Tipp 7: Du brauchst ein „In Progress“-Label

Die wenigsten von uns können ein Projekt in einem Aufwasch ohne Unterbrechungen abarbeiten. Geht es nach einer kurzen Pause – egal ob freiwillig oder unfreiwillig – weiter, ist alles in Ordnung. Viel zu oft bleiben Projekte aber bis auf Weiteres in einem halbgaren Zustand. Lies im Folgenden, wie du diese Projekte mit einem „In Progress“-Label nicht aus den Augen verlierst und wie du sie dennoch zu einem Abschluss bringen wirst.

Du brauchst ein "In Progress"-Label

Das sind die vier häufigsten Ursachen, für ein nicht abgeschlossenes Projekt

  1. Unterbrechungen: Eine Unterbrechung hat dich gedanklich abdriften lassen
  2. Delegation: Du wartest auf eine Zuarbeit, die einfach nicht kommen will
  3. Inspiration: Eine gute Idee ist gefragt, die nur leider nicht von selbst kommen will
  4. Motivation: Nach einem guten Start steht als nächstes eine widerspenstige Aufgabe bevor, vor der du dich drückst

Unterbrechungen

Diese Ursache können wir relativ kurz abhandeln. Die meisten Unterbrechungen sind zeitlich begrenzt und nach ihr, kannst du dich wieder deinem Projekt widmen. Vielleicht hat die Unterbrechung dafür gesorgt, dass sich deine Prioritäten verschoben haben.  Irgendwann wirst du aber zu deinem Projekt zurückkehren und dann kann es weiter gehen. Es kann auch immer passieren, dass sich zwischenzeitlich die äußeren Umstände geändert haben, und dein Projekt hat keine Relevanz mehr. Auch gut: Lasse los und streiche es von deiner Liste. Sollte dir das schwer fallen, so lies zuvor diesen Artikel aus dem Manager-Magazin: „Darf noch ein bisschen mehr Geld aus dem Fenster geworfen werden?“ (Link).

Wenn du allgemeine Tipps zum Umgang mit Unterbrechungen brauchst, empfehle ich dir das Buch „Monkey Management“ (Link zu Amazon).

Delegation

Du wartest auf ein Arbeitspaket einer anderen Person. Und wartest, und wartest. Im besten Fall hat die Person es einfach nur vergessen, dann reicht eine einfache Erinnerung. Nur wenn die Person partout keine Zeit finden kann, sich darum zu kümmern bist du wieder in der Verantwortung, evtl. jemand anderen für die Aufgabe zu finden. 

Um hier den Engpass erst gar nicht aufkommen zu lassen folgender Tipps: 

  1. Schreibe dir alle Zuarbeiten, auf die du wartest, in deine Aufgabenverwaltung mit dem Präfix „Warten auf XYZ„. Am besten in eine eigene Liste „Warten auf“.
  2. Schaue dir speziell diese Liste jede Woche einmal an und prüfe, ob du schon Erinnerungen versenden solltest, falls die Deadline näher rückt.
  3. Notiere dir das Datum, an dem du die Person erstmalig um Erledigung gebeten hast. Beziehe dich dann höflich bei deiner Nachfrage auf dieses Datum „… siehe meine Nachricht vom tt.mm.yyyy„.

Inspiration

Die Inspiration ist ein solcher Besucher, der nicht immer bei der ersten Einladung erscheint.

Pjotr Iljitsch Tschaikowski

Das Zitat sagt eigentlich alles. Die gute Nachricht: Ab und zu erscheint sie eben doch. In diesen Situationen ist es wichtig, dir die Ideen aufzuschreiben, sobald sie kommen. Egal ob in einem physischen Notizbuch oder digital (z.B. Evernote oder Google Keep); Hauptsache verschriftlicht. Siehe hierzu auch den Beitrag „Schreib‘ alles in deine Inbox„. Kehre auch zu dieser Liste regelmäßig zurück und lasse die Ideen nochmal auf dich wirken. Oft fallen dir neue Aspekte ein, die du ergänzen kannst. So reift diese Liste Stück für Stück und steht dir zur Verfügung, wenn die Muse dich gerade nicht küssen will.

Eine spezielle Situation sind Schreibblockaden. Hier habe ich gute Erfahrungen damit gemacht, einfach zu beginnen. Gestatte dir, dass der erste Entwurf beliebig schlecht sein darf. Kehre nach ein/zwei Tagen zu deinem Entwurf zurück. Nun bist du dein eigener Korrekturleser und jeder Mensch ist ein besserer Korrekturleser als Autor. Wohlgemerkt: Es geht hier nicht um Rechtschreibfehler, sondern um die Korrektur auf der Meta-Ebene des Textes.

Motivation

Das ist der komplizierteste Grund warum Projekt ins Stocken geraten. Hier können wir zwei Situationen unterscheiden:

  1. Der nächste Schritt ist noch nicht identifiziert
  2. Der nächste Schritt scheint zwar gefunden, aber du kannst dich nicht durchringen ihn zu gehen

Laut David Allen ist das der häufigste Grund, warum Projekte stillstehen. Kennst du also die eine Sache, die du konkret tun könntest um einen Fortschritt zu erreichen, wie klein er auch immer sei? Falls ja: Schreibe das in deine Next-Action-Liste (siehe eigener Beitrag). Falls nein, so benötigt das Projekt mehr Planung. Dein nächster Schritt ist es dann, nochmal diesen Beitrag zulesen: „Bei aktuem Stress hilft ein alter Briefumschlag„. (Die Briefumschlagsplanung hilft nicht nur bei Stress, sondern auch bei Stau).Wenn nun der nächste Schritt (vermeintlich) identifiziert ist, bedeutet das noch lange nicht, dass du ihn auch bald erledigen wirst. Manchmal spürst du innerlich riesige Widerstände gegen diese Aufgabe und wirst sie immer weiter aufschieben. In den allermeisten Fällen sind diese Aufgaben dann noch zu groß und nicht granular genug. Nimm dir wieder einen alten Briefumschlag und zerdenke die unangenehme Aufgabe in viele kleine Teilaufgaben. Hier ein banales Beispiel: Ich musste einmal eine Versicherung kontaktieren, um etwas an einem Vertrag zu ändern, und habe das tagelang vor mir her geschoben. Die Aufgabe „Meine Versicherung wegen XYZ kontaktieren“ war nicht granular genug. Erst als ich das in vier (!) Teilschritte zerlegt habe, ging es voran:

  1. „Meine aktuellen Vertragsunterlagen griffbereit haben“ (ich habe mir die Dokumente in Google Drive gesucht und markiert)
  2. „Den aktuellen Vertrag besser verstehen“ (also das Dokument lesen und mir Eckpunkte und Fragen notieren)
  3. „Kontaktadresse der Versicherung heraussuchen“ (kam in die gleiche Notiz wie die Fragen)
  4. „(auch wirklich) anrufen“.

Unterbewusst waren mir die Recherche-Schritte 1-3 derart unsympathisch, dass ich in einem Aufwasch keine Lust darauf hatte. 

Du brauchst ein „In Progress“ Label. Vor allem Freitags

Jedem Anfang wohnt ein Zauber inne - Herman Hesse

Neugier und Tatendrang empfinde ich als Tugenden. Viel zu oft bringen diese aber mit sich, dass man nach dem verflogenen Anfangszauber den Antrieb verliert sich mit dem Projekt weiter zu beschäftigen. Wir haben bereits gesehen, dass jedes Projekt einen nächsten Schritt identifiziert haben sollte und dass du diesen Schritt prüfen solltest, ob er granular genug ist.

Markiere dir darüber hinaus auch alle Aufgaben, die gerade in der Bearbeitung sind. Wenn alle Aufgaben die eben aufgezeigten Voraussetzungen erfüllen, sollte es das nicht geben. Praktisch gibt es aber immer Ausnahmen. Wenn du einen Bericht schreibst, arbeitest du wahrscheinlich selten mit Unteraufgaben „Kapitel 1 schreiben“, „Kapitel 2 schreiben“, etc.. Daher wird die Aufgabe „Bericht schreiben“ irgendwann beginnen und sich dann über ein paar Tage ziehen. Gib ihr dann vom ersten Tag an einen Zusatz „in progress“. 

Wenn Top-Level-Aufgaben vorliegen, so vergib an sie das in_progress. Bei meinem Versicherungsbeispiel könnte das so aussehen:

Todoist-Screenshot: Mehrere Sub-Aufgabeben und eine Top-Level-Aufgabe, die ein in_progress-Label hat
in_progress-Label in Todoist

Filtere nun regelmäßig deine Aufgaben nach den InProgress-Aufgaben. Freitage sind ein guter Tag dazu! Vor dem Wochenende solltest du nichts Neues mehr anfangen, damit du mit freien Gedanken ins Wochenende kannst. Konzentrierst du dich im Gegenzug auf diese Aufgaben, besteht die Chance mit vielen abgeschlossenen (Teil-)Projekten entspannt ins Wochenende zu gehen.

Jetzt interessiert mich: Was ist bei dir die häufigste Ursache für nicht abgeschlossene Projekte und was hast du hier schon alles an Gegenmaßnahmen probiert?

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