Ein einfaches Beispiel: Ich erstelle gerade einen Audiokurs über Produktivität. Dazu muss ich eine Lektion nach der anderen Skripten, Aufnehmen und die Audio-Datei bearbeiten.
Zur Übersicht habe ich mir ein konkretes Projekt „Audiokurs Produktivität“ in James angelegt. Da die Skripte bereits im Wesentlichen fertig sind, ist der nächste Schrit die Aufnahme (das Bearbeiten habe ich aus Gründen der Einfachheit hier mal weggelassen).
Insgesamt möchte ich damit im November fertig werden. Wann sollte nun jede einzelne Aufgabe erledigt werden?
Der klassische Zugang
Ich könnte nun die Tage bis Ende November zählen, und das gleichmäßig auf die 6 noch aufzunehmenen Lektionen verteilen. Alternativ könnte ich mir vornehmen, jeden Tag aufzunehmen. So oder so: Ich würde jeder Aufgabe individuell ein Datum geben. Also sechsmal Aufgabe kurz bearbeiten und ein Datum vergeben. Soweit kein großes Ding, oder?
Doch was wird passieren? Wir verletzen mein heiliges Mantra:
Schreibe keine Aufgaben in den Kalender!
Sascha Feth
Natürlich gibt es Aufgaben, die nur ein einem einzigen Tag Sinn ergeben, weil sich nur an diesem Tag ein Zeit- oder Möglichkeitsfenster öffnet. Hier wäre es anders: Das Projekt soll im November fertig werden, egal an welchem konkreten Tag die einzelne Aufgabe fertig wird. Die meisten Task-Manager können das nicht abbilden.
Was wird fast immer passieren: Ihr erledigt die Aufgabe eben doch nicht an dem ursprünglich geplanten Tag. Die sonstige Welt hat sich ja weiter gedreht und es standen auch andere Dinge an. Jetzt müssen die Fälligkeiten aller folgenden Aufgaben ebenfalls manuell angepasst werden.
Die Lösung in James ist super-einfach
… das Projekt als Ganzes bekommt eine Deadline:
Als Konsequenz wird James nun darauf achten, dass die Aufgaben insgesamt erledigt werden. Dabei priorisiert er diese Aufgaben automatisch gegen andere Aufgaben (die ebenfalls ein Datum haben können, oder einfach auf Grund ihres Kontextes wichtig sind).
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In meinem Kino-Modus erscheint dann die Lektion entsprechend:
Es geben sich sofort drei Vorteile:
- Es muss nur einziges Datum für das Projekt vergeben werden, statt viele einzelne Daten für jede Aufgabe. Das spart einige Klicks.
- Ihr müsst euch nicht selbst mit der Planung auseinander setzen, wann was gemacht werden muss, und spart dadurch noch mehr Zeit.
- Bei Verschiebungen eures Plans müsst ihr nichts händisch abändern. Erneut werden klicks und Zeit gespart.
Probiert es aus! Ich bin begeistert von der schnelleren Projektplanung dank Deadlines.