogs aufgefallen: Die Autoren leben mittlerweile von ihren Kanälen und das verändert deren Alltag. Das wiederum verändert ihren Blick auf das Thema Produktivität, und das macht schlussendlich den Inhalt für mich weniger relevant. Sie leben den Lebensstil eines Selbständigen im digitalen Umfeld. Je mehr sie ab jetzt über Tagesgestaltung, Kalenderphilosophie oder E-Mail-Erreichbarkeit sprechen, desto weniger passt das auf mich als Angestellten. „Never read e-mail in the morning“ ist ein toller Tipp und ich würde das gerne umsetzen. Das klappt dann genau so lange, bis ich die erste Anfrage für eine spontane  Besprechung vom Chef dadurch verpasse.

Als dann war meine Mission klar: Ich dir als (leitenden) Angestellten einfache Tipps geben, wie du auch mit kleinen neuen Gewohnheiten zu tollen Resultaten gelangst. Wenn ihr Anregungen habt, welche Themen besonders interessant für euch wären, dann schreibt mir gerne einen Kommentar!

Evernote, ich hasse dich, bitte verlass‘ mich nicht!

Seit einigen Jahren führe ich eine On-/Off-Beziehung mit Evernote. Dabei habe ich viel über Notiz-Apps gelernt, und welchen großen Unterschied selbst kleine Unterschiede im Funktionsumfang tagtäglich machen. Doch meine wichtigste Lektion ist: Eine Notiz-App will geliebt werden. Nur dann funktioniert sie für dich.

Es war eher Zufall, dass ich 2010 mit meinem ersten Smartphone auf der Suche nach einer Notiz-App über Evernote gestolpert bin. Evernote wollte dabei immer schon mehr sein, als eine bloße Notiz-App. Zum einen gab es Sateliten-Apps (Evernote Food und Hello) und „ergänzende“ reale Produkte wie Rucksäcke, Trinkflaschen oder sogar Socken im Evernote Market. Zum anderen wurde mit der App ein Lebensstil beworben. Statt profanen Einkaufszetteln sollte man sein ganzes Leben darin abbilden. Jeder kreative Gedanke, jede wichtige E-Mail, jedes elektronische Dokument sollte darin abgelegt werden. Menschen, die konsequent mit Evernote arbeiten scheinen einen Vorteil zu haben. Sie sind strukturiert, zielorientiert und erfolgreicher. Mir gefiel dieser Gedanke und ich tauchte wahnhaft in Evernote ein.

Die erste Liebe: Mehr Keywords als Notizen

Also legte ich ab, was sich ablegen ließ. Schnell habe ich die Grenzen der kostenlosen Basisversion gesprengt und bin zu Premium gewechselt. Notizen und deren systematische Ablage hatten es mir angetan. Ich las jeden Artikel, testete jede empfohlene Struktur. Hatte ich zu Anfang z.B. 10 Notizbücher (Ideen, Rechnungen, usw.), empfahl mir dann ein Artikel mich auf die Inbox und ein Archiv zu beschränken. Also verbrachte ich einen halben Sonntag damit, alle Notizbücher in das Archiv aufzulösen. Nach kurzer Zeit hatte ich mehr Keywords als Notizen und verbrachte mehr Zeit damit an der Strukturierung der Notizen als mit den Notizen selbst zu arbeiten. Die erste Lektion: Eine Notiz-App soll dein Leben leichter machen. Zwar bedarf es zur optimalen Nutzung einer gewissen Struktur, diese soll aber Arbeit sparen und dir keine Zeit rauben.

Auf der Suche nach Erleichterung bin ich mit meinen Notizen in die Google-Welt umgezogen.  Größere Notizen legte ich als Textdokument in Google Drive an, kleinere Notizen in Google Keep. Nun gibt es in Drive leider keine Labels wie in GMail oder Keep gibt. Folglich konnte ich meine größeren Notizen nur in Ordner sortieren. Der Funktionsumfang von Google Keep war mir gleichzeitig zu Beginn zu gering zur alleinigen Nutzung (Keywords haben anfangs komplett gefehlt). Die zweite Lektion: Notiz-Apps benötigen gute Strukturierungsmöglichkeiten innerhalb der Notiz und ohne (echte) Tags geht es sowieso nicht.

Die zweite Liebe: Zusammenarbeiten mit Evernote

Zufällig lese ich, dass Evernote an einem neuen, reduziertn, Design arbeitet. Das soll helfen sich aufs Wesentliche zu konzentrieren. Pünktlich zur Eröffnung unseres eigenen Mikro-Fitness-Studios beschließe ich die Rückkehr zu Evernote. Also werden ein paar geteilte Notizbücher angelegt und der neue Work Chat getestet. Zu dieser Zeit war die Funktion, über Notizen zu Chatten, neu und Evernote hat sie stolz auf den Präsentierteller gestellt. Zu unrecht, denn die Funktion war halbgar. Eine Art Verlegenheitslösung, dass man Notizen nicht zeitgleich editieren konnte.

Der Artikel “Evernote, the First Dead Unicorn” (Link) ließ den Riss des Work-Chats weiter wachsen. Die dritte Lektion: Eine Notiz-App, die für dich selbst funktioniert, funktioniert noch lange nicht im Team.

Es folgen kurzweilige Phase in OneNote und erneut in der Google Cloud. Da Evernote totgesagt ist, ruht meine Hoffnung darin, dass Google oder Microsoft den Funktionsumfang von Evernote imitieren (oder es aufkaufen).

Die dritte Liebe: Todoist vermittelt kurzweilig

Mittlerweile ist mir das hin und her mit Evernote selbst peinlich. Nun höre ich von TaskClone, einem Dienst der Check-Boxen in (Evernote-)Notizen erkennt und Todoist-Aufgaben daraus macht. Da meine Liebe zu Todoist stets innig und bedingungslos war, kehre ich erneut zu Evernote zurück. Ich vermisse die Funktionen von Evernote und das euphorische Gefühl der ersten Tage. Gleichzeitige hasse ich die Firma hinter Evernote, für den Verfall den sie zugelassen haben. Es ist so, als gäbe man der Jugendliebe die alleinige Schuld an der damaligen Trennung und verachtet sie, aufgrund ihres aktuellen Partners. Leider ist der Verfall von Evernote unübersehbar. Es fehlt an neuen Features und auch viele Bugs werden über Monate hinweg nicht angegangen.  Lohnt es sich noch Notizen anzulegen, wenn der Dienst bald komplett eingestellt wird? Vierte Lektion: Notiz-Apps benötigen Beständigkeit. Wer sein Leben damit strukturieren will, braucht die Vision, dass es zumindest theoretisch ein Leben lang halten könnte.

Dann lese ich einen Artikel darüber, dass man in Evernote ja auch nicht primär mit Keywords arbeiten solle, weil die nicht auf allen Plattformen gleich gut funktionieren. Mist! Hätte ich diese Best Practice damals gewusst, wäre es nie zur Trennung gekommen. Doch jetzt scheint ja auch alles egal. Ist Evernote schon tot?

Einmal will ich es noch wissen…

Dann, Ende 2018, geht durch die sozialen Medien, dass Evernote einen neuen CEO bekommt (Link). Er verspricht eine Rückkehr zu den Grundlagen der App. Make Evernote great again. Das ist die Vision für das Produkt, auf die ich nicht mehr zu hoffen gewagt habe. Die ersten echten Verbesserungen seit Jahren folgen, wie z.B. die überarbeitete Suchfunktion.

Ein letztes Mal kehre ich zurück. Ich kaufe den Premium-Service und lege sinnvolle Notizen an (statt alles auf Verdacht da rein zu knüppeln). Zwischen Keywords und Notizbüchern sorge ich für ein Gleichgewicht. Nun, im April 2020 hält diese Liebe wieder fast ein Jahr. In wenigen Wochen steht die Verlängerung des Premium-Abos an. Und ich muss sagen: “Evernote, ich hasse dich fast nicht mehr, bitte verlass’ mich nicht”.

Was ist nun die eigentliche Lektion, die ich gelernt habe? Wer eine Notiz-App über profane Einkaufszettel hinaus verwenden will, der muss mit Leidenschaft an die Sache heran gehen. Es geht auch nicht um nüchterne Notizen, darum keine Telefonnummern mehr zu vergessen. Es geht darum den Ideen um dich herum einen Lebensraum zu geben in dem sie sich zu tollen Projekten und Produkten weiterentwickeln können. In diese Beziehung musst du selbst einzahlen und dich darauf einlassen. Ach ja, und Keywords brauchst du auch!