Tipp: E-Mails nur geöffnetem Fenster lesen

Hier ist ein ganz schneller E-Mail-Tipp für dich: Lese und beantworte den Winter über deine E-Mails und bearbeitet deine E-Mails nur bei geöffnetem Fenster.

Also, wieso solltest du deine E-Mails nur geöffnetem Fenster lesen? Weil du davon dreifach profitierst. Lies hier die Antwort oder schau sie dir bei Paleolution auf YouTube an:

Vorteil 1: Frische Luft fördert deine Konzentration

Das gilt natürlich im Sommer wie im Winter. Ein kurzes Stoßlüften während der E-Mails lässt dich danach frisch und konzentriert besser in einen Deep-Work-Zustand kommen. Aber Moment, erkältet man sich im Winter dann nicht?

Vorteil 2: Frieren ist gesund

Von der kalten Dusche weiß bereits jeder, dass sie in mehrerer Hinsicht gesundheitsförderlich ist. Das gilt auch für kalte Luft, die du kurz ohne Schutz an deinen Körper lässt. Also, verzichte auf zusätzliche Kleidung und setze dich der kälteren Luft bewusst aus.

Vorteil 3: Du wirst dich kurz fassen

Was will mir die E-Mail sagen, was möchte ich antworten, was ist mit dieser zu tun? Entscheidung treffen, Aktion planen und weiter zur nächsten E-Mail. Jede E-Mail bekommt so wenig Aufmerksamkeit wie möglich und so viel wie nötig. Mind like Water geht auch im Winter. Ausnahme: E-Mails, die unter die 2-Minuten-Regel fallen werden natürlich direkt beantwortet.


Also probier’s aus. Jetzt direkt vielleicht!?

Noch mehr Tipps zu Inbox Zero gibts in meinem Buch. Das lässt sich auch bei geöffnetem Fenster lesen:

Wie leer muss eine Inbox sein?

Inbox Zero fordert: die Inbox der Todo-Liste und der E-Mails muss jeden Abend leer sein. Ich zeige dir einen Zwischenweg, zu entspannter Inbox „so gut wie“ zero.

Der strenge Inbox-Zero-Ansatz fordert: die Inbox der Todo-Liste und der E-Mails muss jeden Abend leer sein. Was aber, wenn das in zu viel Stress ausartet?

In dieser Podcast-Folge gehe ich ausführlich auf diese Forderung ein:

Wie die meisten menschen ihre E-Mails organisieren

Es einen Posteingang. PUNKT. Manchmal, aber wirklich nur manchmal werden E-Mails, wenn man fertig mit ihnen ist, in einen speziellen Order verschoben, z.B. mit dem Namen des Kunden.

Bei Todo-Listen sieht das ähnlich aus. Es gibt genau eine Todo-Liste. Wenn überhaupt. Diese ist mehr oder weniger vollständig und die Todos darauf sind mehr oder weniger gut ausformuliert.

Was Inbox Zero fordert

Der Posteingang deiner E-Mails und die Startseite deiner Todo-Liste weden als Inbox (bzw. Eingang) bezeichnet. Dort landet erst mal alles. Bei E-Mails geschieht das durch die Enscheidung der Sender, in der Todo-Liste durch dein aktives Eintragen. Lange aufhalten sollen sich die Einträge dort aber nicht. E-Mails sollten so schnell wie möglic in einen Prozessordner geschoben werden (z.B. Next Action oder Warten) und Todos wandern in das korrekte Projekt und erhalten die korrekten Einstellungen (Priorität, Fälligkeit, Dauer, Kontext, usw.). Abends soll die Inbox immer leer sein. Das ist eine strenge Forderung.

Inbox Zero ist zu streng

Zumindest für die meisten Menschen. Selten hält man das lägnger als ein paar Tage durch, bevor man diese selbstauferlegte Geißelung genervt beendet. Man hat die übliche Sorte von E-Mail-Stress gegen eine neue Art von E-Mail-Stress eingetauscht. Das Freiheitsgefühl, dass sich eigentlich sollte, kam nie auf. Inbox Zero wird verteufelt und als nutzlos gebrandmarkt.

Inbox so gut wie zero

Du musst deine Inbox nur überblicken können. Ein Blick in die Inbox, egal ob E-Mails oder Todos, muss die schnell eine Übersicht verschaffen. Meistens bedeutet das 5-10 Einträge. Alles was darüber hinaus geht erfordert mehr als einen flüchtigen Blick. Dein Verstand muss dann doch wieder bemüht wieder, um jede E-Mail einmal gedanklich in die Hand zu nehmen. „Was war mit dieser E-Mail nochmal zu tun?“.

Je besser deine Absender die Betreffzeile gewählt haben, desto leichter fällt dir das. Nehmen wir an, du hast fünf E-Mails mit nichtssagenden Titel bekommen:

  • „Unser Projekt“
  • „Angebot für den Kunden“
  • „Tagung nächste Woche“
  • „Problem mit Rechnung“
  • „Abschied Frau Schmidt“

Was ist hier zu tun? Du musst die E-Mail entweder nochmal kurz öffnen oder dein Gedächtnis bemühen, sich an den Inhalt zu erinnern. Diese Inbox ist mit fünf E-Mails zu voll!

Hätten die Absender*innen jedoch folgende Betreffzeilen gewählt

  • „Wann kann unser Projekt starten?“
  • „Zur Kenntnisnahme Angebot für den Kunden wurde versendet“
  • „Bitte Hotelzimmer für Tagung nächste Woche buchen“
  • „Problem mit Rechung: Bitte Fehler in Adresszeile korrigieren“
  • Abschied Frau Schmidt: Wer kann einen Kuchen backen?“

so könntest ohne Öffnen der Mails und auch bei schlechten Gedächtnis sofort erfassen, was Sache ist. Diese Inbox ist mit fünf E-Mails nicht zu voll.

Fazit: Inbox Zero ist zu streng aber man braucht gute Betreffzeilen

Eine Inbox mus nicht leer sein, eine Inbox muss aber überblickbar sein. Wie gut das klappt, hängt starkt von der Fähigkeit deiner Absender ab, gute Betreffzeilen zu verfassen.

Dazu müssen möglichst viele Menschen über gute Betreffzeilen (siehe eigene Podcast-Folge) informiert werden. Teile dazu diesen Blogbeitrag mit allen Menschen, die dir schlechte Betreffzeilen gesendet haben.

Werde zum E-Mail-Ninja

Wenn du E-Mail-Produktivität systematisch erlernen willst, dann empfehle ich dir das Buch „Inbox so gut wie zero„:

Schau dir auch gerne meine Expertentipps bei Anna Lechmann an:

E-Mail-Postfach organisieren 📩 Die besten Tipps von Experten

Ich hatte die Ehre bei Anna Lechmann, Kon-Mari-Ordnungsberaterin, als Experte für E-Mail-Produktivität zu Gast zu sein. Denn auch das E-Mail-Postfach will aufgeräumt werden. Gemeinsam geben dir so zwei Experten die besten Tipps, um dein E-Mail-Postfach zu organisieren.

Wie du eine Sache machst, ist wie du alle Sachen machst

(viele mögliche Urheber)

Als Mentor für Produktivität helfe ich Menschen dabei, Ordnung in ihre Todos, Gedanken, Schreibtische und E-Mails zu bringen. Mit positiven Einflüssen auf das restliche Leben. Anna Lechmann hilft als Ordnungsberaterin dabei, dass Menschen Ordnung in ihre Wohnung bringen, mit positiven Einflüssen auf das restliche Leben, auch das produktive Leben. So hat es perfekt gepasst, dass Anna und ich gemeinsam über Ordnung im E-Mail-Posteingang sprechen. Du bekommst damit die besten Tipps von Experten um dein E-Mail-Postfach zu organisieren.



Die wichtigsten Tipps in VideoformSo ist ein Expertengespräch enstanden, dass die wichtigsten Tipps und Gewohnheiten rund um Inbox Zero für dich zusammenfasst. Egal ob GMail oder Outlook, egal ob beruflich oder privat: So kommt Ordnung ins Postfach und E-Mails sind kein Stressthema mehr für dich.
Jetzt auf YouTube ansehen:

Expertengespräch über Ordnung im E-Mail-Posteinfach

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(kein Betreff)

Warum E-Mails mit dem Betreff „(kein Betreff)“ ein Problem sind, und wie denn eine gute Betreffzeile aussehen sollte.

Vorab: Es geht mir in diesem Beitrag um Betreffzeilen im beruflichen und privaten Umfeld. Nicht um Newsletter und deren Öffnungsraten.

Diesen Beitrag im Podcast anhören:

Niemand bekommt gerne E-Mails ohne Betreff. Warum kommen sie dann immernoch vor? Zum einen, weil sie eben dennoch viel zu oft trotzdem gelesen werden. Wenn du den Absender kennst, bist du vielleicht noch gewillt sie dennoch zu Lesen, und den fehlenden Betreff als Schrulligkeit zu entschuldigen. Bei unbekannten Absendern oder bei Newslettern ist das ein Problem: Auf Grund der Spamgefahr werden sie seltenst geöffnet. Zum anderen kommen solche E-Mails oft in der Eile zustande. Du telefonierst mit jemandem, und es kommt ein Dokument zur Sprache. Es geht um einen Bericht für den Kunden Müller. Nicht jeder hat es gerade zur Hand, so dass man es sich schnell zumailt und beim Betreff Zeit sparen will. Er bleibt dann effektiv leer. Selbst ein knapper Betreff wie “Dokument” oder “Bericht” wird hier später wenig nutzen. Wenn du Wochen, oder Monate später nach der E-Mail suchst sind solche generische Betreffzeilen nur unwesentlich hilfreicher als leere. Wenn doch wenigstens der Kundenname “Müller” im Betreff enthalten wäre…

Lass uns daher in zwei Schritten zu besseren Betreffzeilen für E-Mails kommen.

Schritt 1 zum besseren Betreff: Halbsätze mit Handlungsaufforderung

Generell solltest du dir für jede Betreffzeile einen Moment Zeit nehmen, um über eine gute Formulierung zu überlegen. Gleichzeitig, wollen wir keine Wissenschaft daraus machen. Also: Denke zweimal über einen guten Betreff nach, aber nicht öfter. Als Beispiel wollen wir ein Dokument an eine(n) Kollegin/Kollegen senden. Er/sie soll eine Meinung äußern und ggf. Fehler korrigieren. Im Idealfall versendest du jetzt gar nicht das Dokument selbst, sondern einen Link zu dem Dokument. Siehe dazu auch den Beitrag “Gemeinsam entschleunigt an Dokumenten arbeiten”. Dort habe ich dir die wichtigsten Empfehlungen zur Zusammenarbeit an Dokumenten aufgeschrieben.

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Zurück zum Betreff. Statt nur “Bericht” wählst du (mindestens) einen Halbsatz, wie etwa “Bitte Bericht gegenlesen”. Noch nicht absenden, wir werden den Betreff noch ein bisschen überarbeiten. Ob du das Wort Bitte dann wirklich in den Betreff schreibst oder in den Textkörper packst, kannst du frei entscheiden. Das hängt ein vor allem davon ab, wer die E-Mail empfängt. Auf jeden Fall hast du schon mal deinen “Call to Action”, also eine Handlungsaufforderung. Analog kannst du schreiben “Zur Kenntnisnahme: …”, falls der/die Emfpänger/in nicht weiter un muss. Von Kürzeln wie FYI (oder ASAP) solltest du Abstand nehmen. Nicht jeder versteht sie.

Fehlt noch der Kontext und die Dringlichkeit.

Schritt 2 zum besseren Betreff: Kontext und Dringlichkeit 

Bitte gegenlesen” oder einfach nur “gegenlesen” ist schon ein Call to Action, dem aber der Kontext fehlt. In unserem Beispiel soll es um den Bericht für den Kunden Müller gehen. Wir nehmen das in den Betreff mit auf:

(Bitte) Bericht für Kunde Müller gegenlesen

Jetzt hat das Deutsche die Angewohnheit, die Verben am Satzende zu platzieren. Hier ist also das Wort “Gegenlesen”. Deswegen mein Tipp: Schreibe nicht “(Bitte) Bericht für Kunde Müller gegenlesen”, sondern schreibe:

(Bitte) gegenlesen: Bericht für Kunde Müller

Bei E-Mails ist es vor allem wichtig, sofort zu verstehen ob etwas mit ihr getan werden muss. Das geht jetzt bereits aus der halben Betreffzeile hervor. Es muss etwas getan, und zwar etwas gegenlesen. Im Rahmen von Inbox Zero ist man dankbar für solche klaren Betreffzeilen.

Eventuell möchtest du noch eine Deadline nennen. Wenn es eine unwichtige oder eine entspannte Deadline ist, würde ich sie ans Ende stellen. Z.B.:

(Bitte) gegenlesen: Bericht für Kunde Müller (bis Ende der Woche)

Dann springt sie dem Lesenden nicht direkt ins Gesicht. Ist es hingegen dringend, so sollte es innerhalb der Call to Action stehen:

Bitte dringend gegenlesen: Bericht für Kunde Müller

Vielleicht möchtest du das dringend auch noch spezifizieren, wie etwa “noch heute” oder „sobald wie möglich„. Damit haben wir ein einfaches Rezept:

Handlungsaufforderung evtl. Deadline: Kontext (Nachtrag)

  • Handlungsauffoderungen als Call to Action wie “bitte xyz” oder “Zur Kenntnisnahme”, usw.
  • Deadlines bzw. Dringlichkeiten wie “dringend”, “noch heute” oder “so bald wie möglich”, aber eben nur falls dem wirklich so ist
  • Kontext, wie z.B. der Name des Kunden oder des Projektes
  • Nachtrag optional, so wie du es für notig erachtest.

Ein guter BLUF im Textkörper ersetzt den Zoom Call

Im Textkörper empfiehlt sich ein ähnliches Muster. Das läuft dort unter der Bezeichnung BLUF: Bottom Line up Front. Es wird also, die für gewöhnlich letzte Zeile der E-Mail ganz an den Anfang gestellt. Statt erst einmal lang und breit zu erklären, in welchem Zusammenhang diese E-Mail gerade steht, um dann im letzten Satz der E-Mail zu schreiben: “Könntest du das bitte gegenlesen?”, kommt diese Bitte ganz nach vorne. Die Details dazu, sind aber ein Theme für einen eigenen Beitrag.

Das ganze Thema “E-Mails” beschäftigt mich aktuell wieder brennender denn je, und Zoom Calls sind die Ursache dafür. Nervende Zoom Calls wohlgemerkt. Für ein anderes Projekt, über das ich demnächst berichten werden, habe ich mich mit dem Thema Zoom-Fatigue auseinandergesetzt, also der Ermüdung in Videokonferenzen. Sicherlich kennst du das Problem: Im Homeoffice sitzt man in unzähligen Videokonferenzen, und das ist einfach nur furchtbar ermüdend. Den beste Ausweg bietet das Stichwort “asynchrone Kommunikation”. E-Mails sind einer der wichtigsten und essentiellsten asynchronen Kommunikationsformen, die es gibt. Auch das wird ein Thema für einen eigenen Beitrag.

Wenn du in der Zwischenzeit E-Mails perfekt beherrschen willst, empfehle ich dir mein Buch “Inbox so gut wie zero”. Hier lernst du nicht nur, wie man E-Mails sinnvoll strukturiert, sondern auch wie du dein Postfach als Ganzes einfach strukturierst und die mögliche Flut an E-Mails souverän bewältigst.

Folge 15: Schreib‘ mal wieder

Schreib mal wieder! Aber wie macht man im Jahr 2020? Per E-Mail oder doch lieber per Messenger. Eine kleine Bestandsaufnahme mit Abwägung der Vor- und Nachteile von Slack & Co.

Link zum Buch: „Inbox so gut wie Zero“ auf Amazon

und nun: Schreib‘ mal wieder!

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