Folge 26: Der richtige Umgang mit Deadlines

Wie stellst du sicher, das Projekten die Deadline eingehalten wird? In dieser Folge gibt es Tipps, wie du Deadlines mit wenig Planungsaufwand effektiv begegnen kannst.

Wie stellst du sicher, dass in Projekten die Deadline eingehalten wird? In dieser Folge gibt es Tipps, wie du Deadlines mit wenig Planungsaufwand effektiv begegnen kannst.


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Folge 24: Bitte nur fünf Dinge vom Buffet nehmen!

So viele Projekte und so wenig Zeit! In dieser Folge lade ich dich ein, mit mir aus deinen/meinen mehreren Dutzend Zielen – ja, du verfolgst tatsächlich so viele Ziele, vielleicht ohne es zu ahnen – die wichtigsten auszuwählen. Es gilt: Bitte nur fünf Dinge vom Buffet nehmen!
Natürlich interessiert mich dein Resultat? Wie viele Ziele konntest du identifizieren? Was waren die wichtigsten fünf?

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Schnellere Projektplanung dank Deadlines in James

Ich habe hier im Blog und im Podcast schon öfter über James geschrieben. Die KI hinter James plant automatisch für euch, welche Aufgabe ihr als nächstes erledigen solltet. Vor allem, wenn man einen Berg von Aufgaben vor sich hat, eine tolle Erleichterung (=> im Podcast anhören). Ein super-einfaches Feature macht eine noch schnellere Projektplanung dank Deadlines möglich.

Ein einfaches Beispiel: Ich erstelle gerade einen Audiokurs über Produktivit auf UpSpeak. Dazu muss ich eine Lektion nach der anderen Skripten, Aufnehmen und die Audio-Datei bearbeiten.

In James habe ich meinen Audiokurs über Produktivität für UpSpeak geplant
Projekt „Audiokurs Produktivität“ in James

Zur Übersicht habe ich mir ein konkretes Projekt „Audiokurs Produktivität“ in James angelegt. Da die Skripte bereits im Wesentlichen fertig sind, ist der nächste Schrit die Aufnahme (das Bearbeiten habe ich aus Gründen der Einfachheit hier mal weggelassen).

Insgesamt möchte ich damit im November fertig werden. Wann sollte nun jede einzelne Aufgabe erledigt werden?

Der klassische Zugang

Ich könnte nun die Tage bis Ende November zählen, und das gleichmäßig auf die 6 noch aufzunehmenen Lektionen verteilen. Alternativ könnte ich mir vornehmen, jeden Tag aufzunehmen. So oder so: Ich würde jeder Aufgabe individuell ein Datum geben. Also sechsmal Aufgabe kurz bearbeiten und ein Datum vergeben. Soweit kein großes Ding, oder?

Doch was wird passieren? Wir verletzen mein heiliges Mantra:

Schreibe keine Aufgaben in den Kalender!

Sascha Feth

Natürlich gibt es Aufgaben, die nur ein einem einzigen Tag Sinn ergeben, weil sich nur an diesem Tag ein Zeit- oder Möglichkeitsfenster öffnet. Hier wäre es anders: Das Projekt soll im November fertig werden, egal an welchem konkreten Tag die einzelne Aufgabe fertig wird. Die meisten Task-Manager können das nicht abbilden.

Was wird fast immer passieren: Ihr erledigt die Aufgabe eben doch nicht an dem ursprünglich geplanten Tag. Die sonstige Welt hat sich ja weiter gedreht und es standen auch andere Dinge an. Jetzt müssen die Fälligkeiten aller folgenden Aufgaben ebenfalls manuell angepasst werden.

Die Lösung in James ist super-einfach

… das Projekt als Ganzes bekommt eine Deadline:

Deadlines für Projekte in James setzen
Das Projekt bekommt den 30. November als Deadline

Als Konsequenz wird James nun darauf achten, dass die Aufgaben insgesamt erledigt werden. Dabei priorisiert er diese Aufgaben automatisch gegen andere Aufgaben (die ebenfalls ein Datum haben können, oder einfach auf Grund ihres Kontextes wichtig sind).

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In meinem Kino-Modus erscheint dann die Lektion entsprechend:

Kino-Modus in James
Die Aufgabe „Lektion 3“ hat kein konkretes Datum, wird aber dennoch entsprechend prior in meine Next-Actions gepackt

Es geben sich sofort drei Vorteile:

  1. Es muss nur einziges Datum für das Projekt vergeben werden, statt viele einzelne Daten für jede Aufgabe. Das spart einige Klicks.
  2. Ihr müsst euch nicht selbst mit der Planung auseinander setzen, wann was gemacht werden muss, und spart dadurch noch mehr Zeit.
  3. Bei Verschiebungen eures Plans müsst ihr nichts händisch abändern. Erneut werden klicks und Zeit gespart.

Probiert es aus! Ich bin begeistert von der schnelleren Projektplanung dank Deadlines.