Tipp 1: Schreibe alles in deine Inbox

Im Kick-Off-Beitrag „Mythos Überforderung“ (hier nachlesen) hatten wir uns den Start in einen typischen Arbeitstag angeschaut. Auf dem Weg zur Arbeit und in den ersten Minuten sind uns so viele Todos zugeflogen, dass der Tag völlig aus der Spur kommen kann. Die ursprünglich geplanten Tagesaufgaben wandern nach hinten und am Ende bleiben wir vermutlich länger im Büro, um alles wieder irgendwie auf Kurs zu bekommen. Ich hatte versprochen, viele kleine Tipps zu liefern, die den Stress aus solchen Tagen nehmen. Los geht’s mit Tipp 1: “Schreib alles auf“, und zwar in deine neue Inbox.

Diese Folge im Podcast anhören:

Wirklich ALLES aufschreiben?

A commitment kept only in your head will be given too much or too little attention

David Allen

Dieses Zitat ist für mich die wohl beste Zusammenfassung seiner GTD-Methodik überhaupt. Meine Erfahrungen der letzten Jahre bestätigen das: Jeder Versuch, sich eine Aufgabe oder Verbindlichkeit ohne Verschriftlichung zu merken, endet auf eine von zwei Arten:

  1. Die Aufgabe bekommt zu wenig Aufmerksamkeit. Sprich: Wir vergessen sie. Vielleicht fällt sie uns auch nur zu spät wieder ein. Beides ist ärgerlich.
  2. Die Aufgabe bekommt zu viel Aufmerksamkeit. Sprich: Der Gedanke rotiert durch unseren Kopf und nagt regelrecht an unserem Denkprozess. Spät am Abend braucht man dann ans Einschlafen nicht zu denken.

Also nochmal: Schreib alles auf! Sobald sich ein Gedanke der Form “Ich muss/könnte/sollte/wollte…” auftut, kommt dieser Gedanke in die Inbox. Sobald ein Kollege etwas anfragt, kommt es in die Inbox. Das ist unabhängig davon, ob er das persönlich oder per E-Mail tut.

Einschub: Mittelfristig empfehle ich für E-Mails eine separate Liste, direkt im Mail-Programm zu führen. Für den Moment arbeiten wir aber mit einer Liste.

Weiterhin schreibst du immer auf, wenn du auf etwas von anderen wartest. Also etwa “Warten: Max liefert mir die Zahlen für meinen Bericht”. Die Inbox umfasst nicht nur berufliche Themen, sondern auch private, wie z.B. die Bitte Kinokarten zu reservieren. Nach 45 Minuten unseres exemplarischen Tages sieht die Inbox in etwa wie folgt aus:

Die ersten 45 Minuten des Tages in der Inbox

Exemplarisch habe ich hier Google Keep verwendet. Wer langsam mit der Thematik starten möchte ist damit auch schon gut beraten. Zunächst hätte es aber auch ein Zettel, ein Word-Dokument sowie jede andere ähnliche App sein können (bei mir ist es Todoist). Es könnte sogar eine kleine Kiste/Ablage sein, in die wir jeweils kleine Zettel mit den einzelnen Anfragen reinwerfen.

Deine Aufgabe: Richte dir jetzt eine Inbox ein. Verwende dazu ein physisches Notizbuch oder eine App (Todoist, Google Keep, Evernote oder ähnliches). Führe die Inbox immer mit dir und erfasse jeden “könnte/sollte/muss”-Gedanken darin.

Der Inbox-Zauber wirkt bereits

Herzlichen Glückwunsch! Du hast ab sofort deutlich weniger gedanklichen Kummer. Alleine durchs Aufschreiben hast du natürlich nicht auch nur eine einzige Aufgabe mehr erledigt. Dennoch wirst du sofort das Gefühl haben, die Dinge im Griff zu haben. Klingt zu schön um wahr zu sein, oder? Probier es aus, und du wirst es ab dem ersten Tag spüren. 

Einzige Voraussetzung: Du musst dir selbst vertrauen, dass die Inbox lückenlos ist. Jeder Blick in die Inbox (den du dir ab sofort mehrmals täglich angewöhnst) gibt dir ein vollständiges Bild deiner Verbindlichkeiten, und dein Kopf weiß das. Dazu darf dir aber kein Todo zu gering sein, um es in der Inbox zu erfassen.

Aber vorsicht! Die Inbox darf nicht zu einer Todo-Liste werden. Wir müssen sie am Ende jedes Abends vollständig abgearbeitet haben. Das bedeutet nicht, dass wir die zuständigen Aufgaben auch erledigen müssen. Worin der Unterschied besteht, erkläre ich dir beim nächsten mal. Erlaube deiner Inbox bis dahin weiter zu wachsen und wir kümmern uns dann gemeinsam darum, sie in den Griff zu bekommen.

Schreibt mir bis dahin gerne, ob ihr bereits eine Inbox (oder Todo-Liste benutzt). Falls ja: Ich welcher Form bzw. in welchem Format führt ihr eure Liste?