Geschenktipp: Female Business Bundle von Upspeak

Da ich selbst auf UpSpeak als Mentor unterwegs bin, ist mir die Plattform sowieso bereits sehr symphatisch. Dort kannst du mit Mentorinnen und Mentoren in direkten Kontakt durch Audiobotschaften treten, oder dir einfach nur ihre Podcasts und exklusiven Speaks anhören. Beim Launch der neuen Audiokurse hat sich UpSpeak dabei auf Power-Frauen konzentriert. Die ersten Highlights hat UpSpeak jetzt im Female Business Bundle zusammengefasst.

Detailliert sind diese acht Audiokurse im Bundle enthalten:

  • „Human Design im Business: Soulmate Attraction auf metaphysischer Ebene“ mit Alisha Belluga
  • „Next Level (Money)Mindset: Mehr Freude mit deinem Business & deinem Kontostand“ mit Kathrin Weishäupl (MissSmarthead)
  • „Mehr Reichweite mit günstigen Facebook-Anzeigen: Wie du deine Reichweite auf Facebook erhöhst und besonders günstige Anzeigen schaltest“ mit Katrin Hill
  • „Launch It, Baby!: Wie du deinen Produktlaunch strategisch planst“ mit Katharina Lewald
  • „Ab in die Sichtbarkeit: Wie du deinen Expertenstatus ausbaust – und es mit deinem Business in die Presse schaffst“ mit Marike Frick
  • „Positionierung & Klarheit – Wie du dich mit deinem Business konkurrenzlos und glasklar positionierst, um Kunden magisch anzuziehen“ mit Stephy Beck
  • „Unwiderstehliche Angebote: Wie du ein Angebot erstellst, das deine Kunden unbedingt haben wollen“ mit Tanja Lenke
  • „Sales Mastery: Die Kunst zu verkaufen“ mit Karin Wess

Insgesamt sind das 11 Stunden Audioinhalte, unterteilt in einzelne Lektionen mit vielen Worksheets. Das Female Business Bundle gibt es bis zum 12. Dezember zum Sonderpreis von 167€ netto (mit 14-Tage Geld zurück Garantie). UpSpeak selbst ist kostenlos.

Das Besondere: Das Bundle gibts auch als Weihnachtsgeschenk: Nach dem Kauf erhält man einen Freischalt-Code, den man verschenken kann. Weiterhin kommt Bundle mit einem 100% Gutschein zum verschenken,  einlösbar gegen einen beliebigen Kurs aus dem Bundle. Das perfekte Weihnachtsgeschenk also!

Audiokurs Female-Business-Bundle auf UpSpeak

P.S. Mein eigener Audiokurs „Werde nebenbei produktiv“ ist auch auf UpSpeak erhältlich => zum Audiokurs

Schnellere Projektplanung dank Deadlines in James

Ich habe hier im Blog und im Podcast schon öfter über James geschrieben. Die KI hinter James plant automatisch für euch, welche Aufgabe ihr als nächstes erledigen solltet. Vor allem, wenn man einen Berg von Aufgaben vor sich hat, eine tolle Erleichterung (=> im Podcast anhören). Ein super-einfaches Feature macht eine noch schnellere Projektplanung dank Deadlines möglich.

Ein einfaches Beispiel: Ich erstelle gerade einen Audiokurs über Produktivit auf UpSpeak. Dazu muss ich eine Lektion nach der anderen Skripten, Aufnehmen und die Audio-Datei bearbeiten.

In James habe ich meinen Audiokurs über Produktivität für UpSpeak geplant
Projekt „Audiokurs Produktivität“ in James

Zur Übersicht habe ich mir ein konkretes Projekt „Audiokurs Produktivität“ in James angelegt. Da die Skripte bereits im Wesentlichen fertig sind, ist der nächste Schrit die Aufnahme (das Bearbeiten habe ich aus Gründen der Einfachheit hier mal weggelassen).

Insgesamt möchte ich damit im November fertig werden. Wann sollte nun jede einzelne Aufgabe erledigt werden?

Der klassische Zugang

Ich könnte nun die Tage bis Ende November zählen, und das gleichmäßig auf die 6 noch aufzunehmenen Lektionen verteilen. Alternativ könnte ich mir vornehmen, jeden Tag aufzunehmen. So oder so: Ich würde jeder Aufgabe individuell ein Datum geben. Also sechsmal Aufgabe kurz bearbeiten und ein Datum vergeben. Soweit kein großes Ding, oder?

Doch was wird passieren? Wir verletzen mein heiliges Mantra:

Schreibe keine Aufgaben in den Kalender!

Sascha Feth

Natürlich gibt es Aufgaben, die nur ein einem einzigen Tag Sinn ergeben, weil sich nur an diesem Tag ein Zeit- oder Möglichkeitsfenster öffnet. Hier wäre es anders: Das Projekt soll im November fertig werden, egal an welchem konkreten Tag die einzelne Aufgabe fertig wird. Die meisten Task-Manager können das nicht abbilden.

Was wird fast immer passieren: Ihr erledigt die Aufgabe eben doch nicht an dem ursprünglich geplanten Tag. Die sonstige Welt hat sich ja weiter gedreht und es standen auch andere Dinge an. Jetzt müssen die Fälligkeiten aller folgenden Aufgaben ebenfalls manuell angepasst werden.

Die Lösung in James ist super-einfach

… das Projekt als Ganzes bekommt eine Deadline:

Deadlines für Projekte in James setzen
Das Projekt bekommt den 30. November als Deadline

Als Konsequenz wird James nun darauf achten, dass die Aufgaben insgesamt erledigt werden. Dabei priorisiert er diese Aufgaben automatisch gegen andere Aufgaben (die ebenfalls ein Datum haben können, oder einfach auf Grund ihres Kontextes wichtig sind).

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In meinem Kino-Modus erscheint dann die Lektion entsprechend:

Kino-Modus in James
Die Aufgabe „Lektion 3“ hat kein konkretes Datum, wird aber dennoch entsprechend prior in meine Next-Actions gepackt

Es geben sich sofort drei Vorteile:

  1. Es muss nur einziges Datum für das Projekt vergeben werden, statt viele einzelne Daten für jede Aufgabe. Das spart einige Klicks.
  2. Ihr müsst euch nicht selbst mit der Planung auseinander setzen, wann was gemacht werden muss, und spart dadurch noch mehr Zeit.
  3. Bei Verschiebungen eures Plans müsst ihr nichts händisch abändern. Erneut werden klicks und Zeit gespart.

Probiert es aus! Ich bin begeistert von der schnelleren Projektplanung dank Deadlines.

Save the Date: Instagram Live mit Anna Lechmann

Konmari im HomeOffice?

Save the Date! Heute um 16:00 Uhr bin zu Gast bei der Ordnungsberaterin Anna Lechmann. Live auf Instagram TV!

Als Experte für Produktivität und Zeitmanagement werde ich mit ihr über die Herausforderungen im Home Office sprechen.
Da wird mein Herz einen Freudenhüpfer machen 🙂

http://instagram.com/anna.lechmann

Kurz notiert: Wie ich James mit Zapier verbinde

In den letzten Beiträgen im Blog und im Podcast ging es um James, einer neuen Todo-App, die mit Hilfe von künstlicher Intelligenz vorschlägt, was man als nächstes tun könnte. Die Tagesplanung gestaltet sich durch diese Automatisierung sehr einfach und davon wollte ich profitieren. Gleichzeitig ist Todoist sehr fest in meine Abläufe integriert (durch Plug-Ins, Widgets, usw.). Wie also beides zusammen verwenden?

Mein Testbericht zu James endete bei mir mit gefühlter Ratlosigkeit. Ich wollte die Vorteile beider Systeme für mich benutzen, aber keinesfalls einen doppelten Wartungsaufwand haben. Meine (Teil-)Lösung zu Verbindung lautet nun: Automatisierung.

Mit dem letzten Update wurde “unter der Oberfläche” eine Erweiterung für Zapier ausgerollt.   Zapier ist, ähnlich wie IFTTT, ein Dienst zur Verbindung verschiedenen (Cloud-)Anwedungen. Eine Anwendung sendet ein bestimmtes Signal in die Welt, Zapier lauscht und ruft dann einen Slot einer anderen Anwendung auf. So kann z.B. eine eingehende E-Mail bei GMail als Trigger/Signal dienen, damit etwa in Evernote etwas passiert, wie z.B. die E-Mail als Notiz ablegen. Umgekehrt könnte aber auch eine Notiz in Evernote als Signal um z.B. einen Termin im Kalender anzulegen. In IFTTT habe ich über die Jahre so bereits 10-15 Rezepte (wie die Automatisierungen dort genannt werden) angehäuft.

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Anbindung

Nun kann James also Zapier. Die Anbindung ist einfach. Zuerst wird ein API-Key erzeugt

API-Schlüssel für Zapier in James erzeugen
API-Schlüssel für Zapier in James erzeugen

Diesen API-Key trägt man in Zapier ein:

API-Key in Zapier eintragen
API-Key in Zapier eintragen

An dieser Stellen vielen Dank an das James-Team, mich als Beta-Tester für den neuen Dienst aufzunehmen.

Mein ersten Zaps

Als ersten Zap, wie Zapier seine Automatisierungen nennt, habe ich mir “Todoist => James” ausgesucht. Jede Aufgabe, die ich von nun an in “sascha-feth.de” anlege landet in Kopie in der Inbox von James.

Ein Zap, dass bestimte neue Aufgaben in Todoist automatisch an James weiterleitet.

So kann ich weiterhin bequem über Todoist und all seinen Integration Aufgaben sammeln. Diejenigen Aufgaben, die dann zum Trigger-Projekt gehören landen in James.

Eine Aufgabe wird in Todoist in einem Trigger-Projekt angelegt

Dort gehe ich regelmäßig, zum Beispiel täglich, meine Inbox durch und präzisiere (z.B. die Dauer):

Aufgabe in James bearbeiten
Die Aufgabe in der Inbox von James

Abgeschlossene Aufgaben

Natürlich stehen Aufgaben, die ich in James abschließe, immer noch unerledigt in Todoist. Mit einem bequemen Automatisierungsschritt lässt sich das leider nicht abstellen. Momentan beheben ich das manuell beim nächsten Review in Todoist. Alternativ kann man sich auch alle erledigten Aufgaben aus James, per Zapier, zum Beispiel in einer Evernote-Notiz packen lassen. Dann geht man diese Notiz Eintrag für Eintrag durch, sucht die Entsprechung in Todoist, und entfernt sie dort. Aus meiner Erfahrung ist dieser zweite Automatisierungsschritt nicht notwendig.

Welchen Task-Manager benutzt die aktuell und verwendest du schon Automatisierungen?

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James, die nächste Aufgabe bitte!

Wer auf der Suche nach einer elektronischen Todo-Liste ist, wird im App-Store von einer riesigen Auswahl erschlagen. Der Großteil davon bietet die ewig gleichen Funktionen, jeweils nur in leicht anderem Gewand. Und dann gibt es seit kurzem James; jedoch nicht im App-Store. Und beides ist gut so.

Todo-Apps im Google Play Store
Die Qual der Wahl: Dutzende Todo-Apps im Play Store

Von 90% der Todo-Listen im App-Store würde ich die Installation nicht mal erwägen. Der Grund ist einfach: Die geräteübergreifende Synchronisation fehlt. Der ernstzunehmende Kreis der Apps sinkt dann rapide: Todoist, Google Tasks, Microsoft Todo (ehemals Wunderlist) und vielleicht noch ein bis zwei weitere. Ausprobiert habe ich sie alle und bin am Ende doch wieder bei Todoist gelandet. Im Gesamtpaket war Todoist für mich immer unschlagbar. Das gilt für den Funktionsumfang, die Zuverlässigkeit und die grandiose Community. So endete jeder App-Test nach spätestens einer Woche.

Dann wurde ich auf James aufmerksam gemacht. Mit niedrigsten Erwartungshaltungen willigte ich ein, die App zu testen. Heute, mehr als drei Wochen später, verwende ich die App immer noch (parallel zu Todoist). Das James die kritische erste Woche bei mir überlebt hat, liegt an einem einzigartigen Feature.

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Die künstliche Intelligenz weiß, was zu tun ist!

Anfang 2018 hat Todoist eine neue Funktion vorgestellt: Smart Schedule. Dabei wurde von jeder Aufgabe entschieden, wann sie getan werden könnte. Dahinter steckte eine künstliche Intelligenz, die sich den Gewohnten des Nutzers anpassen sollte. Seitdem wurde es um dieses Feature eher still. Es hat sich zwar im Rahmen eines der letzten Updates an der Oberfläche entsprechend optisch modernisiert,  Revolution blieb allerdings aus. Verwendet habe ich das Feature fast nie.

Mit Blick auf die Community, scheine ich kein Einzelfall zu sein. Eigentlich kein Wunder, denn bei Getting Things Done, meinem Gold-Standard, wird möglichst nichts konkret terminiert (siehe dazu meinen Post: Schreib keine Aufgaben in den Kalender). Nun wollte ich an dieser Stelle eigentlich ein paar Screenshots zeigen, wie das Feature in Todoist aussieht. Doch leider muss ich feststellen, dass Todoist das Feature still und leise entfernt hat (siehe z.B. dieser Reddit-Post). Einen Nachruf meinerseits wird es nicht geben.

Todo-App James auf meinem Homescreen
Während des Tests immer prominent auf dem Homescreen

James ändert an der Idee ein kleines Detail, und das macht den ganzen Unterschied: Nicht beim Anlegen der einzelnen Aufgabe wird deren Fälligkeit entschieden, sondern dann, wenn der Anwender bereit ist, sich einer Aufgabe zu widmen. Statt also zu fragen: “Was könnte ich am nächsten Dienstag den ganzen Tag alles tun?” fragt man James: “Es ist Dienstag, was könnte ich jetzt als nächstes tun?”. Dazu gleich mehr.

Aber Moment, gibt es dafür bei Getting Things Done nicht eigentlich die Kontext-Listen?

Auffrischung: Next-Action-Kontext-Listen

Du hast wahrscheinlich aktuell:

  • Eine zweistellige Anzahl von Projekten, die gleichzeitig laufen.
  • Eine dreistellige Anzahl von Aufgaben, die in all diesen Projekten (irgendwann) getan werden könnten
  • Daraus folgend das eine oder andere Dutzend, das davon als nächstes gemacht werden könnte.

Zu viele Next-Actions also, um sie mehrmals pro Tag zu überfliegen. Getting Things Done löst dieses Problem über den Kontext.

Kontext-Listen in Todoist
Kontext-Listen können in Todoist als Filter umgesetzt werden

Manche Next-Actions finden am Computer/Tablet statt, manche am Telefon und manche Dinge müssen besorgt werden. Der Kontext ist damit (in Todoist-Notation) durch Etiketten wie @Computer, @Telefon bzw. @besorgen gegeben. Immer, wenn du nun konkret bereit bist etwas zu erledigen, überlegst du kurz in welcher Stimmung du bist. In einer Telefonier-Stimmung betrachtest du alle Aufgaben mit den Etiketten @Telefon und natürlich @NextAction. Das sind entsprechend weniger und die Übersichtlichkeit ist zurück.

Dieser Ansatz ist sehr effektiv, benötigt jedoch einiges an Disziplin. Die Etiketten müssen auch wirklich vergeben sein oder zumindest muss die Aufgabenbeschreibung ein Schlüsselwort enthalten. Gerade zu Beginn kann das abschreckend wirken.

Eine gute Alternative (und auch mein Favorit) ist es, dass du dir die Next-Actions nicht nach Kontext, sondern nach Priorität filtern lässt. Natürlich muss auch dazu die Priorität vorher vergeben werden.

Reduktion aufs Wesentliche. Noch.

In James gibt es keine Etiketten, Filter oder Prioritäten. Die App ist aufs Wesentliche reduziert: Aufgaben eintragen und in verschiedene Projekte einordnen. Als Besonderheit wird von jeder Aufgabe noch die Dauer abgeschätzt (z.B. 20 Minuten). Außerdem optional ein Start- und oder Enddatum. Das ist – verglichen mit Todoist – noch recht wenig Funktionalität. Gleichzeitig ist James eine ganz neue App und aus dem Gespräch mit einem der Gründer weiß ich, dass der Release-Plan prall gefüllt ist.

Zudem fühlt sich James auch ohne Etiketten in der Lage, aus allen eingetragenen Aufgaben die nächste für dich auszuwählen. So habe ich z.B. aus mehreren Bereichen eine mögliche Next-Action eingetragen. Wenn ich nun das Schreiben dieses Beitrags kurz pausiere, um die nächste Aufgabe abzufragen, erhalte ich diesen Vorschlag:

Next Action in James
Die nächste Aufgabe wird in James von einer künstlichen Intelligenz gewählt

Was mir daran gefällt: Nachdem ich mir die Mühe gemacht habe, meine Next-Actions zu identifizieren, nimmt mir jemand anderes die Entscheidung ab, welche davon konkret als nächstes getan wird. Fremdbestimmt durch eine künstliche Intelligenz. Klingt das wünschenswert für dich? Vielleicht nicht. Wenn ich aber das Stichwort “Decision Fatigue” einwerfe, sieht die Sache komplett anders aus (siehe Wikipedia-Artikel). So argumentierte Ex-Präsident Obama seine eintönige Farbwahl bei Anzügen (im wesentlichen nur Blau) damit, dass er dann eine Entscheidung weniger treffen müsse (siehe z.B. ein Beitrag bei fastcompany.com).

Für wen ist James die richtige Wahl?

In der aktuellen Version 54 geht James noch davon aus, dass im Wesentlichen alle eingetragenen Aufgaben Next-Actions sind (man kann jedoch einzelne Aufgaben als wartend markieren und ganze Projekte von der Auswahl ausschließen). Daher ist es momentan keine gute Idee, sich alle Aufgaben in einem Projekt zu notieren. Vor allem nicht, wenn manche davon abhängen, dass zuerst einige andere Aufgaben erledigt werden. Das kann sich natürlich mit jeder neuen Version ändern, da abhängige Aufgaben auf dem Release-Plan stehen.

Projekte in James
Meine Projekte in James

Für mich wäre das eigentlich zunächst ein K.O.-Kriterium gewesen. Als verwöhnter Todoist-User nutze ich viele Features und Integrationen mit anderen Diensten (z.B. dem Google Kalender und IFTTT). Vor allem aber trage ich jeden Gedanken in meine Inbox ein (hier nachzulesen). Das passt nicht zur jetzigen James-Philosophie, wo alles die nächste Aufgabe sein könnte. Um aus dieser Not eine Tugend zu machen, habe ich mir speziell alle Projekte rund um Blog, Podcast und eBook vorgenommen. Dort habe ich jede Menge Next-Actions, die allesamt nicht zeitkritisch sind. Nachdem die Aufgaben in James (als Kopie der Todoist-Aufgabe) eingetragen waren, folgten prompt die ersten Vorschläge.

Seitdem ist James – wie schon erwähnt – mein kleiner Anstupser. Sobald ich an Blog, Podcast & Co. arbeiten will, macht mir James einen Vorschlag, was das im Detail sein könnte. Der Vorteil ist, dass jemand meinen inneren Schweinehund überwindet. Denn auf manche Next-Actions habe ich wenig Lust, wenn mir Todoist sie unverbindlich in einer Kontext-List anzeigt.

Wenn du deine Todo-Liste also sowieso überwiegend mit Next-Actions oder terminierten Aufgaben füllst, so könnte James genau das Richtige für dich sein. Du hast wenig Pflegeaufwand bzgl. Etiketten oder ähnlichem und musst dich auf der Next-Action-Ebene nicht mit ständigen Entscheidungen abmühen. Außerdem macht es Spaß James zu benutzen und es ist aufregend die weitere Entwicklung der App zu beobachten.

In einer der nächsten Podcastfolgen wird einer der Co-Founder, Philipp Rückert, zu Gast sein. Bereits aufgrund der Vorgespräche kann ich versichern, dass man sich bei James viele Gedanken rund um die Todo-Liste macht und noch viel in petto hat. Den James-Usern steht damit eine aufregende Zeit bevor, in der sie den Fortschritt der App begleiten dürfen.

Dieser Block enthält unerwarteten oder ungültigen Inhalt.Versuch der Blockwiederherstellung=> 10%-Rabatt auf James für meine Leser*innen

James steht als PWA, also Progressive Web App, zur Verfügung (Link). Dadurch fehlt zwar momentan ein klassischer App-Store-Eintrag, im Gegenzug ist die App dafür aber immer aktuell und einheitlich auf allen Plattformen.

Welchen Task-Manager nutzt du aktuell? Wieso ist deine Wahl auf ihn gefallen und an welcher Stelle könnte er besser sein?

Tipp 6: Du brauchst einen Tickler

Wieso du deinen Zähnen zuliebe einen Tickler brauchst. Was das überhaupt ist und warum es dich produktiver macht.

Einmal pro Jahr solltest du deinem Zahnarzt zwecks Kontrolltermin einen Besuch abstatten. Je nach Krankenkasse ist das sogar Pflicht, um später Leistungen erstattet zu bekommen. Gehörst du zu denjenigen, denen im November einfällt, dass dieser Termin für das Jahr noch aussteht?

Mir ging es viele Jahre so ähnlich mit den Winterreifen: Immer fiel mir erst kurz vor knapp ein, dass ich noch einen Termin mit der Werkstatt vereinbaren muss. Mit Geburtstagen oder dem Valentinstag ist es so ähnlich. Viel zu oft habe ich nur sehr knapp noch die Kurve bekommen mich um ein Geschenk zu kümmern. Wie geht man damit am besten um?

Die Antwort: Du brauchst einen Tickler!

Kalender: Nicht optimal, aber ein Anfang

Es ist sehr naheliegend, sich im Kalender einen Termin bzw. Aufgabe oder Erinnerung einzutragen, die mit genügen Puffer daran erinnert. Da ist ein solider Plan-B. Nun habe ich bereits davon abgeraten, Aufgaben in den Kalender einzutragen (Link). Hier liegt der Teufel erneut im Detail. Du könntest dir z.B. für den 7. August eintragen „Kontrolltermin beim Zahnarzt vereinbaren“. Allerdings: Was passiert, wenn du an diesem Tag nicht dazu kommst? Vermutlich ist der Pseudo-Termin dann am nächsten Tag aus den Augen und aus dem Sinn.

Task-Manager Stufe 1: Im Hintergrund mit Termin

Sicherer ist es da, die Erinnerung in deinen Task-Manager einzutragen. Du könntest sie z.B. auf deine Irgendwann-Liste setzen (Link) und einen Termin vergeben. Auch hier wird sie irgendwann an die Oberfläche befördert. Anders als bei Terminen im Kalender, nehmen Task-Manager (Todoist, Microsoft Todo, Google Tasks, …) die Aufgabe aber automatisch so lange mit den in den nächsten Tag, bis sie erledigt wurden.

Task-Manager Stufe 2: Digitalen Tickler anlegen

Was ist denn nun ein Tickler? Auf deutsch heißt das Ding etwas sperrig: Wiedervorlage-System. Schaue es dir kurz bei Wikipedia an: Link. Es handelt sich um kleine Ordner, 43 an der Zahl die von 1 bis 31 für die Tage und nochmal von 1 bis 12 für die Monate sortiert sind.
Wenn nun z.B. eine Rechnung am 8. Februar eintrudelt, die in 14 Tagen gezahlt werden muss, so könnte man sie in den Tagesordner 18 einlegen. Jeden Tag schaut man morgens in den aktuellen Tagesordner und findet dann am 18. Februar die Rechnung zur Zahlung wieder. Den Ordner des aktuellen Monats sollte man darüber hinaus mindestens einmal pro Woche ansehen.

Nun übernehmen Task-Manager das Terminieren des Tagen automatisch. Ein digitaler Tickler braucht damit nur noch die 12 Monate. In meinem Todoist habe ich mir daher Etiketten „Januar“ bis „Dezember“ angelegt:

Alle Monate als Labels in Todoist angelegt
Monatslabels in Todoist


Sobald ich nun z.B. im Oktober glücklich den Zahnarzt verlasse, trage ich mir direkt in meinen Task-Manager (z.B. in die unaufdringliche Irgendwann-Liste) die Aufgabe „Neuen Kontrolltermin beim Zahnarzt vereinbaren @August“ ein.
Den aktuellen Monatstickler schaue ich mir mindestens einmal pro Woche kurz an (dauert kaum länger als eine Minute).

Alternative Formen deines Ticklers

Etiketten sind ein Premium-Feature in Todoist. Wenn du die Basisvariante eines Task-Manager benutzt, kannst du dir ein Oberprojekt „Tickler“ mit 12 Unterprojekten anlegen. Ebenso könntest du dir in der Notizapp deiner Wahl (z.B. Todoist, Google Keep oder One Note) 12 Notizen für jeden Monat anlegen, in die zeilenweise die Aufgaben wandern.

Fülle deinen Tickler jetzt!

Hier ein paar Anregungen, was du jetzt direkt in deinen Tickler eintragen kannst:
• Reifenwechsel in der Werkstatt (Sommerreifen, Winterreifen)
• Kontrolltermin eintragen (Zahnarzt, Hautarzt, Impfungen…)
• Weihnachtsgeschenke besorgen (vielleicht schon im Oktober!?)
• Geschenke für Geburtstage, Jahrestage, Valentinstag
• Den Garten Winter- bzw. Sommer-fit zu machen
• TÜV- und Inspektionstermine beim Auto
• Nach Urlaubszielen suchen (im Frühjahr)
• Kündigungsfristen von Verträgen
• Usw. …

Solltest du alle deine Todos löschen?

Frischer Start ins neue Jahr: Solltest du deine Todos löschen? Nein! Entgehe dem Todo-Listen-Konkurs.

In der kurzen Info über Marie Kondo, die eure Todo-Liste aufräumt (hier nachzulesen), ging es bereits darum, Aufgaben auch manchmal zu löschen. Sie hat empfohlen, alle Aufgaben niedrigster Priorität zu entsorgen; ich habe hier im Blog widersprochen. Nun bin ich über den Artikel “I Declare Todo-List Bankruptcy” gestolpert. Die Autorin erläutert, in welchen Situationen sie es für sinnvoll hält alle Aufgaben in der Todo-Liste zu löschen. Selbstverständlich ist mein innerer Protest hier umso stärker. Solltest du alle deine Todos löschen? Nein! Entgehe dem Todo-Listen-Konkurs.

Wie es zu überfüllten Todo-Listen kommt

Anhänger von Getting Things Done schreiben alles in ihre Inbox (hier nachzulesen). An einem typischen Tag kommen durch eigene Gedanken, Bitten von Kollegen und Freunden, zufliegenden Aufgaben via E-Mail usw. schnell dutzende neue Einträge hinzu. Diese halten sich zwar nicht lange in der Inbox auf, sondern wandern (hier nachzulesen) in ihre zugehörigen Unterprojekte bzw. Kontextlisten (Besorgungen, Telefonate, …), dennoch verweilen sie aber immer noch in der Aufgabenverwaltung. 

Hier eine Tagesaufnahme meines Todoist:

Screenshot meines Todoist mit wenigen terminierten Aufgaben

Fünf Aufgaben sind explizit für heute vorgesehen, weitere zwei Dinge sind überfällig, da ich sie gestern nicht erledigt habe. Die meisten Aufgaben sind über Filter zugänglich:

Filteransicht meines Todoist. Insbesondere sind insgesamt 479 Aufgaben im System
Aktuell stehen insgesamt 479 Aufgaben in meinem System
  • 76 Dinge könnte ich als nächstes erledigen (“Next Action”)
  • In 13 Fällen warte ich auf jemanden, der die Aufgabe übernommen hat (“Waiting”)
  • 37 Aufgaben lauern an einem bestimmten Tag in der Zukunft auf Erledigung
  • usw.
  • Insgesamt sind 479 Aufgaben in meinem Todoist erfasst

479 Aufgaben! Die meisten davon haben aktuell die geringste Priorität, die man in Todoist vergeben kann. Dem Ratschlag  von Marie Kondo folgend könnte ich wahrscheinlich 400 Aufgaben löschen. Könnte! Wirklich tun werde ich das nie.

Die Gefahr von gelöschten Aufgaben

Ich verwende Todoist seit über fünf Jahren und stets habe ich zwischen 300 und 500 Aufgaben darin. Hier hat sich offenbar ein dynamisches Gleichgewicht eingestellt. Aber auch bei mir kommen mehr Aufgaben rein, als ich wirklich erledige. Von Zeit zu Zeit lösche ich also auch unerledigte Aufgaben (nach welchem Schema ich das tue erkläre ich am Ende des Beitrags). Was spricht nun dagegen, auf einen Schlag direkt mehrere (oder alle) Aufgaben zu löschen?

Beginnen wir mit Marie Kondos Vorschlag, die unwichtigen Aufgaben zu löschen. Jedoch: Woran erkennt man eine wichtige bzw. unwichtige Aufgabe? Diese Frage verdient einen eigenen Beitrag und wird hier nur kurz angeschnitten. 

Natürlich kann man sich immer vorstellen, sein Zukunfts-Ich im Geiste zu befragen: “Wäre es dir (also meinem 5 Jahre älteren Ich) lieber, wenn ich heute A oder B mache?” 

Bei der Abwägungen in denen A etwas mit Netflix und B mit etwas mit Fortbildungen zu tun hat, ist das sicherlich einfach. Ist es im Alltag aber wichtiger dem Chef, den Kollegen oder dem eigenen Körper etwas Gutes zu tun? Pauschal nicht beantwortbar! Manchmal muss man auf das Karrierekonto, manchmal auf das Freundschaftskonto und manchmal eben auf das Gesundheitskonto einzahlen.

Dinge, die nicht mit höchster Priorität markiert sind, sind nicht zwangsläufig unwichtig. Und umgekehrt: Der Großteil der Todos, die wir für wichtig halten, sind es wahrscheinlich gar nicht. Beim Rest ist es kaum unstrittig möglich Prioritäten zu vergeben. Niemals könnte ich in diesem Rahmen einfach alle Aufgaben niedrigster Priorität entfernen.

Die Autorin der Todoist-List-Bankruptcy schreibt, dass ihr bisher nichts schlimmes passiert ist.  Natürlich räumt sie etwas ängstlich ein, dass auch etwas wichtiges gelöscht worden sein könnte. Möglicherweise überwiegt die neu gewonnene Entspannung bei ihr diese Angst. Ich kenne mich; bei mir würde die Angst überwiegen. 

Nochmal einen Schritt zurück! Was ist Sinn und Zweck unserer Aufgabenverwaltung?

Ist dein System Teil des Problems oder Teil der Lösung?

Wir haben die Dinge in unsere Inboxen geschrieben, damit wir sie nicht vergessen und sie nicht an unseren Gedanken nagen. Eine nagende Aufgabe spukt dir den ganzen Tag im Kopf herum. Deine innere Stimme sagt ständig “Ich darf XYZ nicht vergessen!”. Das verursacht Stress und entzieht mentale Kapazitäten. Eine Aufgaben zu vergessen und auf unbequeme Art und Weise daran erinnert zu werden, verursacht noch mehr Stress und oft auch Ärger. 

Der Entspannung plötzlich alle Aufgaben loszuwerden, und sei es nur für wenige Tage (bis die wichtigen wieder zurückkommen), steht somit der Stress und die Angst gegenüber. “Ich muss unbedingt an XYZ denken, gerade jetzt wo ich mir den Reminder aus der Todo-Liste gelöscht habe”.

Es kann – vor allem bei Produktivitätsneulingen – vorkommen, dass sich ein schier unbewältigbarer Berg an Aufgaben angesammelt hat. Jeder Blick darauf kann dann so unangenehm sein, dass man die Liste irgendwann komplett links liegen lässt. 

Die gute Nachricht: So weit wird es nicht kommen, wenn du regelmäßig sachte gegensteuerst.

Entgehe dem Todo-Listen-Konkurs

Ich möchte es nochmal betonen: Lösche Aufgaben nicht, nur weil sie eine geringe Priorität haben. Das alleine ist kein zuverlässiger Maßstab. Ein wichtiger Aspekt der Produktivität ist es, dass man zu jeder Zeit nicht nur entscheidet was man tut, sondern auch entscheidet, was man nicht tut. Genauer gesagt: “Noch nicht tut”. Wenn Aufgaben lange Zeit in meiner Liste stehen, ohne das ich sie erledige, ist das für mich ein starkes Indiz, dass mir die Aufgabe wohl nicht wichtig ist. In Todoist habe ich dafür das Etikett “Papierkorb”, das ich an die Aufgabe anhänge. Damit erinnere ich mich für die kommenden weekly Reviews daran, dass ich bereit wäre diese Aufgabe/Idee loszulassen. Ändert sich das in den folgenden zwei bis vier Wochen nicht, so lösche ich die Aufgabe. Schließlich habe ich mir selbst genug Veto-Zeit eingeräumt.

Wenn diese Aufgabe nicht alleine vorkommt, sondern dir ein ganzes Projekt voller garstiger Aufgaben entgegen schaut, so gehe zuerst anders vor. Möglicherweise ist das Projekt einfach nicht korrekt geplant. Schnapp dir einen alten Briefumschlag (und lies vorher nochmal einen passenden Beitrag dazu). Nutze seinen Platz, jedoch nicht mehr, um das Projekt nochmal von Null auf zu planen. Bringe diese neuen Schritte dann in deine Aufgabenverwaltung zurück, z.B. mit der Scanfunktion und entferne die bisherigen Aufgaben.

Erscheint dir das Projekt mittlerweile ganz und gar überflüssig? Dann gib ihm den Zusatz “Papierkorb” und lösche es bald, wenn sich deine Meinung nicht ändert!

Diese Art der Todo-Listen-Hygiene verschafft mir seit Jahren ein stabiles System, das mir deutlich mehr Entspannung verschafft, als man es von fast 500 Todos erwarten würde.

Tipp 5: Du musst die Spülmaschine nicht ausräumen; du willst!

Du musst die Spülmaschine nicht ausräumen; du willst!

Ein häufiges Anzeichen der Überforderung ist, dass man sich treiben lässt und in eine Opferrolle gerät. Diese Rolle äußert sich in alltäglichen banalen Dingen wie der Spülmaschine, von der man glaubt, dass sie ausgeräumt werden MUSS. Entgehe dieser Denkfalle und unterscheide sauber zwischen müssen und wollen. Du musst die Spülmaschine nicht ausräumen; du willst! Das wird einen großen Unterschied darin machen, wie du auch alle übrigen Dinge angehst. 

“Happiness is when what you think, what you say and what you do are in harmony”

Mahatma Gandhi

Beobachte dich ab sofort selbst: Wie oft lässt du Sätze der Form „Ich muss noch X erledigen (bevor ich Y machen kann)“ fallen? Vor allem: Wie oft stimmt diese Aussage wirklich?
Klingt so, als würdest du ja gerne Y machen, aber irgendjemand/irgendetwas hält dich davon und fordert zuerst X ein. Ein fieser Kerl/Frau diese(r) Unbekannte! Dir sind die Hände gebunden, aber X geht jetzt vor Y und du kannst nichts dafür. Du Opfer.

Mir geht es darum herauszufinden, wann die Deutung deiner Prioritätensetzung falsch ist. Ich glaube, meistens müssen wir X gar nicht zuerst tun, sondern wir wollen es. Dann ist es wichtig dazu zu stehen: Du hast frei und selbstbestimmt entschieden, dass dir X im Moment wichtiger ist. Du übernimmst die Verantwortung über dein Handeln. Anders kannst du der Überforderung nicht entkommen.

Sende ein selbstbestimmtes Signal an dich und dein Umfeld

Das Beispiel der Spülmaschine kennen vor allem Eltern, die ihre Kinder mit dieser Begründung auf später vertrösten. “Ich muss erst noch die Spülmaschine ausräumen”. Wieso “müssen”? Niemand hat dich dazu gezwungen und es ist mit deutscher Rechtsprechung verträglich es nicht zu tun. Räumst du sie nicht eher freiwillig aus, weil du die Ordnung bevorzugst und um dich anschließend in deiner Wohnung wohler zu fühlen? Traue dich, deinem Kind zu sagen, dass du dieses Wohlgefühl momentan dem Spielen vorziehst und schiebe es nicht auf die äußeren Umstände.

Wenn also das nächste Mal dein Kind vor dir in der Küche steht und spielen will, so sage nicht: „Ich kann jetzt nicht mir dir spielen, [obwohl ich es gerne würde], denn ich muss noch die Spülmaschine ausräumen. [Was nur ein Beispiel der unzähligen Aufgaben ist, die täglich auf mich einprasseln und von denen ich gar nicht weiß, wo ich anfangen soll. Es ist alles so furchtbar]„.

Sage lieber: „Ja, ich freue mich darauf, gleich mit dir spielen. Vorher will ich noch die Spülmaschine ausräumen. [Denn ich habe entschieden, dass das jetzt getan wird. Es sorgt für mehr Ordnung im Haus und das ist mir im Moment wichtiger]“.

An der Reihenfolge deiner Tätigkeiten hat sich nichts geändert. Zuerst die Spülmaschine, dann das Spielen. Gleichzeitig haben sich die Botschaften an dich und dein Umfeld um 180 Grad gedreht.

Natürlich gilt das für jede andere Situation des Alltags genauso, egal, ob zu Hause oder auf der Arbeit, ob mit oder ohne Kinder. Sage nicht, du müsstest etwas tun, obwohl du es “lediglich” willst. Auch wenn du im Endeffekt den Tag damit inhaltlich nicht anders gestalten solltest, so holst du dir die Deutungshoheit über deine Motive zurück.

Was, wenn du es nun aber wirklich nicht willst?

Wie verhält es sich mit Angestellten? Wenn der Chef einen Bericht verlangt, dann muss man das doch machen, oder?

Prinzipiell korrekt, aber auch hierauf kann man mit zwei Brillen schauen:

  • Fall 1, “Opferrolle”: „Ich muss den Bericht schreiben [weil ich sonst Ärger mit meinem Chef bekomme, und davor habe ich Angst].
  • Fall 2: Selbstbestimmt: „Ich will den Bericht schreiben [weil ich die Notwendigkeit und den Mehrwert darin sehe, dass der Bericht möglichst bald an den Kunden geht].

Gelegentlich wird es vorkommen, dass du eine Aufgabe zu erledigen hast und es dir einfach nicht gelingt, sie erledigen zu wollen. So lange das nur ab und zu vorkommt, kannst du das akzeptieren. Ist es an der Tagesordnung, so überlege dir, ob du diesen Job wirklich wills. Er wird dich nicht erfüllen, da wir alle nach Selbstverwirklichung streben. Nicht erst seit der Generation Y.

Erinnerung: Schreib‘ keine Aufgaben in deinen Kalender

Im Beitrag „Schreibe keine Aufgaben in den Kalender“ habe ich dich gebeten, Aufgaben nicht zu terminieren. Im Bezug auf diesen Beitrag wird nun deutlich: Ein Terminieren führt zu einem Müssen. Aber wir wechseln ja die Einstellung hin zu einem Wollen [dass das bald erledigt ist]. Ergo setzen wir es auf die Next-Action-Liste

Wie ist es bei dir? Wie oft hast du dich mit einem „müssen“ ertappt? Welche Dinge, von denen du bisher geglaubt hast, sie zu müssen, sind eigentlich Dinge, die du willst? Wie oft war das Müssen-von-X eine Entschuldigung dafür, dass du dich vor Y drücken wolltest?

Todoist (Beta) importiert handschriftliche Todo-Listen

Todoist scannt und importiert jetzt handschriftliche Todo-Listen. Bereits im Beta-Status ist das ein wundbares Feature!

Erst vor kurzem hat Todoist seine Foundations vorgestellt. Begeistert von den neuen Funktionen bin ich dem Beta-Programm beigetreten (auch mitmachen). Jetzt ist mir das erste Beta-Feature zufällig ins Auge gesprungen und ich bin begeistert!

Still und leise aufgeschlagen

Eigentlich wollte ich gerade klassisch eine Aufgabe eintippen, da fällt mir ein neues unbekanntes Icon auf:

Screenshot: Aufgabe hinzufügen in Todoist
Leicht zu übersehen: Neues Icon rechts unten

Neugierig tippe ich darauf: Todoist importiert handschriftliche Todo-Listen. Also schnell zu Testzwecken eine Notiz geschrieben und gescannt.

Todo-Liste in Todoist gescannt
Ansicht, nachdem man ein Foto geschossen hat

Alle erkannten Aufgaben werden mit einem hellroten Rahmen markiert. Tippt man sie der Reihe nach an, werden sie dunkelrot und der Text erscheint unten mit der Möglichkeit, die Aufgabe direkt über den roten Papierflieger anzulegen.

Noch nicht perfekt aber mit viel Potenzial

Todoist OCR hat einen Fehler gemacht
Fast korrellt erkannt. Äh… korrekt!

Leider werden Zeilenumbrüche noch als separate Aufgaben interpretiert und teilweise wurde meine Handschrift nicht korrekt erkannt.

Dennoch: Hut ab! Das Feature funktioniert ansonsten bereits wunderbar. Der Beta-Status verrät sich momentan nur die ein paar fehlende Komfortfeatures, wie z.B. dem korrekten Umbruch mit Zeilenumbrüchen oder Unteraufgaben.

Ich freue mich darauf, das Feature in den nächsten ausführlich zu testen. Zwar habe ich nicht die Angewohnheit viele Dinge handschriftlich zu erfassen, aber ein paar Einkaufszettel oder Whiteboard-Planungen werden sich schon finden.

Hinweis: Todoist weist darauf hin, dass ein Beta-Feature jederzeit stark verändert oder sogar entfernt werden könnte. Baut es also noch nicht als verbindliches Element in euren Workflow ein.

Marie Kondo räumt eure ToDo-Liste auf

Marie Kondo räumt im Todoist-Blog eure Todo-Listen auf. Lesenswert! Bitte beachtet aber nicht alle Tipps.

Kurz vor Jahresende, und somit rechtzeitig vor den guten Vorsätzen für das neue Jahr, gibt es ein Highlight im Todoist-Blog: Marie Kondo räumt eure ToDo-Liste auf

„The Life Changing Magic of Tyding Up Your To-Do List“


Gemeinsam mit Aufräumexpertin, Bestsellerautorin und Netflix-Star Marie Kondo (“Magic Cleaning”) erklärt das Todoist-Team, wie man seine Todo-Liste aufräumt. Sehr lesenswert!

Wichtigstes Element ist es, das eigene “End Goal” zu formulieren; eine Art Lebensziel. An ihm soll sich jede Entscheidung wie an einem Kompass orientieren. Volle Zustimmung. Damit beginnt auch Steven Covey in seinem Bestseller “Die 7 Wege zur Effektivität”. Führt eine Aufgabe nicht unmittelbar zu diesem Ziel kann sie vermeintlich weg. Aber Achtung: Natürlich bleibt auch die Aufgabe für die Steuererklärung am Ende noch stehen. Positiv: Der Verzettelungsgefahr wird Einhalt geboten.

Kondo räumt nicht Raum für Raum auf, sondern Kategorie für Kategorie. Sie beginnt stets bei den Kleidern, egal in welchen Räumen diese verteilt sind. Im Todoist-Blog wird das auf die Projekte übertragen. Hier interpretiere ich die Analogie anders: Räume deine Todo-Liste nach Kontext (im GTD-Sinn, z.B. hier nachzulesen) auf, nicht nach Projekt (=Lebensbereich). Betrachte so z.B. alle Aufgaben, bei denen es etwas zu lesen gibt, etwas zu besorgen oder etwas zu schreiben, usw.


Wirklich widersprechen möchte ich jedoch an der Stelle, an der alle Aufgaben niedrigster Priorität entsorgt werden und dann noch zum Terminieren von Aufgaben aufgerufen wird. Zum Thema Priorisieren möchte ich bald einen eigenen Beitrag verfassen und gegen das Terminieren spreche ich mich erneut vehement aus: Schreib keine Aufgaben in deinen Kalender. Bitte versprecht mir bis dahin, noch nicht voreilig Aufgaben zu löschen und vor allem nicht zu terminieren.

Zum Abschluss noch ein Fan-Bekenntnis an Marie Kondo: 

Aufgeräumter Kleiderschrank nach Mario Kondo, Konmari
Konmari! Mein Kleiderschrank-Tribut an Marie Kondo