Aufgabe – Termin -Erinnerung

Heute – wie angekündigt – eine seichte Folge. Aufgabe, Termin, Erinnerung – was ist der Unterschied, bzw. was sollte der Unterschied sein?Es geht um die alte Frage: Dürfen Aufgaben einen Termin haben? (spoiler: Nein).


Hört dazu auch die bisherigen Folgen:

Folge 4 ist eine der ersten Folgen, und das hört man auch 😉

Die Antwort auf alle Fragen (Folge 42)

Heute – in Folge 42 – gibt es die Antwort auf alle Fragen. Im ernst! Als Warm-Up sprechen wir darüber, was denn das eine Produktivitätsgeheimnis sein könnte, dass dir zur ultimativen Effizienzssteigerung verhilft. Anschließend wollte ich es mir nicht nehmen lassen, kurz über den Sinn des Lebens zu sprechen. Die Antwort auf alle Fragen ist somit nicht 42, sondern in Folge 42.


Links

Klarheit durch Handschrift?

Papierplaner mit eingebautem Coaching erleben seit ein paar Jahren einen immer stärkeren Aufwind. Sie versprechen mehr Klarheit auf dem Weg die eigenen Ziele zu erreichen. Handschriftliches Planung, viel Reflexion und Kreativität bei der Gestaltung sollen das möglich machen. Hier meine Erfahrungen nach zwei Jahren handschriftlicher Planung, und warum ich jetzt damit aufhören werden.


Links

Gute Nacht WhatsApp

80% der Benachrichtigungen auf meinem Smartphone stammen von WhatsApp. Für mich der schlimmste Produktivitätskiller. Hier meine Tipps für gezielte WhatsApp-Auszeiten.

Fast jede Berichterstattung über WhatsApp dreht sich um das Thema Datenschutz. Möglicherweise ist der bei anderen Messengern „besser“. Aus Produktivitätssicht treibt man den Teufel mit dem Beelzebub aus. WhatsApp ist hier nur stellvertretend für meine Kritik an den Fokuskillern angeführt. Hier meine Tipps in Folge 40 meines Podcasts nebenbei produktiv:

Goodbye Instagram (Folge 45) nebenbei-produktiv

  1. Goodbye Instagram (Folge 45)
  2. Sklave der eigenen Todo-Liste? (Folge 44)
  3. Aufgabe – Termin -Erinnerung (Folge 43)
  4. Die Antwort auf alle Fragen (Folge 42)
  5. Klarheit durch Handschrift? (Folge 41)

Mehr Tipps zum Umgang mit Messengern gibt’s in meinem Buch: „Inbox so gut wie zero„.

Ich bin ein Digital Monkey Mind

In meinem Weltbild gehören Produktivität und (möglichst) papierloses Arbeiten zusammen. Daher interessiert mich die Digitalisierung mit allen ihren Aspekten brennend. Mit den Monkeys.Digital, dem Team hinter James, habe ich diese Leidenschaft zum Podcast gemacht: Digital Monkey Minds – neue Perspektiven rund um die Digitalisierung.


Die ersten Folgen sind nun endlich online. Wir fragen uns, ob die Corona-beschleunigte Digitalisierung übereilt war, ob Menschen lieber im Laden oder Online kaufen und ob die älteren Menschen wirklich ausgegrenzt werden. Hört rein: https://anchor.fm/monkeysdigital

Hörprobe

Weniger Stress beim Kochen dank HelloFresh

Kochen kann ganz schön stressen! Schaffen Kochboxen eine Abhilfe? Hier mein Testbericht zum Lieferdienst Hello Fresh. Meine Meinung zu Preisen, Qualität, Familientauglichkeit usw.

Den ausführlichen Testbericht könnt ihr in meinem Fitness-Blog lesen, oder hier im Podcast anhören:

Asynchron an Dokumenten arbeiten

Wie kann man asynchron an Dokumenten arbeiten, um Zeit zu sparen und den Stress zu reduzieren?

Über gängige Unarten, wie heute noch viel zu oft gemeinsam an Dokumenten gearbeitet wird, habe ich mich im Blog schon amüsant beschwert. Die seien ineffizient und verschwenden Zeit; so mein Argument. Heute möchte erneut auf dieses Thema schauen, und erklären, wie man asynchron an Dokumenten arbeiten sollte, um allen Zeit zu sparen und den Stress zu reduzieren.
Hier geht es zum ursprünglichen, ironischen Beitrag:

Gemeinsam entschleunigt an Dokumenten arbeiten

Jetzt anhören

(kein Betreff)

Warum E-Mails mit dem Betreff „(kein Betreff)“ ein Problem sind, und wie denn eine gute Betreffzeile aussehen sollte.

Vorab: Es geht mir in diesem Beitrag um Betreffzeilen im beruflichen und privaten Umfeld. Nicht um Newsletter und deren Öffnungsraten.

Diesen Beitrag im Podcast anhören:

Niemand bekommt gerne E-Mails ohne Betreff. Warum kommen sie dann immernoch vor? Zum einen, weil sie eben dennoch viel zu oft trotzdem gelesen werden. Wenn du den Absender kennst, bist du vielleicht noch gewillt sie dennoch zu Lesen, und den fehlenden Betreff als Schrulligkeit zu entschuldigen. Bei unbekannten Absendern oder bei Newslettern ist das ein Problem: Auf Grund der Spamgefahr werden sie seltenst geöffnet. Zum anderen kommen solche E-Mails oft in der Eile zustande. Du telefonierst mit jemandem, und es kommt ein Dokument zur Sprache. Es geht um einen Bericht für den Kunden Müller. Nicht jeder hat es gerade zur Hand, so dass man es sich schnell zumailt und beim Betreff Zeit sparen will. Er bleibt dann effektiv leer. Selbst ein knapper Betreff wie “Dokument” oder “Bericht” wird hier später wenig nutzen. Wenn du Wochen, oder Monate später nach der E-Mail suchst sind solche generische Betreffzeilen nur unwesentlich hilfreicher als leere. Wenn doch wenigstens der Kundenname “Müller” im Betreff enthalten wäre…

Lass uns daher in zwei Schritten zu besseren Betreffzeilen für E-Mails kommen.

Schritt 1 zum besseren Betreff: Halbsätze mit Handlungsaufforderung

Generell solltest du dir für jede Betreffzeile einen Moment Zeit nehmen, um über eine gute Formulierung zu überlegen. Gleichzeitig, wollen wir keine Wissenschaft daraus machen. Also: Denke zweimal über einen guten Betreff nach, aber nicht öfter. Als Beispiel wollen wir ein Dokument an eine(n) Kollegin/Kollegen senden. Er/sie soll eine Meinung äußern und ggf. Fehler korrigieren. Im Idealfall versendest du jetzt gar nicht das Dokument selbst, sondern einen Link zu dem Dokument. Siehe dazu auch den Beitrag “Gemeinsam entschleunigt an Dokumenten arbeiten”. Dort habe ich dir die wichtigsten Empfehlungen zur Zusammenarbeit an Dokumenten aufgeschrieben.

Gefällt dir dieser Beitrag bisher?

Möchtest du noch mehr Informationen für dein Selbstmanagement erhalten? Dann abonniere meinen kostenloses Newsletter:

Zurück zum Betreff. Statt nur “Bericht” wählst du (mindestens) einen Halbsatz, wie etwa “Bitte Bericht gegenlesen”. Noch nicht absenden, wir werden den Betreff noch ein bisschen überarbeiten. Ob du das Wort Bitte dann wirklich in den Betreff schreibst oder in den Textkörper packst, kannst du frei entscheiden. Das hängt ein vor allem davon ab, wer die E-Mail empfängt. Auf jeden Fall hast du schon mal deinen “Call to Action”, also eine Handlungsaufforderung. Analog kannst du schreiben “Zur Kenntnisnahme: …”, falls der/die Emfpänger/in nicht weiter un muss. Von Kürzeln wie FYI (oder ASAP) solltest du Abstand nehmen. Nicht jeder versteht sie.

Fehlt noch der Kontext und die Dringlichkeit.

Schritt 2 zum besseren Betreff: Kontext und Dringlichkeit 

Bitte gegenlesen” oder einfach nur “gegenlesen” ist schon ein Call to Action, dem aber der Kontext fehlt. In unserem Beispiel soll es um den Bericht für den Kunden Müller gehen. Wir nehmen das in den Betreff mit auf:

(Bitte) Bericht für Kunde Müller gegenlesen

Jetzt hat das Deutsche die Angewohnheit, die Verben am Satzende zu platzieren. Hier ist also das Wort “Gegenlesen”. Deswegen mein Tipp: Schreibe nicht “(Bitte) Bericht für Kunde Müller gegenlesen”, sondern schreibe:

(Bitte) gegenlesen: Bericht für Kunde Müller

Bei E-Mails ist es vor allem wichtig, sofort zu verstehen ob etwas mit ihr getan werden muss. Das geht jetzt bereits aus der halben Betreffzeile hervor. Es muss etwas getan, und zwar etwas gegenlesen. Im Rahmen von Inbox Zero ist man dankbar für solche klaren Betreffzeilen.

Eventuell möchtest du noch eine Deadline nennen. Wenn es eine unwichtige oder eine entspannte Deadline ist, würde ich sie ans Ende stellen. Z.B.:

(Bitte) gegenlesen: Bericht für Kunde Müller (bis Ende der Woche)

Dann springt sie dem Lesenden nicht direkt ins Gesicht. Ist es hingegen dringend, so sollte es innerhalb der Call to Action stehen:

Bitte dringend gegenlesen: Bericht für Kunde Müller

Vielleicht möchtest du das dringend auch noch spezifizieren, wie etwa “noch heute” oder „sobald wie möglich„. Damit haben wir ein einfaches Rezept:

Handlungsaufforderung evtl. Deadline: Kontext (Nachtrag)

  • Handlungsauffoderungen als Call to Action wie “bitte xyz” oder “Zur Kenntnisnahme”, usw.
  • Deadlines bzw. Dringlichkeiten wie “dringend”, “noch heute” oder “so bald wie möglich”, aber eben nur falls dem wirklich so ist
  • Kontext, wie z.B. der Name des Kunden oder des Projektes
  • Nachtrag optional, so wie du es für notig erachtest.

Ein guter BLUF im Textkörper ersetzt den Zoom Call

Im Textkörper empfiehlt sich ein ähnliches Muster. Das läuft dort unter der Bezeichnung BLUF: Bottom Line up Front. Es wird also, die für gewöhnlich letzte Zeile der E-Mail ganz an den Anfang gestellt. Statt erst einmal lang und breit zu erklären, in welchem Zusammenhang diese E-Mail gerade steht, um dann im letzten Satz der E-Mail zu schreiben: “Könntest du das bitte gegenlesen?”, kommt diese Bitte ganz nach vorne. Die Details dazu, sind aber ein Theme für einen eigenen Beitrag.

Das ganze Thema “E-Mails” beschäftigt mich aktuell wieder brennender denn je, und Zoom Calls sind die Ursache dafür. Nervende Zoom Calls wohlgemerkt. Für ein anderes Projekt, über das ich demnächst berichten werden, habe ich mich mit dem Thema Zoom-Fatigue auseinandergesetzt, also der Ermüdung in Videokonferenzen. Sicherlich kennst du das Problem: Im Homeoffice sitzt man in unzähligen Videokonferenzen, und das ist einfach nur furchtbar ermüdend. Den beste Ausweg bietet das Stichwort “asynchrone Kommunikation”. E-Mails sind einer der wichtigsten und essentiellsten asynchronen Kommunikationsformen, die es gibt. Auch das wird ein Thema für einen eigenen Beitrag.

Wenn du in der Zwischenzeit E-Mails perfekt beherrschen willst, empfehle ich dir mein Buch “Inbox so gut wie zero”. Hier lernst du nicht nur, wie man E-Mails sinnvoll strukturiert, sondern auch wie du dein Postfach als Ganzes einfach strukturierst und die mögliche Flut an E-Mails souverän bewältigst.

Das sind nur 15 Minuten pro Woche!

Viele kleine, vermeintlich tolle,  neue Gewohnheiten kommen mit dem Versprechen: Das sind nur 15 Minuten pro Woche bzw. wenige Minuten am Tag. Warum sind diese Versprechungen so verlockend und warum solltest du zweimal überlegen, bevor dieses Kleinvieh mit seinem Mist deinen Kalender füllen darf? Darüber sprechen wir in der aktuellen Folge: „Das sind doch nur 15 Minuten pro Woche“.

Scrolle ans Ende um diesen Beitrag im Podcast anzuhören oder auf YouTube anzusehen.

Folgendes Gespräch hat mich zu diesem Beitrag motiviert: Wir waren bei Freunden zu Besuch, deren Eltern sich einen Pool gebaut haben. Der Sommer stand unmittelbar vor der Tür und natürlich hat uns der Gedanke, dann täglich nach der Arbeit in den Pool zu springen, auch gefallen. Daher habe ich gefragt: „Macht das nicht viel Arbeit?“ Die Antwort: „Nein, das sind nur 15 Minuten Arbeit pro Woche“. Klingt erstmal gut. 15 Minuten Arbeit pro Woche und ich kann einen Pool betreiben. Ein guter Deal, oder? Mal abgesehen davon, dass er natürlich zuerst gebaut und finanziert werden muss.

Hüte dich vor wenig Zeitaufwand

Sei vorsichtig bei Aussagen der Form “Das ist nur eine Viertelstunde Arbeit pro Woche” oder “…nur wenige Minuten am Tag”. Was passiert, wenn man so etwas hört? Man denkt nicht nach, ob man wirklich die Zeit dafür hat, sondern entscheidet unüberlegt. Ein paar Minuten Zeit pro Woche oder pro Tag, die hat doch schließlich jeder!? Das lese ich vor allem ganz oft im Zusammenhang mit irgendwelchen Fitness- oder Gesundheitsempfehlungen. Man kann kurzfristig entgegenhalten, mit den richtigen Prioritäten würde das schon passen. Mag im Einzelfall richtig sein. Dann solltest du aber auch sorgfältige Überlegungen zu deinen Prioritäten anstellen, und nicht auf die folgenden beiden Mechanismen reinfallen:

  1. Von kleinen Zeitaufwänden wird nicht wirklich geprüft, ob sie in den Kalender passen.
  2. Zeitaufwände in der Zukunft werden abgewertet.

Wenn du gefragt wirst „Kannst du nächste Woche mal einen ganzen Tag für dieses und jenes opfern?„, dann wirst du zuerst in den Kalender schauen. Wenn dich aber jemand fragt “Hast du nächste Woche mal eine Viertelstunde Zeit?” dann wirst du vermutlich gar nicht erst in den Kalender schauen, sondern direkt zusagen.

Zeitaufwände und Marshmallows in der Zukunft werden abgewertet

Der zweite Effekt entsteht dadurch, dass wir Zukünftiges abwerten. Gewinne in der Zukunft erscheinen uns weniger wert als Gewinne, die wir unmittelbar bekommen können. In der Volkswirtschaft nennt sich das Zeitpräferenz (siehe Wikipedia). Nehmen wir an, du könntest heute eine Sache für 10 Euro kaufen und du hättest sie auch gerne heute. Nun wird dir angeboten, eine Woche zu warten und einen günstigeren Preis zu erhalten. Wie viel niedriger muss der Preis sein damit du eine Woche wartest? Das kommt wahrscheinlich darauf an, was es ist, wie hoch die Investition ist und wie sehr du dafür sparen müsstest. Konkret bei 10 Euro wirst du vermutlich keine Woche warten, um es für 9 Euro kaufen zu können. Wie sieht es aber bei einer Ersparnis von 3 oder 4 Euro aus?

Dazu passt der berühmte Marshmallow-Test. Man hat Kindern einen kleinen Teller mit einem Marshmallow hingestellt und angeboten, sie dürfen ihn direkt essen. Würden sie jedoch warten, bis der Versuchsleiter gleich zurück ist, dann bekämen sie zwei Marshmallows. Es gab verschiedene Varianten, welche Belohnung man den Kindern versprochen hat, ob man ihnen gesagt hat, wie lange man den Raum verlassen würde usw., die dafür gesorgt haben, dass unterschiedlich viele Kinder gewartet haben oder nicht. Oft war der Marshmallow jetzt viel mehr wert als zwei Marshmallows später.

Erwachsene sollten das Problem kennen: Thema Investitionen. Einen Euro, den ich heute ausgeben kann, gegenüber 2 Euro, die ich in 30 Jahren habe, wenn ich diesen Euro heute investiere. Unabhängig von der Inflation ist nicht jeder Erwachsene gewillt, einen Belohnungsaufschub hinzunehmen.

Was sind 15 Minuten nächste Woche wert?

Wenn ich dich heute nach einer Stunde deiner Zeit frage, wirst du es vermutlich als eine Stunde betrachten. Wenn ich dich jedoch heute für nächste Woche nach einer Stunde frage, wirst du sie vermutlich unterbewusst auf ca. 40-50 Minuten diskontieren. Dadurch ist es viel wahrscheinlicher eine Zusage von dir zu erhalten.

Das ist eine Diskontierung, also eine Abwertung, zukünftiger Ereignisse. Also sagst du  zu. Das gilt für den Umzug, die Renovierhilfe, irgendwelche Tagungen für die du einen Vortrag zusagst usw. Natürlich darfst du gerne Freunden helfen, kenne aber auch die Mechanismen, die über pure Hilfsbereitschaft hinaus gerade wirken. 

Diese unzähligen kleinen Verbindlichkeiten rauben dir in Summe sehr viel Zeit. Geh‘ doch einfach mal im Geiste deine Aktivitäten von heute, dieser oder nächster Woche durch. Wie viel davon fällt in diese Kategorie?

Das bedeutet jetzt im Umkehrschluss: Bei jedem Zugeständnis, das du gibst, solltest du zwei Prüfungen machen

  1. Sagst du nur zu, weil es dir kurz vorkommt? Falls ja, so werfe vorher einen Blick auf deinen Kalender und Todo-List.
  2. Sagst du nur zu, weil es in der Zukunft liegt? Falls ja, so stelle dir vor, der Termin wäre schon in wenigen Tagen und triff dann deine Entscheidung.

Diesen Blogbeitrag zu lesen hat dich ungefähr 10 Minuten deiner Zeit gekostet. Wie sieht’s aus: Liest du nächste Woche den nächsten Beitrag?

Jetzt anhören

… oder anschauen

Nachhaltig reich mit Claus Hartmann

Hast du jemals darüber nachgedacht deinen Job zu kündigen, um nachhaltig reich zu werden? Reich meint hier nicht nur das Finanzielle. Dr. Claus Hartmann hat genau das getan. Er hat seine sichere Festanstellung aufgegeben, um seiner Leidenschaft zu folgen: Der Beschäftigung mit dem Thema Nachhaltigkeit. In ersten Teil unseres Interviews sprechen wir darüber, wieso man bei jeder Existenzgründung die verschiedenen Aspekte der Nachhaltigkeit im Blick behalten sollte. Darüber, und wieso Umwege die Ortskenntnis erhöhen.

Wer noch tiefer in das Thema einsteigen möchte, dem empfehle ich seinen Online-Kurs „Geheimnisse für den nachhaltigen Erfolg„. Nutzt dazu den Rabatt-Code: Podcast-Rabatt. Ihr bekommt den Kurs damit für 39€ statt 69€.

Links:

… oder anschauen