Wie nützlch sind Apps für Mikro-Gewohnheiten?

Mikro-Gewohnheiten, oder neudeutsch Micro Habits, sind ein wichtiger Schlüssel, um seine Ziele möglichst mühelos zu erreichen. Die Idee ist, dass sie einmal clever installiert werden und dann ohne mentale Mühen oder Widerstände ablaufen und einem dem Erfolg Stück für Stück näher bringen.
Doch wie verfolgt man diese Mikro-Gewohnheiten tagtäglich am besten? Im Kalender oder der Todo-Liste? Mit Post-Its am Kühlschrank oder doch lieber mit einer speziellen App. Heute teile ich meine Erfahrungen mit dir, wie du Apps für Mikro-Gewohnheiten am besten verwenden kannst.

Im Podcast anhören:

Dabei können wir von klitzekleinen bis hin zu riesengroßen Gewohnheiten sprechen. Das Bett zu machen, wenn man aufsteht oder dreimal pro Woche für eine Stunde ins Fitnessstudio zu gehen. Routinen bringen eine Regelmäßigkeit, eine Konsistenz und damit eine Beharrlichkeit in unser Leben. In diesem Beitrag möchte ich insbesondere über Mikro-Gewohnheiten, neudeutsch Micro Habits. Sollten wir die mit unseren Kalendern, Todo-Apps oder doch lieber mit speziellen Apps tracken?

Wann ist ein guter Zeitpunkt für deine Gewohnheiten?

Exemplarisch wollen wir uns vornehmen, dass wir jeden Tag 10 Liegestütze machen wollen. Es ist ein toller Vorsatz mit einen Mehrwert für dich, egal welches Fitnesslevel du gerade hast. Wie stellst du sicher, dass du diesen Vorsatz länger als drei Tage durchziehst? Du könntest es z.B. jeden Morgen in deinen Kalender eintragen. Das wäre ein sehr kurzer Termin von ca. 30 Sekunden Dauer. Die meisten Kalender-Apps erlauben gar keine so kurzen Termine.

Nehmen wir zusätzlich noch das Ziel dazu, täglich mindestens 1,5 Liter Wasser zu trinken. Während wir bei den Liegestützen noch auf die Idee kommen könnten, das in den Kalender einzutragen, ergibt das hier keinen Sinn. Zum einen ist das zu viel Wasser für ein kurzes Zeitfenster und zum anderen könnte der Darm so viel auch gar nicht aufnehmen.

Ich denke wir sind uns einig: Der Kalender ist raus. Für die Liegestütze ist er nicht optimal und fürs Trinken ist er völlig unnütz. Wir schreiben ja sowieso keine Aufgaben in den Kalender.

Helfen Todo-Listen für Mikro-Gewohnheiten?

Bei den Liegestützen durchaus! Eine täglich wiederkehrende Aufgabe “10 Liegestütze machen”, mit Fälligkeit eine Minute nachdem der Wecker klingelt, funktioniert wahrscheinlich für die meisten Menschen. Zumindest auf rein technischer Ebene und vorausgesetzt, dass man auch wirklich morgens direkt aufs Smartphone schaut und die Aufgabe zu sehen.

Beim Trinken sieht das leider wieder anders aus. 1,5 Liter sollten man auf mindestens 6 Gläser aufteilen. Wie wäre es also mit 6 Todos “Ein Glas Wasser trinken”, einmal alle ein bis zwei Stunden ab 7 Uhr? Mal angenommen, es kommt noch eine weitere Mikro-Gewohnheit dazu, die mehrmals pro Tag ablaufen soll, dass würden diese Einträge meine tägliche Todos dominieren. Die wirklich wichtigen Aufgaben würden sich dazwischen verstecken.

Auch hier vermute ich Einigkeit zwischen uns: Für die Liegestütze könnte es funktionieren, fürs Trinken eignet sich eine Todo-Liste als Tracker nicht.

Sind spezielle Apps für Mikro-Gewohnheiten die Lösung?

Zum Glück gibt es da ja noch die Spezial-Apps. In Habit-Trackern wie z.B. Habit Hub (https://www.thehabithub.com/) tragen wir unsere Vorhaben ein und können täglich Erfolg oder Misserfolg eintragen. In der Vorbereitung zu dieser Folge habe ich mir viele verschiedene Habit-Tracker-Apps heruntergeladen. Die meisten waren mir viel zu kompliziert oder haben mich Werbung genervt, ich solle doch endlich die Premiumversion kaufen. So bin ich am Ende doch wieder bei Habit-Hub gelandet. Keep it simple.

Neue Gewohnheiten mit Habit-Hub
Neue Gewohnheiten mit Habit-Hub tracken

Ab dann gilt: Lass bloß die Serie nicht abreißen. Tag für tag wird die Serie an Häkchen länger und dein Stolz auf dich größer. Hoffentlich zumindest. Für mich ist das ein sehr starker Motivator. Ist Serie einmal mehrere Dutzend Tage lang, so tue ich für gewöhnlich den Teufel das abreißen zu lassen um dann wieder bei Null zu starten. 

Mir hat mein Zahnarzt Jahr für Jahr erneut empfohlen Zahnseide zu verwenden. Jedes Mal bin ich mit den besten Vorsätzen aus der Praxis, jedes Mal hat es nur wenige Tage gehalten. Bis ich es in meinen Habit-Tracker eingetragen habe. Mittlerweile stehe ich bei 1005 Tagen in Folge, also über zweieinhalb Jahre. Jetzt werde ich den Teufel tun, und diese Serie abreißen lassen. Die Motivation, dieses Highscore in immer weitere Höhen zu treiben, ist für mich übermächtig.

Wir könnten es für beide Ziele, Liegestütze und genug Trinken, jetzt mit einem Habit-Tracker probieren.

Nachteil der Habit-Tracker

Für die Zahnseide hat mein Habit-Tracker ja hervorragend funktioniert. In der Standardeinstellung werde ich um 21 Uhr gefragt, ob ich alle Gewohnheiten auch wirklich durchgeführt habe. Für die Zahnseide eine perfekte Uhrzeit. Entweder habe ich es dann schon gemacht, oder die Schlafenszeit steht kurz bevor und ich nehme mir die 30 Sekunden Zeit. Für die meisten anderen Gewohnheiten funktioniert das nicht: Um 21 Uhr kommt die Erinnerung viel zu spät. Dann wirst du nur noch genervt 10 Liegestütze machen und schon gar nicht mehrere Gläser Wasser trinken.

In meiner Erfahrung ist jede andere Uhrzeit aber auch nur bedingt besser. Morgens um 7 Uhr passen die Liegestütze ganz gut und auch ein erstes großes Glas Wasser ergibt Sinn. Doch auch jetzt muss der restliche Liter über den Tag verteilt werden. Wie auch bei den Todo-Listen möchte ich nicht permanent eine Benachrichtigung auf meinem Smartphone über das nächste fällige Glas Wasser. Benachrichtigungen, die uns aus konzentrierter Arbeit, “Deep Work”, herausreißen, haben wir schließlich schon genug.

Zwischenfazit: Habit-Tracker machen eine Sache besser als Todo-Listen und der Kalender, wenn es um neue Gewohnheiten oder Routinen geht: Sie belohnen dich mit Stolz auf immer längeren Serien und Rekorde. Gleichzeitig erinnern sie dich ähnlich wie Todo-Listen und Kalender zu ungünstigen Zeitpunkten. Das Problem, den richtigen Trigger für deine Gewohnheiten zu finden, bleibt. Apps für Mikro-Gewohnheiten sind nicht die alleinige Lösung.

Der richtige Weg zu neuen Gewohnheiten

Ganz klassisch und Offline hätte man sich Post-Its in der ganzen Wohnung verteilt. Zwar würde ein Post-It “10 Liegestütze” auf der Toilette nicht direkt funktionieren, aber “Ein Glas Wasser trinken” am Kühlschrank vermutlich schon. Daran müssen wir ansetzen: Finde den richtigen Trigger (Auslöser) im richtigen Zusammenhang.

Für die Liegestütze kann das ein Post-It an der Schlafzimmer sein. Bevor du den Raum morgens verlässt werden Liegestütze gemacht. Alternativ kannst du dir deine Kleidung an einer Stelle platzieren, die dich an Liegestütze erinnert. Z.B. nicht auf dem Stuhl sondern auf dem (sauberen) Boden daneben. Boden = Liegestütze. 

Für deinen Wasserhaushalt kann das ein Post-It am Kühlschrank sein. Ebenso könnte für dich funktionieren, dass du das Glas direkt wieder auffüllst und gut sichtbar auf die Arbeitsplatte oder Esstisch stellst. Mit einer Kundin von mir haben wir die Gewohnheit erarbeitet, dass sie jedes Mal, wenn sie die Hunde füttert selbst ein Glas Wasser trinkt.

Egal ob Kleidung auf dem Boden oder hungriger Hund: In all diesen Fäll kommt der Auslöser bzw. Trigger in einer Situation, in der es auch gerade möglich oder günstig ist, die Handlung auszuführen. Bei einer Smartphone-Benachrichtigung sieht das meistens grundlegend anders aus: Sie kommt nur zeitgesteuert, egal wie unpassend die Situation gerade ist.

Die richtigen Trigger sind auch die wichtigste Grundlage für meine persönliche Gewohnheiten. Alles wird so platziert, dass zur richtigen Zeit und vor allem zur richtigen Situation zur Hand ist. Es muss ein No-Brainer sein und die Routine muss ohne nennenswerte Anstrengung laufen können. Die Erinnerung im Habit-Tracker am Ende des Tages habe ich beibehalten. Dann sind alle Routinen bereits erledigt und ich bekomme ich eine winzige Belohnung, in Form einer Serie, die erneut um einen Tag gewachsen ist. Apps für Mikro-Gewohnheiten sind damit nur meine Belohnung, nicht aber der Schlüssel.

Jetzt lade ich dich ein, dir zu überlegen, welche kleinen Gewohnheiten dir denn helfen würden und was der richtige Trigger sein könnte. Schreib mich unverbindlich an, wenn ich dich dabei beraten und unterstützen darf:

Crash-Kurs Projektmanagement 3: Wie sollten Teams ihre Projekte planen

Team, das bedeutet „Toll, ein anderer machts“.  Diese Deutung kennen wir alle noch von den Gruppenarbeiten aus der Schule, wenn sich dort einzelne Faule hinter wenigen fleißigen versteckt haben. In dieser Folge soll es eigentlich darum gehen, wie Teams ihre Projekte planen sollen, und nicht wie sie faule Äpfel aussortieren.Will man als Team aber voran kommen und erfolgreich sein, muss man die typische strukturelle Probleme an der Wurzel packen.

Daher habe ich drei Tipps für dich zusammengetragen, die Teams strukturell besser aufstellen und überhaupt richtig ausrichten. Jeder Tipp gehört zu einer anderen gedanklichen Flughöhe. Wir starten mit derjenigen, aus der man das Ziel sehen kann und nähern uns dann der Landebahn des Tagesgeschäfts:

  • Tipp 1: Teams sollten innere und äußere Referenzen unterscheiden um ihre Mission zu finden
  • Tipp 2: Teams sollten agil agieren um ihre nächsten Projekte auszuwählen
  • Tipp 3: Teams (und Firmen überhaupt) sollten transparent damit umgehen, was zu tun ist und wie erfolgreich ihre bisherigen Resultate überhaupt sind

Die Details hört ihr in der Folge meines Podcasts:

Tipp: E-Mails nur geöffnetem Fenster lesen

Hier ist ein ganz schneller E-Mail-Tipp für dich: Lese und beantworte den Winter über deine E-Mails und bearbeitet deine E-Mails nur bei geöffnetem Fenster.

Also, wieso solltest du deine E-Mails nur geöffnetem Fenster lesen? Weil du davon dreifach profitierst. Lies hier die Antwort oder schau sie dir bei Paleolution auf YouTube an:

Vorteil 1: Frische Luft fördert deine Konzentration

Das gilt natürlich im Sommer wie im Winter. Ein kurzes Stoßlüften während der E-Mails lässt dich danach frisch und konzentriert besser in einen Deep-Work-Zustand kommen. Aber Moment, erkältet man sich im Winter dann nicht?

Vorteil 2: Frieren ist gesund

Von der kalten Dusche weiß bereits jeder, dass sie in mehrerer Hinsicht gesundheitsförderlich ist. Das gilt auch für kalte Luft, die du kurz ohne Schutz an deinen Körper lässt. Also, verzichte auf zusätzliche Kleidung und setze dich der kälteren Luft bewusst aus.

Vorteil 3: Du wirst dich kurz fassen

Was will mir die E-Mail sagen, was möchte ich antworten, was ist mit dieser zu tun? Entscheidung treffen, Aktion planen und weiter zur nächsten E-Mail. Jede E-Mail bekommt so wenig Aufmerksamkeit wie möglich und so viel wie nötig. Mind like Water geht auch im Winter. Ausnahme: E-Mails, die unter die 2-Minuten-Regel fallen werden natürlich direkt beantwortet.


Also probier’s aus. Jetzt direkt vielleicht!?

Noch mehr Tipps zu Inbox Zero gibts in meinem Buch. Das lässt sich auch bei geöffnetem Fenster lesen:

Crash-Kurs Projektmanagement 2: Wer braucht eigentlich Gannt-Charts?

Sie sind der bildgewordene Inbegriff des Projektmanagements: Gannt-Charts. Ich behaupte allerdings: Gannt-Charts gaukeln dir ein Maß an Kontrolle, dass du nicht hast. Ja, das du sogar noch nicht einmal benötigst! Hier mein Aufruf zu mehr Gelassenheit in der – und damit auch bessere – Projektplanung. Denn: Wer braucht überhaupt Gannt-Charts im Projektmanagement?

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Crash-Kurs Projektmanagement 1: Wie viele Projekte hast du?

Wie viele Projekte hast du eigentlich gerade parallel am Laufen? Weniger als 10? Irrtum! In der heutigen Folge erfährst du, was alles ein Projekt ist, und warum du dabei gerne auch Kleinvieh als Projekt betrachten solltest.
Diese Episode ist gleichzeitig der Auftakt zur Mini-Serie „Crash-Kurs Projektmanagement“.

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ClickUp und andere Raketenwissenschaften

Das die klassische Todo-Liste zu simpel ist, um im modernen, schnellen Alltag standhalten zu können, hat sich mittlerweile herumgesprochen. Auf der anderen Seite des Spektrums steht exemplarisch die Todo-App ClickUp, die mich regelmäßig mit ihrer vielen Features, Buttons, Begriffen, usw. erschlägt.
Fühlt sich an wie eine Raketenwissenschaft! Damit kann man scheinbar alle Aspekte und Bedürfnisse an eine Todo-App abbilden. Kompromisse sind fast keine nötig. Warum das aus meiner Sicht dennoch der falsche Weg ist, der Komplexität des Alltags zu begegnen, und wieso Landkarten nicht den Maßstab 1:1 haben, hört ihr in dieser Folge.

Jetzt im Podcast anhören:

Wie leer muss eine Inbox sein?

Inbox Zero fordert: die Inbox der Todo-Liste und der E-Mails muss jeden Abend leer sein. Ich zeige dir einen Zwischenweg, zu entspannter Inbox „so gut wie“ zero.

Der strenge Inbox-Zero-Ansatz fordert: die Inbox der Todo-Liste und der E-Mails muss jeden Abend leer sein. Was aber, wenn das in zu viel Stress ausartet?

In dieser Podcast-Folge gehe ich ausführlich auf diese Forderung ein:

Wie die meisten menschen ihre E-Mails organisieren

Es einen Posteingang. PUNKT. Manchmal, aber wirklich nur manchmal werden E-Mails, wenn man fertig mit ihnen ist, in einen speziellen Order verschoben, z.B. mit dem Namen des Kunden.

Bei Todo-Listen sieht das ähnlich aus. Es gibt genau eine Todo-Liste. Wenn überhaupt. Diese ist mehr oder weniger vollständig und die Todos darauf sind mehr oder weniger gut ausformuliert.

Was Inbox Zero fordert

Der Posteingang deiner E-Mails und die Startseite deiner Todo-Liste weden als Inbox (bzw. Eingang) bezeichnet. Dort landet erst mal alles. Bei E-Mails geschieht das durch die Enscheidung der Sender, in der Todo-Liste durch dein aktives Eintragen. Lange aufhalten sollen sich die Einträge dort aber nicht. E-Mails sollten so schnell wie möglic in einen Prozessordner geschoben werden (z.B. Next Action oder Warten) und Todos wandern in das korrekte Projekt und erhalten die korrekten Einstellungen (Priorität, Fälligkeit, Dauer, Kontext, usw.). Abends soll die Inbox immer leer sein. Das ist eine strenge Forderung.

Inbox Zero ist zu streng

Zumindest für die meisten Menschen. Selten hält man das lägnger als ein paar Tage durch, bevor man diese selbstauferlegte Geißelung genervt beendet. Man hat die übliche Sorte von E-Mail-Stress gegen eine neue Art von E-Mail-Stress eingetauscht. Das Freiheitsgefühl, dass sich eigentlich sollte, kam nie auf. Inbox Zero wird verteufelt und als nutzlos gebrandmarkt.

Inbox so gut wie zero

Du musst deine Inbox nur überblicken können. Ein Blick in die Inbox, egal ob E-Mails oder Todos, muss die schnell eine Übersicht verschaffen. Meistens bedeutet das 5-10 Einträge. Alles was darüber hinaus geht erfordert mehr als einen flüchtigen Blick. Dein Verstand muss dann doch wieder bemüht wieder, um jede E-Mail einmal gedanklich in die Hand zu nehmen. „Was war mit dieser E-Mail nochmal zu tun?“.

Je besser deine Absender die Betreffzeile gewählt haben, desto leichter fällt dir das. Nehmen wir an, du hast fünf E-Mails mit nichtssagenden Titel bekommen:

  • „Unser Projekt“
  • „Angebot für den Kunden“
  • „Tagung nächste Woche“
  • „Problem mit Rechnung“
  • „Abschied Frau Schmidt“

Was ist hier zu tun? Du musst die E-Mail entweder nochmal kurz öffnen oder dein Gedächtnis bemühen, sich an den Inhalt zu erinnern. Diese Inbox ist mit fünf E-Mails zu voll!

Hätten die Absender*innen jedoch folgende Betreffzeilen gewählt

  • „Wann kann unser Projekt starten?“
  • „Zur Kenntnisnahme Angebot für den Kunden wurde versendet“
  • „Bitte Hotelzimmer für Tagung nächste Woche buchen“
  • „Problem mit Rechung: Bitte Fehler in Adresszeile korrigieren“
  • Abschied Frau Schmidt: Wer kann einen Kuchen backen?“

so könntest ohne Öffnen der Mails und auch bei schlechten Gedächtnis sofort erfassen, was Sache ist. Diese Inbox ist mit fünf E-Mails nicht zu voll.

Fazit: Inbox Zero ist zu streng aber man braucht gute Betreffzeilen

Eine Inbox mus nicht leer sein, eine Inbox muss aber überblickbar sein. Wie gut das klappt, hängt starkt von der Fähigkeit deiner Absender ab, gute Betreffzeilen zu verfassen.

Dazu müssen möglichst viele Menschen über gute Betreffzeilen (siehe eigene Podcast-Folge) informiert werden. Teile dazu diesen Blogbeitrag mit allen Menschen, die dir schlechte Betreffzeilen gesendet haben.

Werde zum E-Mail-Ninja

Wenn du E-Mail-Produktivität systematisch erlernen willst, dann empfehle ich dir das Buch „Inbox so gut wie zero„:

Schau dir auch gerne meine Expertentipps bei Anna Lechmann an:

Kurz notiert: James ist jetzt bei Google Play

James ist seit einiger Zeit mein Favorit unter den Todo-Apps. Der Hauptvorteil ist, dass ich unzählige Aufgaben reinpacken kann, doch James sucht mir zuverlässig immer nur drei Stück aus, die ich als nächstes machen sollte.

Nachdem die App auf Android-Geräten bisher „nur“ als Progressive Web App (kurz PWA) zur Verfügung stand, gibt es sie zwischenzeitlich auch auf Google Play für Android-Geräte:

Nachdem die Basisversion mittlerweile auch kostenlos ist, könnt ihr James risikolos testen.

Ich bin ein Digital Monkey Mind

In meinem Weltbild gehören Produktivität und (möglichst) papierloses Arbeiten zusammen. Daher interessiert mich die Digitalisierung mit allen ihren Aspekten brennend. Mit den Monkeys.Digital, dem Team hinter James, habe ich diese Leidenschaft zum Podcast gemacht: Digital Monkey Minds – neue Perspektiven rund um die Digitalisierung.


Die ersten Folgen sind nun endlich online. Wir fragen uns, ob die Corona-beschleunigte Digitalisierung übereilt war, ob Menschen lieber im Laden oder Online kaufen und ob die älteren Menschen wirklich ausgegrenzt werden. Hört rein: https://anchor.fm/monkeysdigital

Hörprobe