Crash-Kurs Projektmanagement 6: Kill your Darlings

Deine Projektplanung wird von oft Mikromanagement erstickt. Zu viele Todos in zu vielen Projekten sorgen dafür, dass am Ende nichts wirklich vorangeht. Dabei fehlt nur etwas Mut um die Hälfte deiner Projekte zu töten. Dabei wirst du nichts verlieren, sondern im Gegenteil unglaublich viel gewinnen.

Dabei hilft dir „Kill your darlings“. Du kannst dieses Spiel nicht nur mit deinen Produkten, egal ob neu oder bestehend, sondern mit allen deinen Projekten spielen. Wie das geht, hörst du in der aktuellen Folge:

Brauchst du Unterstützung dabei, die richtigen Projekte für dein Leben auszuwählen? Dann kontaktiere mich gerne unverbindlich unter

info@sascha-feth.de

oder höre dir meinen Audiokurs „Werde nebenbei produktiv“ an:

Audiokurs "Werde nebenbei produktiv"
Audiokurs „Werde nebenbei produktiv“

Wie leer muss eine Inbox sein?

Inbox Zero fordert: die Inbox der Todo-Liste und der E-Mails muss jeden Abend leer sein. Ich zeige dir einen Zwischenweg, zu entspannter Inbox „so gut wie“ zero.

Der strenge Inbox-Zero-Ansatz fordert: die Inbox der Todo-Liste und der E-Mails muss jeden Abend leer sein. Was aber, wenn das in zu viel Stress ausartet?

In dieser Podcast-Folge gehe ich ausführlich auf diese Forderung ein:

Wie die meisten menschen ihre E-Mails organisieren

Es einen Posteingang. PUNKT. Manchmal, aber wirklich nur manchmal werden E-Mails, wenn man fertig mit ihnen ist, in einen speziellen Order verschoben, z.B. mit dem Namen des Kunden.

Bei Todo-Listen sieht das ähnlich aus. Es gibt genau eine Todo-Liste. Wenn überhaupt. Diese ist mehr oder weniger vollständig und die Todos darauf sind mehr oder weniger gut ausformuliert.

Was Inbox Zero fordert

Der Posteingang deiner E-Mails und die Startseite deiner Todo-Liste weden als Inbox (bzw. Eingang) bezeichnet. Dort landet erst mal alles. Bei E-Mails geschieht das durch die Enscheidung der Sender, in der Todo-Liste durch dein aktives Eintragen. Lange aufhalten sollen sich die Einträge dort aber nicht. E-Mails sollten so schnell wie möglic in einen Prozessordner geschoben werden (z.B. Next Action oder Warten) und Todos wandern in das korrekte Projekt und erhalten die korrekten Einstellungen (Priorität, Fälligkeit, Dauer, Kontext, usw.). Abends soll die Inbox immer leer sein. Das ist eine strenge Forderung.

Inbox Zero ist zu streng

Zumindest für die meisten Menschen. Selten hält man das lägnger als ein paar Tage durch, bevor man diese selbstauferlegte Geißelung genervt beendet. Man hat die übliche Sorte von E-Mail-Stress gegen eine neue Art von E-Mail-Stress eingetauscht. Das Freiheitsgefühl, dass sich eigentlich sollte, kam nie auf. Inbox Zero wird verteufelt und als nutzlos gebrandmarkt.

Inbox so gut wie zero

Du musst deine Inbox nur überblicken können. Ein Blick in die Inbox, egal ob E-Mails oder Todos, muss die schnell eine Übersicht verschaffen. Meistens bedeutet das 5-10 Einträge. Alles was darüber hinaus geht erfordert mehr als einen flüchtigen Blick. Dein Verstand muss dann doch wieder bemüht wieder, um jede E-Mail einmal gedanklich in die Hand zu nehmen. „Was war mit dieser E-Mail nochmal zu tun?“.

Je besser deine Absender die Betreffzeile gewählt haben, desto leichter fällt dir das. Nehmen wir an, du hast fünf E-Mails mit nichtssagenden Titel bekommen:

  • „Unser Projekt“
  • „Angebot für den Kunden“
  • „Tagung nächste Woche“
  • „Problem mit Rechnung“
  • „Abschied Frau Schmidt“

Was ist hier zu tun? Du musst die E-Mail entweder nochmal kurz öffnen oder dein Gedächtnis bemühen, sich an den Inhalt zu erinnern. Diese Inbox ist mit fünf E-Mails zu voll!

Hätten die Absender*innen jedoch folgende Betreffzeilen gewählt

  • „Wann kann unser Projekt starten?“
  • „Zur Kenntnisnahme Angebot für den Kunden wurde versendet“
  • „Bitte Hotelzimmer für Tagung nächste Woche buchen“
  • „Problem mit Rechung: Bitte Fehler in Adresszeile korrigieren“
  • Abschied Frau Schmidt: Wer kann einen Kuchen backen?“

so könntest ohne Öffnen der Mails und auch bei schlechten Gedächtnis sofort erfassen, was Sache ist. Diese Inbox ist mit fünf E-Mails nicht zu voll.

Fazit: Inbox Zero ist zu streng aber man braucht gute Betreffzeilen

Eine Inbox mus nicht leer sein, eine Inbox muss aber überblickbar sein. Wie gut das klappt, hängt starkt von der Fähigkeit deiner Absender ab, gute Betreffzeilen zu verfassen.

Dazu müssen möglichst viele Menschen über gute Betreffzeilen (siehe eigene Podcast-Folge) informiert werden. Teile dazu diesen Blogbeitrag mit allen Menschen, die dir schlechte Betreffzeilen gesendet haben.

Werde zum E-Mail-Ninja

Wenn du E-Mail-Produktivität systematisch erlernen willst, dann empfehle ich dir das Buch „Inbox so gut wie zero„:

Schau dir auch gerne meine Expertentipps bei Anna Lechmann an:

Mehr Produktivität durch Thementage?

Bei erfolgreichen Menschen gibt es gefühlt nur zwei Sorten von Kalendern: Entweder sie sind fast leer oder sie sehen durch Time Boxing aus wie ein bunter Flickenteppich. Thementage können hier einen sehr guten Zwischenweg liefern: Flexibel wie ein leerer Kalender, und doch allumfassend wie Time Boxing.
In dieser Folge erkläre ich, wie sich das noch weiter verbessern lässt, wenn man Thementage mit „eat that frog“ verbindet.

Folge 49 jetzt im Podcast anhören:

Sklave der eigenen Todo-Liste?

Hast du manchmal das Gefühl, dass deine Todo-Liste bzw. dein Selbstmanagement dich zu ihrem/seinem Sklaven gemacht hat? Da bist du nicht alleine, und sogar mir ging es kürzlich so. Warum das eine wichtige Erkenntnis ist, und was du dagegen tun kannst, erfährst du in dieser Folge.

Dazu passt Folge 14: https://nebenbei-produktiv.de/folge-14-in-welchen-zeithorizonten-denkst-du/

Folge 30: Mit Todo-Listen gegen Konsum

Heute nutzen wir deine Todo-Listen gegen unnötigen Konsum, damit am Ende des Geldes noch mehr Monat übrig bleibt. Du hörst meine beiden wichtigsten Tipps, wie du das heiße Verlangen abkühlen kannst.


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FitSeat: Radel dich fit und produktiv

Im Gespräch mit Dr. Jan Gumprecht von FitSeat.

Wenn du deiner Gesundheit etwas Gutes tun willst, lässt du dein Auto möglichst oft stehen pendelst mit dem Fahrrad ZUR Arbeit. Noch besser wäre aber, wenn du AUF der Arbeit mit dem Fahrrad fahren würdest. Das geht mit dem FitSeat.  Schon mal gesehen? Ja genau, das war bei der Höhle der Löwen! Gemeinsam mit Dr. Jan Gumprecht, dem Gründer von FitSeat, spreche ich über die körperlichen Vorteile und wieso das Radeln auch die Produktivität erhöht.

… mit dem Rabattcode „nebenbeiproduktiv“ sowie 30 Minuten gratis Online-Personal-Training

Links

Zum Buch „Born to Run“ von Christopher McDougall (Partnerlink).

Zu dieser Folge passt: Folge 21: Lust auf Home Office

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Folge 24: Bitte nur fünf Dinge vom Buffet nehmen!

So viele Projekte und so wenig Zeit! In dieser Folge lade ich dich ein, mit mir aus deinen/meinen mehreren Dutzend Zielen – ja, du verfolgst tatsächlich so viele Ziele, vielleicht ohne es zu ahnen – die wichtigsten auszuwählen. Es gilt: Bitte nur fünf Dinge vom Buffet nehmen!
Natürlich interessiert mich dein Resultat? Wie viele Ziele konntest du identifizieren? Was waren die wichtigsten fünf?

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Folge 22: Wie aus einem Berg von Aufgaben die richtige auswählen?

Kennst du das: Deine Todo-Liste enthält viel mehr Aufgaben, als du in deiner knappen Zeit erledigen kannst? Wie wählt man aus einem solchen Berg von Aufgaben die richtige aus? In dieser Folge nähern wir uns deinem Aufgaben(-Eis)-Berg von mehreren Seiten und machen ihn beherrschbar.

Links

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Save the Date: Instagram Live mit Anna Lechmann

Konmari im HomeOffice?

Save the Date! Heute um 16:00 Uhr bin zu Gast bei der Ordnungsberaterin Anna Lechmann. Live auf Instagram TV!

Als Experte für Produktivität und Zeitmanagement werde ich mit ihr über die Herausforderungen im Home Office sprechen.
Da wird mein Herz einen Freudenhüpfer machen 🙂

http://instagram.com/anna.lechmann