Deine Projektplanung wird von oft Mikromanagement erstickt. Zu viele Todos in zu vielen Projekten sorgen dafür, dass am Ende nichts wirklich vorangeht. Dabei fehlt nur etwas Mut um die Hälfte deiner Projekte zu töten. Dabei wirst du nichts verlieren, sondern im Gegenteil unglaublich viel gewinnen.
Dabei hilft dir „Kill your darlings“. Du kannst dieses Spiel nicht nur mit deinen Produkten, egal ob neu oder bestehend, sondern mit allen deinen Projekten spielen. Wie das geht, hörst du in der aktuellen Folge:
Brauchst du Unterstützung dabei, die richtigen Projekte für dein Leben auszuwählen? Dann kontaktiere mich gerne unverbindlich unter
Erledigen produktive Menschen immer alles sofort? Als chaotischer Berufsanfänger habe ich das geglaubt. Heute weiß ich: Es kann sogar schädlich sein, immer alles sofort zu erledigen. Meine Gedanken und Tipps dazu in der heutigen Folge.
Der strenge Inbox-Zero-Ansatz fordert: die Inbox der Todo-Liste und der E-Mails muss jeden Abend leer sein. Was aber, wenn das in zu viel Stress ausartet?
In dieser Podcast-Folge gehe ich ausführlich auf diese Forderung ein:
Wie die meisten menschen ihre E-Mails organisieren
Es einen Posteingang. PUNKT. Manchmal, aber wirklich nur manchmal werden E-Mails, wenn man fertig mit ihnen ist, in einen speziellen Order verschoben, z.B. mit dem Namen des Kunden.
Bei Todo-Listen sieht das ähnlich aus. Es gibt genau eine Todo-Liste. Wenn überhaupt. Diese ist mehr oder weniger vollständig und die Todos darauf sind mehr oder weniger gut ausformuliert.
Was Inbox Zero fordert
Der Posteingang deiner E-Mails und die Startseite deiner Todo-Liste weden als Inbox (bzw. Eingang) bezeichnet. Dort landet erst mal alles. Bei E-Mails geschieht das durch die Enscheidung der Sender, in der Todo-Liste durch dein aktives Eintragen. Lange aufhalten sollen sich die Einträge dort aber nicht. E-Mails sollten so schnell wie möglic in einen Prozessordner geschoben werden (z.B. Next Action oder Warten) und Todos wandern in das korrekte Projekt und erhalten die korrekten Einstellungen (Priorität, Fälligkeit, Dauer, Kontext, usw.). Abends soll die Inbox immer leer sein. Das ist eine strenge Forderung.
Inbox Zero ist zu streng
Zumindest für die meisten Menschen. Selten hält man das lägnger als ein paar Tage durch, bevor man diese selbstauferlegte Geißelung genervt beendet. Man hat die übliche Sorte von E-Mail-Stress gegen eine neue Art von E-Mail-Stress eingetauscht. Das Freiheitsgefühl, dass sich eigentlich sollte, kam nie auf. Inbox Zero wird verteufelt und als nutzlos gebrandmarkt.
Inbox so gut wie zero
Du musst deine Inbox nur überblicken können. Ein Blick in die Inbox, egal ob E-Mails oder Todos, muss die schnell eine Übersicht verschaffen. Meistens bedeutet das 5-10 Einträge. Alles was darüber hinaus geht erfordert mehr als einen flüchtigen Blick. Dein Verstand muss dann doch wieder bemüht wieder, um jede E-Mail einmal gedanklich in die Hand zu nehmen. „Was war mit dieser E-Mail nochmal zu tun?“.
Je besser deine Absender die Betreffzeile gewählt haben, desto leichter fällt dir das. Nehmen wir an, du hast fünf E-Mails mit nichtssagenden Titel bekommen:
„Unser Projekt“
„Angebot für den Kunden“
„Tagung nächste Woche“
„Problem mit Rechnung“
„Abschied Frau Schmidt“
Was ist hier zu tun? Du musst die E-Mail entweder nochmal kurz öffnen oder dein Gedächtnis bemühen, sich an den Inhalt zu erinnern. Diese Inbox ist mit fünf E-Mails zu voll!
Hätten die Absender*innen jedoch folgende Betreffzeilen gewählt
„Wann kann unser Projekt starten?“
„Zur Kenntnisnahme Angebot für den Kunden wurde versendet“
„Bitte Hotelzimmer für Tagung nächste Woche buchen“
„Problem mit Rechung: Bitte Fehler in Adresszeile korrigieren“
„Abschied Frau Schmidt: Wer kann einen Kuchen backen?“
so könntest ohne Öffnen der Mails und auch bei schlechten Gedächtnis sofort erfassen, was Sache ist. Diese Inbox ist mit fünf E-Mails nicht zu voll.
Fazit: Inbox Zero ist zu streng aber man braucht gute Betreffzeilen
Eine Inbox mus nicht leer sein, eine Inbox muss aber überblickbar sein. Wie gut das klappt, hängt starkt von der Fähigkeit deiner Absender ab, gute Betreffzeilen zu verfassen.
Dazu müssen möglichst viele Menschen über gute Betreffzeilen (siehe eigene Podcast-Folge) informiert werden. Teile dazu diesen Blogbeitrag mit allen Menschen, die dir schlechte Betreffzeilen gesendet haben.
Werde zum E-Mail-Ninja
Wenn du E-Mail-Produktivität systematisch erlernen willst, dann empfehle ich dir das Buch „Inbox so gut wie zero„:
Schau dir auch gerne meine Expertentipps bei Anna Lechmann an:
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Save the Date! Heute um 16:00 Uhr bin zu Gast bei der Ordnungsberaterin Anna Lechmann. Live auf Instagram TV!
Als Experte für Produktivität und Zeitmanagement werde ich mit ihr über die Herausforderungen im Home Office sprechen. Da wird mein Herz einen Freudenhüpfer machen 🙂
