Tipp: E-Mails nur geöffnetem Fenster lesen

Also, wieso solltest du deine E-Mails nur geöffnetem Fenster lesen? Weil du davon dreifach profitierst. Lies hier die Antwort oder schau sie dir bei Paleolution auf YouTube an:

Vorteil 1: Frische Luft fördert deine Konzentration

Das gilt natürlich im Sommer wie im Winter. Ein kurzes Stoßlüften während der E-Mails lässt dich danach frisch und konzentriert besser in einen Deep-Work-Zustand kommen. Aber Moment, erkältet man sich im Winter dann nicht?

Vorteil 2: Frieren ist gesund

Von der kalten Dusche weiß bereits jeder, dass sie in mehrerer Hinsicht gesundheitsförderlich ist. Das gilt auch für kalte Luft, die du kurz ohne Schutz an deinen Körper lässt. Also, verzichte auf zusätzliche Kleidung und setze dich der kälteren Luft bewusst aus.

Vorteil 3: Du wirst dich kurz fassen

Was will mir die E-Mail sagen, was möchte ich antworten, was ist mit dieser zu tun? Entscheidung treffen, Aktion planen und weiter zur nächsten E-Mail. Jede E-Mail bekommt so wenig Aufmerksamkeit wie möglich und so viel wie nötig. Mind like Water geht auch im Winter. Ausnahme: E-Mails, die unter die 2-Minuten-Regel fallen werden natürlich direkt beantwortet.


Also probier’s aus. Jetzt direkt vielleicht!?

Noch mehr Tipps zu Inbox Zero gibts in meinem Buch. Das lässt sich auch bei geöffnetem Fenster lesen:

Tipp 7: Du brauchst ein „In Progress“-Label

Du brauchst ein "In Progress"-Label

Das sind die vier häufigsten Ursachen, für ein nicht abgeschlossenes Projekt

  1. Unterbrechungen: Eine Unterbrechung hat dich gedanklich abdriften lassen
  2. Delegation: Du wartest auf eine Zuarbeit, die einfach nicht kommen will
  3. Inspiration: Eine gute Idee ist gefragt, die nur leider nicht von selbst kommen will
  4. Motivation: Nach einem guten Start steht als nächstes eine widerspenstige Aufgabe bevor, vor der du dich drückst

Unterbrechungen

Diese Ursache können wir relativ kurz abhandeln. Die meisten Unterbrechungen sind zeitlich begrenzt und nach ihr, kannst du dich wieder deinem Projekt widmen. Vielleicht hat die Unterbrechung dafür gesorgt, dass sich deine Prioritäten verschoben haben.  Irgendwann wirst du aber zu deinem Projekt zurückkehren und dann kann es weiter gehen. Es kann auch immer passieren, dass sich zwischenzeitlich die äußeren Umstände geändert haben, und dein Projekt hat keine Relevanz mehr. Auch gut: Lasse los und streiche es von deiner Liste. Sollte dir das schwer fallen, so lies zuvor diesen Artikel aus dem Manager-Magazin: „Darf noch ein bisschen mehr Geld aus dem Fenster geworfen werden?“ (Link).

Wenn du allgemeine Tipps zum Umgang mit Unterbrechungen brauchst, empfehle ich dir das Buch „Monkey Management“ (Link zu Amazon).

Delegation

Du wartest auf ein Arbeitspaket einer anderen Person. Und wartest, und wartest. Im besten Fall hat die Person es einfach nur vergessen, dann reicht eine einfache Erinnerung. Nur wenn die Person partout keine Zeit finden kann, sich darum zu kümmern bist du wieder in der Verantwortung, evtl. jemand anderen für die Aufgabe zu finden. 

Um hier den Engpass erst gar nicht aufkommen zu lassen folgender Tipps: 

  1. Schreibe dir alle Zuarbeiten, auf die du wartest, in deine Aufgabenverwaltung mit dem Präfix „Warten auf XYZ„. Am besten in eine eigene Liste „Warten auf“.
  2. Schaue dir speziell diese Liste jede Woche einmal an und prüfe, ob du schon Erinnerungen versenden solltest, falls die Deadline näher rückt.
  3. Notiere dir das Datum, an dem du die Person erstmalig um Erledigung gebeten hast. Beziehe dich dann höflich bei deiner Nachfrage auf dieses Datum „… siehe meine Nachricht vom tt.mm.yyyy„.

Inspiration

Die Inspiration ist ein solcher Besucher, der nicht immer bei der ersten Einladung erscheint.

Pjotr Iljitsch Tschaikowski

Das Zitat sagt eigentlich alles. Die gute Nachricht: Ab und zu erscheint sie eben doch. In diesen Situationen ist es wichtig, dir die Ideen aufzuschreiben, sobald sie kommen. Egal ob in einem physischen Notizbuch oder digital (z.B. Evernote oder Google Keep); Hauptsache verschriftlicht. Siehe hierzu auch den Beitrag „Schreib‘ alles in deine Inbox„. Kehre auch zu dieser Liste regelmäßig zurück und lasse die Ideen nochmal auf dich wirken. Oft fallen dir neue Aspekte ein, die du ergänzen kannst. So reift diese Liste Stück für Stück und steht dir zur Verfügung, wenn die Muse dich gerade nicht küssen will.

Eine spezielle Situation sind Schreibblockaden. Hier habe ich gute Erfahrungen damit gemacht, einfach zu beginnen. Gestatte dir, dass der erste Entwurf beliebig schlecht sein darf. Kehre nach ein/zwei Tagen zu deinem Entwurf zurück. Nun bist du dein eigener Korrekturleser und jeder Mensch ist ein besserer Korrekturleser als Autor. Wohlgemerkt: Es geht hier nicht um Rechtschreibfehler, sondern um die Korrektur auf der Meta-Ebene des Textes.

Motivation

Das ist der komplizierteste Grund warum Projekt ins Stocken geraten. Hier können wir zwei Situationen unterscheiden:

  1. Der nächste Schritt ist noch nicht identifiziert
  2. Der nächste Schritt scheint zwar gefunden, aber du kannst dich nicht durchringen ihn zu gehen

Laut David Allen ist das der häufigste Grund, warum Projekte stillstehen. Kennst du also die eine Sache, die du konkret tun könntest um einen Fortschritt zu erreichen, wie klein er auch immer sei? Falls ja: Schreibe das in deine Next-Action-Liste (siehe eigener Beitrag). Falls nein, so benötigt das Projekt mehr Planung. Dein nächster Schritt ist es dann, nochmal diesen Beitrag zulesen: „Bei aktuem Stress hilft ein alter Briefumschlag„. (Die Briefumschlagsplanung hilft nicht nur bei Stress, sondern auch bei Stau).Wenn nun der nächste Schritt (vermeintlich) identifiziert ist, bedeutet das noch lange nicht, dass du ihn auch bald erledigen wirst. Manchmal spürst du innerlich riesige Widerstände gegen diese Aufgabe und wirst sie immer weiter aufschieben. In den allermeisten Fällen sind diese Aufgaben dann noch zu groß und nicht granular genug. Nimm dir wieder einen alten Briefumschlag und zerdenke die unangenehme Aufgabe in viele kleine Teilaufgaben. Hier ein banales Beispiel: Ich musste einmal eine Versicherung kontaktieren, um etwas an einem Vertrag zu ändern, und habe das tagelang vor mir her geschoben. Die Aufgabe „Meine Versicherung wegen XYZ kontaktieren“ war nicht granular genug. Erst als ich das in vier (!) Teilschritte zerlegt habe, ging es voran:

  1. „Meine aktuellen Vertragsunterlagen griffbereit haben“ (ich habe mir die Dokumente in Google Drive gesucht und markiert)
  2. „Den aktuellen Vertrag besser verstehen“ (also das Dokument lesen und mir Eckpunkte und Fragen notieren)
  3. „Kontaktadresse der Versicherung heraussuchen“ (kam in die gleiche Notiz wie die Fragen)
  4. „(auch wirklich) anrufen“.

Unterbewusst waren mir die Recherche-Schritte 1-3 derart unsympathisch, dass ich in einem Aufwasch keine Lust darauf hatte. 

Du brauchst ein „In Progress“ Label. Vor allem Freitags

Jedem Anfang wohnt ein Zauber inne - Herman Hesse

Neugier und Tatendrang empfinde ich als Tugenden. Viel zu oft bringen diese aber mit sich, dass man nach dem verflogenen Anfangszauber den Antrieb verliert sich mit dem Projekt weiter zu beschäftigen. Wir haben bereits gesehen, dass jedes Projekt einen nächsten Schritt identifiziert haben sollte und dass du diesen Schritt prüfen solltest, ob er granular genug ist.

Markiere dir darüber hinaus auch alle Aufgaben, die gerade in der Bearbeitung sind. Wenn alle Aufgaben die eben aufgezeigten Voraussetzungen erfüllen, sollte es das nicht geben. Praktisch gibt es aber immer Ausnahmen. Wenn du einen Bericht schreibst, arbeitest du wahrscheinlich selten mit Unteraufgaben „Kapitel 1 schreiben“, „Kapitel 2 schreiben“, etc.. Daher wird die Aufgabe „Bericht schreiben“ irgendwann beginnen und sich dann über ein paar Tage ziehen. Gib ihr dann vom ersten Tag an einen Zusatz „in progress“. 

Wenn Top-Level-Aufgaben vorliegen, so vergib an sie das in_progress. Bei meinem Versicherungsbeispiel könnte das so aussehen:

Todoist-Screenshot: Mehrere Sub-Aufgabeben und eine Top-Level-Aufgabe, die ein in_progress-Label hat
in_progress-Label in Todoist

Filtere nun regelmäßig deine Aufgaben nach den InProgress-Aufgaben. Freitage sind ein guter Tag dazu! Vor dem Wochenende solltest du nichts Neues mehr anfangen, damit du mit freien Gedanken ins Wochenende kannst. Konzentrierst du dich im Gegenzug auf diese Aufgaben, besteht die Chance mit vielen abgeschlossenen (Teil-)Projekten entspannt ins Wochenende zu gehen.

Jetzt interessiert mich: Was ist bei dir die häufigste Ursache für nicht abgeschlossene Projekte und was hast du hier schon alles an Gegenmaßnahmen probiert?

Tipp 5: Du musst die Spülmaschine nicht ausräumen; du willst!

Du musst die Spülmaschine nicht ausräumen; du willst!

Ein häufiges Anzeichen der Überforderung ist, dass man sich treiben lässt und in eine Opferrolle gerät. Diese Rolle äußert sich in alltäglichen banalen Dingen wie der Spülmaschine, von der man glaubt, dass sie ausgeräumt werden MUSS. Entgehe dieser Denkfalle und unterscheide sauber zwischen müssen und wollen. Du musst die Spülmaschine nicht ausräumen; du willst! Das wird einen großen Unterschied darin machen, wie du auch alle übrigen Dinge angehst. 

“Happiness is when what you think, what you say and what you do are in harmony”

Mahatma Gandhi

Beobachte dich ab sofort selbst: Wie oft lässt du Sätze der Form „Ich muss noch X erledigen (bevor ich Y machen kann)“ fallen? Vor allem: Wie oft stimmt diese Aussage wirklich?
Klingt so, als würdest du ja gerne Y machen, aber irgendjemand/irgendetwas hält dich davon und fordert zuerst X ein. Ein fieser Kerl/Frau diese(r) Unbekannte! Dir sind die Hände gebunden, aber X geht jetzt vor Y und du kannst nichts dafür. Du Opfer.

Mir geht es darum herauszufinden, wann die Deutung deiner Prioritätensetzung falsch ist. Ich glaube, meistens müssen wir X gar nicht zuerst tun, sondern wir wollen es. Dann ist es wichtig dazu zu stehen: Du hast frei und selbstbestimmt entschieden, dass dir X im Moment wichtiger ist. Du übernimmst die Verantwortung über dein Handeln. Anders kannst du der Überforderung nicht entkommen.

Sende ein selbstbestimmtes Signal an dich und dein Umfeld

Das Beispiel der Spülmaschine kennen vor allem Eltern, die ihre Kinder mit dieser Begründung auf später vertrösten. “Ich muss erst noch die Spülmaschine ausräumen”. Wieso “müssen”? Niemand hat dich dazu gezwungen und es ist mit deutscher Rechtsprechung verträglich es nicht zu tun. Räumst du sie nicht eher freiwillig aus, weil du die Ordnung bevorzugst und um dich anschließend in deiner Wohnung wohler zu fühlen? Traue dich, deinem Kind zu sagen, dass du dieses Wohlgefühl momentan dem Spielen vorziehst und schiebe es nicht auf die äußeren Umstände.

Wenn also das nächste Mal dein Kind vor dir in der Küche steht und spielen will, so sage nicht: „Ich kann jetzt nicht mir dir spielen, [obwohl ich es gerne würde], denn ich muss noch die Spülmaschine ausräumen. [Was nur ein Beispiel der unzähligen Aufgaben ist, die täglich auf mich einprasseln und von denen ich gar nicht weiß, wo ich anfangen soll. Es ist alles so furchtbar]„.

Sage lieber: „Ja, ich freue mich darauf, gleich mit dir spielen. Vorher will ich noch die Spülmaschine ausräumen. [Denn ich habe entschieden, dass das jetzt getan wird. Es sorgt für mehr Ordnung im Haus und das ist mir im Moment wichtiger]“.

An der Reihenfolge deiner Tätigkeiten hat sich nichts geändert. Zuerst die Spülmaschine, dann das Spielen. Gleichzeitig haben sich die Botschaften an dich und dein Umfeld um 180 Grad gedreht.

Natürlich gilt das für jede andere Situation des Alltags genauso, egal, ob zu Hause oder auf der Arbeit, ob mit oder ohne Kinder. Sage nicht, du müsstest etwas tun, obwohl du es “lediglich” willst. Auch wenn du im Endeffekt den Tag damit inhaltlich nicht anders gestalten solltest, so holst du dir die Deutungshoheit über deine Motive zurück.

Was, wenn du es nun aber wirklich nicht willst?

Wie verhält es sich mit Angestellten? Wenn der Chef einen Bericht verlangt, dann muss man das doch machen, oder?

Prinzipiell korrekt, aber auch hierauf kann man mit zwei Brillen schauen:

  • Fall 1, “Opferrolle”: „Ich muss den Bericht schreiben [weil ich sonst Ärger mit meinem Chef bekomme, und davor habe ich Angst].
  • Fall 2: Selbstbestimmt: „Ich will den Bericht schreiben [weil ich die Notwendigkeit und den Mehrwert darin sehe, dass der Bericht möglichst bald an den Kunden geht].

Gelegentlich wird es vorkommen, dass du eine Aufgabe zu erledigen hast und es dir einfach nicht gelingt, sie erledigen zu wollen. So lange das nur ab und zu vorkommt, kannst du das akzeptieren. Ist es an der Tagesordnung, so überlege dir, ob du diesen Job wirklich wills. Er wird dich nicht erfüllen, da wir alle nach Selbstverwirklichung streben. Nicht erst seit der Generation Y.

Erinnerung: Schreib‘ keine Aufgaben in deinen Kalender

Im Beitrag „Schreibe keine Aufgaben in den Kalender“ habe ich dich gebeten, Aufgaben nicht zu terminieren. Im Bezug auf diesen Beitrag wird nun deutlich: Ein Terminieren führt zu einem Müssen. Aber wir wechseln ja die Einstellung hin zu einem Wollen [dass das bald erledigt ist]. Ergo setzen wir es auf die Next-Action-Liste

Wie ist es bei dir? Wie oft hast du dich mit einem „müssen“ ertappt? Welche Dinge, von denen du bisher geglaubt hast, sie zu müssen, sind eigentlich Dinge, die du willst? Wie oft war das Müssen-von-X eine Entschuldigung dafür, dass du dich vor Y drücken wolltest?

Tipp 3: Unterscheide nur „Next Action“ und „Irgendwann“

Tipp 3: Unterscheide nur Next Action und Irgendwann. Triff diese Entscheidung schnell

Seit einigen Tagen hast du eine Inbox (Link) und stellst sicher, dass alle dir zufliegenden Aufgaben darin landen. Allein diese Verschriftlichung gibt dir das Gefühl der Kontrolle. Weiterhin terminierst du deine Aufgaben nicht mehr auf Verdacht (Link). Damit deine Inbox jeden Abend leer ist, müssen wir uns ein paar Techniken zum effektiven Umgang mit ihr ansehen. Dabei hilft dir als erstes Tipp 3: Unterscheide nur als „Als nächstes / Next Action“ und „Someday / Irgendwann“ bei deinen Aufgaben.

Schauen wir uns am Bürobeispiel an, wie man die beiden Kategorien aus der Inbox heraus unterscheidet und wie man anschließend mit ihnen weiterarbeitet.

So sah unsere Inbox nach 45 Minuten Arbeitstag aus

Wir knüpfen direkt um 8:45 Uhr an unserem Beispieltag an (Link). Zunächst kommen wir zurück zum Schreibtisch und würden gerne mit der ursprünglich für den Tag geplanten Arbeit beginnen. Ergänzend liegt nun die gefüllte Inbox da. Wenn das dein erster Tag mit einer Inbox ist, so schreibe bitte auch die eigentlich geplanten Aufgaben nochmals in die Inbox.

Hast du jetzt direkt einen Termin im Kalender? Dann nimm an ihm Teil und komme evtl. mit einer noch längeren Inbox zurück. Falls du keinen Termin im Kalender hast, hast du soeben einen mit dir selbst vereinbart: “Review meiner Inbox machen”.

Review-Schritt 1: Entscheide schnell, was “als nächstes” gemacht werden kann

Finde zuerst alle Elemente, die du theoretisch als nächstes machen könntest, wenn du jetzt gerade Zeit hättest und am richtigen Ort wärst. In der GTD-Community (Getting Things Done, sehr lesenswert!) sind das deine „Next Actions“. Das hier könnten die Next Actions unseres Beispiels sein:

Die Next Actions sind identifiziert und hervorgehoben

Neben einem kleinen Etikett „Next Action“ habe ich zusätzlich mit gelber Hervorhebung gearbeitet. Tatsächlich reicht aber eine Form der Darstellung (ich bevorzuge das Etikett). Schauen wir uns die Next Actions im Detail an:

  • Druckerpatronen kaufen: Wenn du jetzt Zeit hättest, könntest du ins Auto steigen und welche kaufen oder am PC online bestellen.
  • Die eine und die andere Sache, die du heute eigentlich machen solltest: Wären nicht die ganzen Ablenkungen gewesen, hättest du bereits daran gearbeitet. Wahrscheinlich an deinem Arbeits-PC.
  • Termin für Reifenwechsel vereinbaren: Du könntest jetzt sofort zum Telefon greifen und anrufen
  • … gleiches gilt für die Kinokarten.

Bei allen übrigen Aufgaben fühlen wir uns noch nicht in der Lage sie direkt zu erledigen, selbst wenn wir jetzt Zeit hätten. Wir werden sie uns in Schritt 3 genauer ansehen.

Schiebe die Next Actions möglichst schnell ins Archiv bzw. auf eine eigene Liste

Jetzt bist du dran: Identifiziere jetzt deine Next Actions. Archiviere die Next Actions dann direkt.

Falls du nicht mit Keep gearbeitet hast, sondern z.B. ein Textdokument oder eine Liste auf Papier geführt hast, ist es jetzt Zeit eine zweite Liste anzulegen. Nenne die Liste “Next Actions” und verschiebe die Einträge der Inbox in diese neue Liste.

Review-Schritt 2: Sortiere dann aus, was irgendwann mal fällig ist

Nun zur Irgendwann-Kategorie. In unserem Beispiel erschien alles einigermaßen dringend. Dir werden aber über Tag noch Gedanken der Form „Irgendwann werde/sollte/könnte ich …„. Schreibe die auch zunächst in die Inbox. Nehmen wir zusätzlich an, das Sophies Gefallen auch von dieser Form ist (z.B. “Kannst du mir irgendwann mal das neue Computerprogramm erklären?”):

Markiere, was irgendwann mal (oder auch nie) erledigt werden kann

Erneut habe ich hier mit Farbe und Etikett gearbeitet, während eine Art der Darstellung gereicht hätte (vorzugsweise das Etikett). 

Den Sprachkurs wollen wir auch nicht unbedingt jetzt schon machen, und das Tablet werden wir uns vielleicht zu Weihnachten wünschen. Also alles entsprechend markieren. Und jetzt: Ins Archiv damit (bzw. in eine neue, dritte Liste “Irgendwann”).

Review-Schritt 3: Finde die Next Actions der restlichen Aufgaben

Drei Aufgaben stehen jetzt noch in der Inbox:

  1. Susi einen Gefallen tun
  2. Achim dringend antworten (dafür aber erst Steffi fragen)
  3. Der E-Mail-Bitte von Bernd nachkommen

Wir fühlen uns nicht in der Lage diese Aufgaben direkt zu erledigen. Oft ist das tatsächlich nur ein Gefühl, hervorgerufen von einem inneren Widerstand. Der beste Weg diesen Widerstand aufzulösen ist weitere Planung.

Für Susis Gefallen müssen wir vielleicht auf einen anderen Kollegen warten, der heute nicht da ist, und für Bernds Bitte müssen wir noch Diagramme erstellen, für die wir überhaupt erst die Daten ermitteln müssten. Bei dieser Art von mehrstufigen Aufgaben ist die Verschriftlichung besonders wichtig. Ich empfehle dir das direkt unter die Aufgaben als Unteraufgaben zu notieren:

Wie du siehst habe ich die Aufgabe jetzt in den Titel der Notiz geschrieben und die Unteraufgaben in den eigentlichen Notizkörper. Dabei war ich möglichst präzise. Statt „Steffi fragen“ habe ich ausführlich „Steffi per Telefon nach ihrer Meinung fragen“ geschrieben. Präzise zu sein wird dir dein Zukunfts-Ich garantiert danken. Und zwar bei jedem Review deiner Listen.

In die ausformulierung hat sich noch ein Schlüsselwort eingeschlichen: “als nächstes”. Das ist bewusst geschehen. Sobald du diese Aufsplittung vorgenommen hast, kannst du typischerweise direkt wieder Next Actions vergeben: 

Eine letzte Aufgabe “Sophie einen gefallen tun” verbleibt in der Inbox. Hier gibt es keine Next Action, sondern wir müssen warten. Dazu ein in einem folgenden Beitrag mehr! Für den Moment soll ich diese verbleibende Aufgabe in der Inbox nicht stören.

Deine neuen Gewohnheiten

Wie geht es mit deinen drei Listen weiter?

  • Inbox: Du füllst sie weiterhin im Tagesverlauf sorgfältig, mit allem, was nicht vergessen werden soll. 
  • Mindestens einmal am Tag identifizierst du alle Next Actions und Irgewanns, du du dann direkt in die zugehörige Liste verschiebst.
  • Next Actions: Jedesmal, wenn eine Aufgabe erledigt ist, schaust du in diese Liste für die nächste Aufgabe (außer ein Termin steht im Kalender). In dieser Liste werden nur Dinge stehen, die du auch wirklich erledigen kannst (vergleiche Schritt 3 von oben) und die daher mit minimalen inneren Widerständen verknüpft ist. Damit bekommt diese Liste die meiste Aufmerksamkeit.
  • (Spätestens) gegen Ende des Arbeitstages: Was steht jetzt noch in der Inbox? Zerteile es schriftlich in Teilaufgaben und identifiziere die Next Actions
  • Irgendwann: Schaue dir diese Liste einmal pro Woche an. Für den Moment ist es dabei egal, ob du dich per (verbindlichem) Kalendereintrag daran erinnerst oder dir eine wöchentliche Aufgabe notierst “Irgendwann-Liste durchsehen”. 

Um in Google Keep auf die archivierten Next Actions zuzugreifen, kannst du übers Burger-Menu dein Label “NextAction” auswählen:

Mit zwei Klicks nach einem Label filtern
Alle Next Actions auf eine Blick

Das liefert dir eine gefilterte Ansicht für dein tägliches Review der Next Actions.

Gib mir Rückmeldung: Ist es dir gelungen die Inbox zu leeren oder gab es eine hartnäckige Aufgaben, die sich gegen die drei Schritte gewehrt haben? Schreib sie mir gerne ins Kommentarfeld und ich helfe dir dabei.

Welche Tools – außer Google Keep – möchtest du hier im Blog behandelt haben?

Tipp 2: Schreibe keine Aufgaben in den Kalender

Tipp 2: Schreibe keine Aufgaben in den Kalender

Wer Aufgaben in den Kalender schreibt, der steht auch gerne im Stau

Kennst du das, auf dem Weg zu einem Termin nervös auf zu Uhr zu blicken, ob du rechtzeitig ankommen wirst. Evtl. bist du zu spät losgefahren, oder übermäßig viel Verkehr hat deinen Puffer aufgefressen. Mindestens minütlich schaust du auf die Uhr, um hochzurechnen, ob du gerade weiteren Verzug auf- oder abbaust. Jede langsame Vorderfrau oder Vordermann, jede rote Ampel, jede Zugdurchfahrt am Bahnübergang und natürlich jeder Stau lassen die Wut in dir hochkochen. Du rufst beim Termin an, um deine Verspätung anzukündigen. Kein angenehmes Telefonat. Für den Moment ist damit das Schlimmste damit abgewendet, aber selbstverständlich verschieben sich alle folgenden Termin. Und zu denen musst du ja auch noch fahren. Eine Aufholjagd beginnt, bei der du nur verlieren kannst. Zeitlich und nervlich.

Was hat das mit dem Kalender zu tun?

Wer Aufgaben in den Kalender schreibt, plant/hofft diese an eben dem Tag zu erledigen. Wer eine Todo-Liste führt, interpretiert die häufig mit: “Was ich heute tun sollte”. Nun beginnt der typische Arbeitstag und das Unvermeidliche passiert:

  • Das langsame Fahrzeug vor dir entspricht der Kollegin, dem Kollegen, der dir nicht rechtzeitig eine Zuarbeit geliefert hat. Also nochmal nachfragen und auf baldige Antwort hoffen.
  • Die rote Ampel ist das klingelnde Telefon, die Anfrage von Kollegen auf dem Weg zum Kopierer. Also kurz aus den eigentlichen Gedanken und hoffentlich bald wieder zurück zu ihnen.
  • Der Stau wird vom Chef verursacht, der zu einer spontanen Besprechung ruft. Ende offen!

Die gleiche Aufholjagt wie unserer Auto-Analogie beginnt. Der Stress ist dabei genauso unvermeidlich. Wen rufst du jetzt an, um dich duckmäuserisch für die Verspätung zu entschuldigen? In den meisten Fällen dich selbst. Denn du hast den Termin mit dir selbst ausgemacht, als du z.B. in den Kalender geschrieben hast: “Um 14 Uhr die Präsentation für Achim vorbereiten” oder dir die Aufgabe (unterbewusst) für heute in der Todo-Liste vorgenommen hast.

Der Tag bräuchte halt einfach ein paar Stunden mehr! Ein bisschen Stau wäre doch dann nicht mehr schlimm, oder? Also einfach ausnahmsweise ein paar Überstunden machen!? Sicherlich würdest du dann auch mehr Aufgaben erledigt bekommen. Sicher ist leider auch, dass du damit das Gefühl der Überforderung nicht lösen würdest, denn:

Die Arbeit dehnt sich aus, bis sie die Zeit ausfüllt, die für ihre Ausführung zur Verfügung steht.

Cyril Northcote Parkinson

Der Versuch, deine ganze Todo-Liste in den Arbeitstag zu quetschen ist zum Scheitern verurteilt. Diesem Stress solltest du nicht aussetzen. Einziger Ausweg: Führe keine Todo-Liste, vor allem nicht im Kalender. Nur wenn du für deine ganzen Aufgaben kein festes Tagesziel eingeplant hast, gehst du souverän mit Unterbrechungen um.

Sei ein strenger Türsteher für deinen Kalender

Hier nochmal die Inbox nach unseren exemplarischen 45 Minuten:

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45 Minuten hagelt es Aufgaben für die Inbox

Einiges erscheint sehr dringend, wie z.B. Achims Anfrage. Um 14 Uhr steht noch nichts im Kalender, da könnten wir das doch machen! Nein. Widerstehe dem Impuls, dir dafür gleich Zeit im Kalender einzutragen. Der einzige Eintrag, der zweifelsfrei in den Kalender darf ist “Abendessen einkaufen”. Du kannst es nicht jetzt sofort tun (da du gerade auf der Arbeit bist), sondern frühestens nach Feierabend. Später ergibt aber auch keinen Sinn, weil du sonst nach Hause zu deinem leeren Kühlschrank fährst. Diese Aufgabe darf sofort in den Kalender (vermutlich in deinen privaten) und fliegt raus aus der Inbox. Lasst uns annehmen, dass die restlichen Aufgaben in der Inbox vom Typ “lediglich dringen, aber nicht zwangsläufig heute” sind. Das bedeutet auch, dass keine harte Deadline damit verbunden ist, z.B. eine strenge Einreichungsfrist.

Ein harmloses Beispiel: Diese Zeilen habe ich im Autohaus geschrieben, während ich darauf gewartet habe, dass die Winterreifen aufgezogen wurden. Wieder in meinem Auto, hat mich das hier begrüßt:

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Das kommt direkt in die Inbox oder besser direkt in den Kalender

Das ist der Prototyp für eine wichtige Aufgabe, die ich vergessen würde, hätte ich sie nicht aufgeschrieben. Jetzt direkt kann ich das nicht erledigen (weil ich ja erst 50 Kilometer fahren muss) und in einer Woche bin ich zu viel gefahren. Also kurz überschlagen: Übermorgen ist der einzig sinnvolle Tag das zu erledigen, und zwar wenn ich nach Feierabend in meiner Garage ankomme. Also ab in den Kalender damit.

Jetzt bist du dran. Lege dir jetzt deine Inbox (bzw. deine Todo-Liste) und deinen Kalender bereit und tue folgendes:

  1. Suche im Kalender nach (willkürlich) eingetragenen Aufgaben. Sind sie eigentlich gar nicht an dem Tag fällig? Hast du sie dort nur auf Verdacht eingetragen, damit ein Zeitslot für die Bearbeitung reserviert ist? Raus aus dem Kalender damit und rein in die Inbox
  2. Suche nach Einträgen in der Inbox, für die es nur ein kurzes Zeitfenster für die Bearbeitung gibt. “Dann und nur dann (oder gar nicht)”. Überprüfe nochmals kurz, ob du das wirklich machen willst und trage es dann in den Kalender ein.

Kurzum: Der Kalender zeigt nur die harte Terminlandschaft; sonst nichts.

Es ist völlig normal, dass du zu Beginn Schwierigkeiten mit dem Prozess haben wirst. Du wirst viele “ASAPs” als “sofort, spätestens aber noch heute” interpretieren. Ab und zu schleicht sich natürlich doch eine Aufgabe in den Kalender. Ganz verhindern lässt sich das nicht. Gute Tage wirst du künftig dann aber gerade daran erkennen, dass nur echte Termine im Kalender stehen.

Aber wann werden die Aufgaben denn jetzt endlich erledigt?

Die einfache Antwort: Wenn die Zeit und die Umstände dafür gekommen sind, und nicht einfach nur, weil es 14 Uhr ist, und du heute morgen gedacht hast, um 14 Uhr könnte dafür ja vielleicht Zeit sein. Bitte vertrau mir, dass unsere Kontext-Listen in einem der nächsten Beiträge das erledigen werden. Führe deine Inbox gewissenhaft weiter. Achte auf ihre Vollständigkeit und wirf mehrmals täglich einen Blick darauf. Im nächsten Beitrag halbieren wir sie gemeinsam.

Wie sieht dein Kalender bzw. deine Todo-Liste aktuell aus? Terminierst du viel auf Verdacht, ohne strenge Notwendigkeit? Falls ja: Schaffst du es bis Abends alles abgearbeitet zu haben? Wiederum falls ja: Was hat es dich gekostet? Teile deiner Freizeit, mehr Stress, usw.?

Tipp 1: Schreibe alles in deine Inbox

Tipp 1 - Schreib alles in deine Inbox

Im Kick-Off-Beitrag „Mythos Überforderung“ (hier nachlesen) hatten wir uns den Start in einen typischen Arbeitstag angeschaut. Auf dem Weg zur Arbeit und in den ersten Minuten sind uns so viele Todos zugeflogen, dass der Tag völlig aus der Spur kommen kann. Die ursprünglich geplanten Tagesaufgaben wandern nach hinten und am Ende bleiben wir vermutlich länger im Büro, um alles wieder irgendwie auf Kurs zu bekommen. Ich hatte versprochen, viele kleine Tipps zu liefern, die den Stress aus solchen Tagen nehmen. Los geht’s mit Tipp 1: “Schreib alles auf“, und zwar in deine neue Inbox.

Diese Folge im Podcast anhören:

Wirklich ALLES aufschreiben?

A commitment kept only in your head will be given too much or too little attention

David Allen

Dieses Zitat ist für mich die wohl beste Zusammenfassung seiner GTD-Methodik überhaupt. Meine Erfahrungen der letzten Jahre bestätigen das: Jeder Versuch, sich eine Aufgabe oder Verbindlichkeit ohne Verschriftlichung zu merken, endet auf eine von zwei Arten:

  1. Die Aufgabe bekommt zu wenig Aufmerksamkeit. Sprich: Wir vergessen sie. Vielleicht fällt sie uns auch nur zu spät wieder ein. Beides ist ärgerlich.
  2. Die Aufgabe bekommt zu viel Aufmerksamkeit. Sprich: Der Gedanke rotiert durch unseren Kopf und nagt regelrecht an unserem Denkprozess. Spät am Abend braucht man dann ans Einschlafen nicht zu denken.

Also nochmal: Schreib alles auf! Sobald sich ein Gedanke der Form “Ich muss/könnte/sollte/wollte…” auftut, kommt dieser Gedanke in die Inbox. Sobald ein Kollege etwas anfragt, kommt es in die Inbox. Das ist unabhängig davon, ob er das persönlich oder per E-Mail tut.

Einschub: Mittelfristig empfehle ich für E-Mails eine separate Liste, direkt im Mail-Programm zu führen. Für den Moment arbeiten wir aber mit einer Liste.

Weiterhin schreibst du immer auf, wenn du auf etwas von anderen wartest. Also etwa “Warten: Max liefert mir die Zahlen für meinen Bericht”. Die Inbox umfasst nicht nur berufliche Themen, sondern auch private, wie z.B. die Bitte Kinokarten zu reservieren. Nach 45 Minuten unseres exemplarischen Tages sieht die Inbox in etwa wie folgt aus:

Die ersten 45 Minuten des Tages in der Inbox

Exemplarisch habe ich hier Google Keep verwendet. Wer langsam mit der Thematik starten möchte ist damit auch schon gut beraten. Zunächst hätte es aber auch ein Zettel, ein Word-Dokument sowie jede andere ähnliche App sein können (bei mir ist es Todoist). Es könnte sogar eine kleine Kiste/Ablage sein, in die wir jeweils kleine Zettel mit den einzelnen Anfragen reinwerfen.

Deine Aufgabe: Richte dir jetzt eine Inbox ein. Verwende dazu ein physisches Notizbuch oder eine App (Todoist, Google Keep, Evernote oder ähnliches). Führe die Inbox immer mit dir und erfasse jeden “könnte/sollte/muss”-Gedanken darin.

Der Inbox-Zauber wirkt bereits

Herzlichen Glückwunsch! Du hast ab sofort deutlich weniger gedanklichen Kummer. Alleine durchs Aufschreiben hast du natürlich nicht auch nur eine einzige Aufgabe mehr erledigt. Dennoch wirst du sofort das Gefühl haben, die Dinge im Griff zu haben. Klingt zu schön um wahr zu sein, oder? Probier es aus, und du wirst es ab dem ersten Tag spüren. 

Einzige Voraussetzung: Du musst dir selbst vertrauen, dass die Inbox lückenlos ist. Jeder Blick in die Inbox (den du dir ab sofort mehrmals täglich angewöhnst) gibt dir ein vollständiges Bild deiner Verbindlichkeiten, und dein Kopf weiß das. Dazu darf dir aber kein Todo zu gering sein, um es in der Inbox zu erfassen.

Aber vorsicht! Die Inbox darf nicht zu einer Todo-Liste werden. Wir müssen sie am Ende jedes Abends vollständig abgearbeitet haben. Das bedeutet nicht, dass wir die zuständigen Aufgaben auch erledigen müssen. Worin der Unterschied besteht, erkläre ich dir beim nächsten mal. Erlaube deiner Inbox bis dahin weiter zu wachsen und wir kümmern uns dann gemeinsam darum, sie in den Griff zu bekommen.

Schreibt mir bis dahin gerne, ob ihr bereits eine Inbox (oder Todo-Liste benutzt). Falls ja: Ich welcher Form bzw. in welchem Format führt ihr eure Liste?