Tipp 2: Schreibe keine Aufgaben in den Kalender

Wer Aufgaben in den Kalender schreibt, der steht auch gerne im Stau

Kennst du das, auf dem Weg zu einem Termin nervös auf zu Uhr zu blicken, ob du rechtzeitig ankommen wirst. Evtl. bist du zu spät losgefahren, oder übermäßig viel Verkehr hat deinen Puffer aufgefressen. Mindestens minütlich schaust du auf die Uhr, um hochzurechnen, ob du gerade weiteren Verzug auf- oder abbaust. Jede langsame Vorderfrau oder Vordermann, jede rote Ampel, jede Zugdurchfahrt am Bahnübergang und natürlich jeder Stau lassen die Wut in dir hochkochen. Du rufst beim Termin an, um deine Verspätung anzukündigen. Kein angenehmes Telefonat. Für den Moment ist damit das Schlimmste damit abgewendet, aber selbstverständlich verschieben sich alle folgenden Termin. Und zu denen musst du ja auch noch fahren. Eine Aufholjagd beginnt, bei der du nur verlieren kannst. Zeitlich und nervlich.

Was hat das mit dem Kalender zu tun?

Wer Aufgaben in den Kalender schreibt, plant/hofft diese an eben dem Tag zu erledigen. Wer eine Todo-Liste führt, interpretiert die häufig mit: “Was ich heute tun sollte”. Nun beginnt der typische Arbeitstag und das Unvermeidliche passiert:

  • Das langsame Fahrzeug vor dir entspricht der Kollegin, dem Kollegen, der dir nicht rechtzeitig eine Zuarbeit geliefert hat. Also nochmal nachfragen und auf baldige Antwort hoffen.
  • Die rote Ampel ist das klingelnde Telefon, die Anfrage von Kollegen auf dem Weg zum Kopierer. Also kurz aus den eigentlichen Gedanken und hoffentlich bald wieder zurück zu ihnen.
  • Der Stau wird vom Chef verursacht, der zu einer spontanen Besprechung ruft. Ende offen!

Die gleiche Aufholjagt wie unserer Auto-Analogie beginnt. Der Stress ist dabei genauso unvermeidlich. Wen rufst du jetzt an, um dich duckmäuserisch für die Verspätung zu entschuldigen? In den meisten Fällen dich selbst. Denn du hast den Termin mit dir selbst ausgemacht, als du z.B. in den Kalender geschrieben hast: “Um 14 Uhr die Präsentation für Achim vorbereiten” oder dir die Aufgabe (unterbewusst) für heute in der Todo-Liste vorgenommen hast.

Der Tag bräuchte halt einfach ein paar Stunden mehr! Ein bisschen Stau wäre doch dann nicht mehr schlimm, oder? Also einfach ausnahmsweise ein paar Überstunden machen!? Sicherlich würdest du dann auch mehr Aufgaben erledigt bekommen. Sicher ist leider auch, dass du damit das Gefühl der Überforderung nicht lösen würdest, denn:

Die Arbeit dehnt sich aus, bis sie die Zeit ausfüllt, die für ihre Ausführung zur Verfügung steht.

Cyril Northcote Parkinson

Der Versuch, deine ganze Todo-Liste in den Arbeitstag zu quetschen ist zum Scheitern verurteilt. Diesem Stress solltest du nicht aussetzen. Einziger Ausweg: Führe keine Todo-Liste, vor allem nicht im Kalender. Nur wenn du für deine ganzen Aufgaben kein festes Tagesziel eingeplant hast, gehst du souverän mit Unterbrechungen um.

Sei ein strenger Türsteher für deinen Kalender

Hier nochmal die Inbox nach unseren exemplarischen 45 Minuten:

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45 Minuten hagelt es Aufgaben für die Inbox

Einiges erscheint sehr dringend, wie z.B. Achims Anfrage. Um 14 Uhr steht noch nichts im Kalender, da könnten wir das doch machen! Nein. Widerstehe dem Impuls, dir dafür gleich Zeit im Kalender einzutragen. Der einzige Eintrag, der zweifelsfrei in den Kalender darf ist “Abendessen einkaufen”. Du kannst es nicht jetzt sofort tun (da du gerade auf der Arbeit bist), sondern frühestens nach Feierabend. Später ergibt aber auch keinen Sinn, weil du sonst nach Hause zu deinem leeren Kühlschrank fährst. Diese Aufgabe darf sofort in den Kalender (vermutlich in deinen privaten) und fliegt raus aus der Inbox. Lasst uns annehmen, dass die restlichen Aufgaben in der Inbox vom Typ “lediglich dringen, aber nicht zwangsläufig heute” sind. Das bedeutet auch, dass keine harte Deadline damit verbunden ist, z.B. eine strenge Einreichungsfrist.

Ein harmloses Beispiel: Diese Zeilen habe ich im Autohaus geschrieben, während ich darauf gewartet habe, dass die Winterreifen aufgezogen wurden. Wieder in meinem Auto, hat mich das hier begrüßt:

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Das kommt direkt in die Inbox oder besser direkt in den Kalender

Das ist der Prototyp für eine wichtige Aufgabe, die ich vergessen würde, hätte ich sie nicht aufgeschrieben. Jetzt direkt kann ich das nicht erledigen (weil ich ja erst 50 Kilometer fahren muss) und in einer Woche bin ich zu viel gefahren. Also kurz überschlagen: Übermorgen ist der einzig sinnvolle Tag das zu erledigen, und zwar wenn ich nach Feierabend in meiner Garage ankomme. Also ab in den Kalender damit.

Jetzt bist du dran. Lege dir jetzt deine Inbox (bzw. deine Todo-Liste) und deinen Kalender bereit und tue folgendes:

  1. Suche im Kalender nach (willkürlich) eingetragenen Aufgaben. Sind sie eigentlich gar nicht an dem Tag fällig? Hast du sie dort nur auf Verdacht eingetragen, damit ein Zeitslot für die Bearbeitung reserviert ist? Raus aus dem Kalender damit und rein in die Inbox
  2. Suche nach Einträgen in der Inbox, für die es nur ein kurzes Zeitfenster für die Bearbeitung gibt. “Dann und nur dann (oder gar nicht)”. Überprüfe nochmals kurz, ob du das wirklich machen willst und trage es dann in den Kalender ein.

Kurzum: Der Kalender zeigt nur die harte Terminlandschaft; sonst nichts.

Es ist völlig normal, dass du zu Beginn Schwierigkeiten mit dem Prozess haben wirst. Du wirst viele “ASAPs” als “sofort, spätestens aber noch heute” interpretieren. Ab und zu schleicht sich natürlich doch eine Aufgabe in den Kalender. Ganz verhindern lässt sich das nicht. Gute Tage wirst du künftig dann aber gerade daran erkennen, dass nur echte Termine im Kalender stehen.

Aber wann werden die Aufgaben denn jetzt endlich erledigt?

Die einfache Antwort: Wenn die Zeit und die Umstände dafür gekommen sind, und nicht einfach nur, weil es 14 Uhr ist, und du heute morgen gedacht hast, um 14 Uhr könnte dafür ja vielleicht Zeit sein. Bitte vertrau mir, dass unsere Kontext-Listen in einem der nächsten Beiträge das erledigen werden. Führe deine Inbox gewissenhaft weiter. Achte auf ihre Vollständigkeit und wirf mehrmals täglich einen Blick darauf. Im nächsten Beitrag halbieren wir sie gemeinsam.

Wie sieht dein Kalender bzw. deine Todo-Liste aktuell aus? Terminierst du viel auf Verdacht, ohne strenge Notwendigkeit? Falls ja: Schaffst du es bis Abends alles abgearbeitet zu haben? Wiederum falls ja: Was hat es dich gekostet? Teile deiner Freizeit, mehr Stress, usw.?

3 Antworten auf „Tipp 2: Schreibe keine Aufgaben in den Kalender“

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