Crash-Kurs Projektmanagement 3: Wie sollten Teams ihre Projekte planen

Team, das bedeutet „Toll, ein anderer machts“.  Diese Deutung kennen wir alle noch von den Gruppenarbeiten aus der Schule, wenn sich dort einzelne Faule hinter wenigen fleißigen versteckt haben. In dieser Folge soll es eigentlich darum gehen, wie Teams ihre Projekte planen sollen, und nicht wie sie faule Äpfel aussortieren.Will man als Team aber voran kommen und erfolgreich sein, muss man die typische strukturelle Probleme an der Wurzel packen.

Daher habe ich drei Tipps für dich zusammengetragen, die Teams strukturell besser aufstellen und überhaupt richtig ausrichten. Jeder Tipp gehört zu einer anderen gedanklichen Flughöhe. Wir starten mit derjenigen, aus der man das Ziel sehen kann und nähern uns dann der Landebahn des Tagesgeschäfts:

  • Tipp 1: Teams sollten innere und äußere Referenzen unterscheiden um ihre Mission zu finden
  • Tipp 2: Teams sollten agil agieren um ihre nächsten Projekte auszuwählen
  • Tipp 3: Teams (und Firmen überhaupt) sollten transparent damit umgehen, was zu tun ist und wie erfolgreich ihre bisherigen Resultate überhaupt sind

Die Details hört ihr in der Folge meines Podcasts:

Crash-Kurs Projektmanagement 2: Wer braucht eigentlich Gannt-Charts?

Sie sind der bildgewordene Inbegriff des Projektmanagements: Gannt-Charts. Ich behaupte allerdings: Gannt-Charts gaukeln dir ein Maß an Kontrolle, dass du nicht hast. Ja, das du sogar noch nicht einmal benötigst! Hier mein Aufruf zu mehr Gelassenheit in der – und damit auch bessere – Projektplanung. Denn: Wer braucht überhaupt Gannt-Charts im Projektmanagement?

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Crash-Kurs Projektmanagement 1: Wie viele Projekte hast du?

Wie viele Projekte hast du eigentlich gerade parallel am Laufen? Weniger als 10? Irrtum! In der heutigen Folge erfährst du, was alles ein Projekt ist, und warum du dabei gerne auch Kleinvieh als Projekt betrachten solltest.
Diese Episode ist gleichzeitig der Auftakt zur Mini-Serie „Crash-Kurs Projektmanagement“.

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ClickUp und andere Raketenwissenschaften

Das die klassische Todo-Liste zu simpel ist, um im modernen, schnellen Alltag standhalten zu können, hat sich mittlerweile herumgesprochen. Auf der anderen Seite des Spektrums steht exemplarisch die Todo-App ClickUp, die mich regelmäßig mit ihrer vielen Features, Buttons, Begriffen, usw. erschlägt.
Fühlt sich an wie eine Raketenwissenschaft! Damit kann man scheinbar alle Aspekte und Bedürfnisse an eine Todo-App abbilden. Kompromisse sind fast keine nötig. Warum das aus meiner Sicht dennoch der falsche Weg ist, der Komplexität des Alltags zu begegnen, und wieso Landkarten nicht den Maßstab 1:1 haben, hört ihr in dieser Folge.

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Wie leer muss eine Inbox sein?

Inbox Zero fordert: die Inbox der Todo-Liste und der E-Mails muss jeden Abend leer sein. Ich zeige dir einen Zwischenweg, zu entspannter Inbox „so gut wie“ zero.

Der strenge Inbox-Zero-Ansatz fordert: die Inbox der Todo-Liste und der E-Mails muss jeden Abend leer sein. Was aber, wenn das in zu viel Stress ausartet?

In dieser Podcast-Folge gehe ich ausführlich auf diese Forderung ein:

Wie die meisten menschen ihre E-Mails organisieren

Es einen Posteingang. PUNKT. Manchmal, aber wirklich nur manchmal werden E-Mails, wenn man fertig mit ihnen ist, in einen speziellen Order verschoben, z.B. mit dem Namen des Kunden.

Bei Todo-Listen sieht das ähnlich aus. Es gibt genau eine Todo-Liste. Wenn überhaupt. Diese ist mehr oder weniger vollständig und die Todos darauf sind mehr oder weniger gut ausformuliert.

Was Inbox Zero fordert

Der Posteingang deiner E-Mails und die Startseite deiner Todo-Liste weden als Inbox (bzw. Eingang) bezeichnet. Dort landet erst mal alles. Bei E-Mails geschieht das durch die Enscheidung der Sender, in der Todo-Liste durch dein aktives Eintragen. Lange aufhalten sollen sich die Einträge dort aber nicht. E-Mails sollten so schnell wie möglic in einen Prozessordner geschoben werden (z.B. Next Action oder Warten) und Todos wandern in das korrekte Projekt und erhalten die korrekten Einstellungen (Priorität, Fälligkeit, Dauer, Kontext, usw.). Abends soll die Inbox immer leer sein. Das ist eine strenge Forderung.

Inbox Zero ist zu streng

Zumindest für die meisten Menschen. Selten hält man das lägnger als ein paar Tage durch, bevor man diese selbstauferlegte Geißelung genervt beendet. Man hat die übliche Sorte von E-Mail-Stress gegen eine neue Art von E-Mail-Stress eingetauscht. Das Freiheitsgefühl, dass sich eigentlich sollte, kam nie auf. Inbox Zero wird verteufelt und als nutzlos gebrandmarkt.

Inbox so gut wie zero

Du musst deine Inbox nur überblicken können. Ein Blick in die Inbox, egal ob E-Mails oder Todos, muss die schnell eine Übersicht verschaffen. Meistens bedeutet das 5-10 Einträge. Alles was darüber hinaus geht erfordert mehr als einen flüchtigen Blick. Dein Verstand muss dann doch wieder bemüht wieder, um jede E-Mail einmal gedanklich in die Hand zu nehmen. „Was war mit dieser E-Mail nochmal zu tun?“.

Je besser deine Absender die Betreffzeile gewählt haben, desto leichter fällt dir das. Nehmen wir an, du hast fünf E-Mails mit nichtssagenden Titel bekommen:

  • „Unser Projekt“
  • „Angebot für den Kunden“
  • „Tagung nächste Woche“
  • „Problem mit Rechnung“
  • „Abschied Frau Schmidt“

Was ist hier zu tun? Du musst die E-Mail entweder nochmal kurz öffnen oder dein Gedächtnis bemühen, sich an den Inhalt zu erinnern. Diese Inbox ist mit fünf E-Mails zu voll!

Hätten die Absender*innen jedoch folgende Betreffzeilen gewählt

  • „Wann kann unser Projekt starten?“
  • „Zur Kenntnisnahme Angebot für den Kunden wurde versendet“
  • „Bitte Hotelzimmer für Tagung nächste Woche buchen“
  • „Problem mit Rechung: Bitte Fehler in Adresszeile korrigieren“
  • Abschied Frau Schmidt: Wer kann einen Kuchen backen?“

so könntest ohne Öffnen der Mails und auch bei schlechten Gedächtnis sofort erfassen, was Sache ist. Diese Inbox ist mit fünf E-Mails nicht zu voll.

Fazit: Inbox Zero ist zu streng aber man braucht gute Betreffzeilen

Eine Inbox mus nicht leer sein, eine Inbox muss aber überblickbar sein. Wie gut das klappt, hängt starkt von der Fähigkeit deiner Absender ab, gute Betreffzeilen zu verfassen.

Dazu müssen möglichst viele Menschen über gute Betreffzeilen (siehe eigene Podcast-Folge) informiert werden. Teile dazu diesen Blogbeitrag mit allen Menschen, die dir schlechte Betreffzeilen gesendet haben.

Werde zum E-Mail-Ninja

Wenn du E-Mail-Produktivität systematisch erlernen willst, dann empfehle ich dir das Buch „Inbox so gut wie zero„:

Schau dir auch gerne meine Expertentipps bei Anna Lechmann an:

Mehr Produktivität durch Thementage?

Bei erfolgreichen Menschen gibt es gefühlt nur zwei Sorten von Kalendern: Entweder sie sind fast leer oder sie sehen durch Time Boxing aus wie ein bunter Flickenteppich. Thementage können hier einen sehr guten Zwischenweg liefern: Flexibel wie ein leerer Kalender, und doch allumfassend wie Time Boxing.
In dieser Folge erkläre ich, wie sich das noch weiter verbessern lässt, wenn man Thementage mit „eat that frog“ verbindet.

Folge 49 jetzt im Podcast anhören:

Lass‘ dir den Stress nicht anmerken!

Wie äußert sich Stress bei dir? Vor allem: An welchen Anzeichen merken andere, dass du Stress hast? Bleibst du gelassen oder doch eher Kopfloses-Huhn-Modus?


Hier meine Strategie für Situationen, in denen ich es nicht mehr schaffe den Stress zu verbergen. Jetzt im Podcast anhören:

Dazu passt gut: Tipp 4: Bei akutem Stress hilft ein alter Briefumschlag

Goodbye Instagram

Aus persönlichen Gründen habe ich mich entschlossen, einen meiner Instagram-Accounts zu löschen. Nicht einfach ruhen zu lassen, sondern aktiv zu löschen. Nutzen wir die Gelegenheit um über Social Media auf dem Smartphone zu sprechen, und warum dich rote Punkte und FOMO in ihren Bann ziehen. Instagram, Facebook, TikTok aber auch Pinterest und WhatsApp oder doch lieber Langeweile?

Höre dazu auch die Folge „Gute Nacht, WhatsApp