Todoist Foundations: Im dritten Anlauf perfekt

Hinweis: Dies ist ein kleines Review für Todoist-Profis und solche, die es werden wollen. Dieser Beitrag gehört damit nicht zur Serie nützlicher Tipps zu „Mythos Überforderung„.

Fast jedes Projekt mit mehr als 3-5 Aufgaben zerfällt in Kategorien

… das sollte es zumindest. Nehmen wir an, wir wollen Weihnachten planen. Es ergeben sich schnell einige Kategorien:

• Geschenke für Freunde und Familie (besorgen)
• Deko (besorgen und aufhängen)
• Weihnachtskarten (verschicken)
• Weihnachtsessen (planen)

Die Verben sind bewusst in Klammer gesetzt. Lässt man sie stehen, so hat man Monster-Aufgaben, die sich gar nicht einem Schritt erledigen lassen. Alleine der Punkt „Weihnachtskarten verschicken“ zerfällt in mindestens die folgenden Teilaufgaben:

• Liste aller Empfänger für Weihnachtskarten erstellen
• Schöne Karten besorgen
• Individuelle Karten schreiben
• (Briefmarken besorgen)
• Karten zur Post bringen

Wie hat sich das bisher in Todoist abgebildet? Da gab es drei Möglichkeiten:

Möglichkeit 1: Alles in eine Liste

Der direkte Ansatz, der leider auch am unübersichtlichsten ist. Auf den ersten Blick erschließt sich nicht, welche Kategorie gerade welchen Status hat. Bei der privaten Weihnachtsfeier vielleicht noch zu verschmerzen, bei beruflichen Projekten riskant.

Möglichkeit 2: Als Unteraufgaben

Man fügt die Kategorien als eigene Aufgaben hinzu, also z.B. „Weihnachtskarten“. Anschließend werden die einzelnen Unter-Aufgaben per Drag-and-Drop darunter gezogen. Mit etwas Geduld erhält man das gewünschte Resultat.

Okay, das war leicht untertrieben. Mit VIEL Geduld! Tatsächlich hatte ich nicht genug Geduld. Vor allem auf dem Smartphone eine große Herausforderung. Denn dafür ist die Bedienung zu fummelig. Daher habe ich das hier im Screenshot auch nur für die Weihnachtskarten durchgezogen.

Bonus-Tipp: Setzt einen Doppelpunkt „:“ hinter die Top-Level-Aufgabe, um sie selbst nicht (versehentlich) erledigen zu können. Zusätzlich habe ich mir ein Etikett „Sammel“ erstellt, um die Pseudo-Abschnitte noch besser als solche zu erkennen. Dennoch habe ich das Feature fast nur in Projekt benutzt, für die ich ein Template hatte.

Möglichkeit 3: Mit Unterprojekten

Jetzt ist der Teufel mit dem Belzebub ausgetrieben. Die fummelige Bedienung ist weg, dafür muss man sich durch die Projekte navigieren. Je nach Plattform auch sehr umständlich. In den mobilen Varianten von Todoist kann man zusätzlich immer nur ein Projekt ansehen, so dass man mit Tunnelblick auf die einzelnen Aspekte schauen muss. Ebenfalls sehr nervig!

Einen kleinen Vorteil hat diese Vorgehensweise: Man kann Unterprojekte unanbhängig voneinander teilen. Vielleicht hilft der Partner beim Besorgen der Weihnachtskarte, darf aber die geheime Geschenkliste nicht sehen.

Jetzt endlich richtig: Abschnitte

In Kürze: Endlich! Abschnitte lassen sich auf allen Plattformen gleichermaßen einfach hinzufügen. Die Aufgaben können un-fummelig verschoben.

Wer einmal damit alle seine Projekte strukturiert hat, wird nicht glauben wollen, dass wir darauf bis 2019 warten mussten. Meine Todoist-Aufgabe „Abschnitte“ in allen wichtigen Projekten einfügen steht jedenfalls schon.